Key tasks of SCA Parent Contact
Hoạt động chăm sóc phụ huynh & học sinh
- Giải đáp các thắc mắc của học sinh, xử lý các vấn đề liên quan đến sự cố/tai nạn, kỷ luật, vấn đề tâm lý của học sinh.
- Tư vấn kịp thời các thông tin cần thiết để xây dựng mối quan hệ bền chặt với phụ huynh; thông báo đến phụ huynh về bất kỳ thay đổi nào trong chính sách của trường.
- Kịp thời xử lý và giải đáp các thắc mắc, khiếu nại của phụ huynh và cập nhật CMS
- Đảm bảo dịch vụ chăm sóc phụ huynh và học sinh chu đáo các khối lớp phụ trách; thường xuyên liên lạc để hỗ trợ kịp thời và nâng cao sự gắn kết của phụ huynh và học sinh.
- Theo dõi đăng ký ECA cho lớp phụ trách
- Thông báo đến phụ huynh các thông tin liên quan đến mua đồng phục, sách vở, tài liệu, bảo hiểm y tế, khám sức khỏe, sự kiện hàng tháng, ECA, v.v.
- Phụ trách tổ chức khám sức khỏe hàng năm cho học sinh
- Thực hiện các công tác điểm danh học sinh hàng ngày đối với các lớp phụ trách, thông báo kịp thời cho phụ huynh khi học sinh vắng mặt không lý do, nhận thông tin báo nghỉ đột xuất, đón muộn hàng ngày từ phụ huynh…
Thu tiền
- Phối hợp với bộ phận tuyển sinh để thu học phí từ học sinh mới
- Thực hiện thu hồi công nợ của cơ sở theo quy trình dành cho học sinh hiện tại, bao gồm gửi lời nhắc, theo dõi và thu nợ, lập phiếu đề xuất hoàn/chuyển/hoãn học phí
Hoạt động tái ghi danh
- Gọi điện định kỳ cho phụ huynh để thăm hỏi & lắng nghe ý kiến phản hồi của phụ huynh
- Cập nhật thông tin từ giáo viên chủ nhiệm về tình hình học tập của học sinh đến phụ huynh của cấp lớp phụ trách.
- Phối hợp và hỗ trợ với các bộ phận liên quan tổ chức các sự kiện dành cho phụ huynh/học sinh hiện tại bao gồm tổ chức các cuộc họp phụ huynh định kỳ, Coffee mornings, Ngày hội chuyển cấp, Hội thảo, sự kiện hàng tháng, Lễ tổng kết… nhằm gia tăng tỉ lệ tái ghi danh năm học mới theo sự phân công của Team Leader.
Theo dõi tái ghi danh và đăng ký chương trình hè
- Khuyến khích phụ huynh đăng ký lại trước ngày hết các chương trình Promotion/Học bổng
- Chủ động theo dõi phụ huynh theo cấp lớp phụ trách về danh sách tái ghi danh (Danh sách xác nhận và đã đóng phí giữ chỗ) trong năm học mới và đăng ký khóa học hè
Quản lý học sinh thôi học
- Hỗ trợ làm thủ tục cho học sinh chuyển trường hoặc đi nước ngoài
- Thu thập thông tin & lập danh sách các học sinh có khả năng sẽ ngưng học để tiếp cận và giữ chân phụ huynh/học sinh. Sau đó, thông báo cho trưởng nhóm để có kế hoạch tiếp theo.
Báo cáo
- Hỗ trợ trưởng nhóm thực hiện các báo cáo của khối dịch vụ trường học, bao gồm: Báo cáo tái ghi danh hai tuần một lần, Báo cáo số lượng học sinh đến trường hai lần một tuần (từ 15 tháng 8 đến 30 tháng 9), Báo cáo tổng hợp về xác nhận tái ghi danh& Phân tích học sinh thôi học
- Các công việc khác có thể được giao bởi Trưởng nhóm dịch vụ, Giám đốc cụm trường, Giám đốc trường học (Hoạt động) hoặc CCSSO
Các công tác hành chính khác
- In thẻ học sinh: chụp ảnh, ký tên & đóng dấu, in
- Thực hiện Kế hoạch tổ chức các hoạt động cho học sinh, gửi SMS, Email cho phụ huynh hang tuần
- Phụ trách các công tác hành chính liên quan đến các tuyến xe bus/tổ chức sự kiện
- Thu thập thông tin, hình ảnh cho bản tin điện tử
Specific tasks of SCA Event & SCA Bus
Tổ chức sự kiện
Tổ chức các sự kiện của văn phòng trung tâm (VPTT) và cơ sở:
- Nhận lịch sự kiện từ VPTT, lên kế hoạch chi tiết và phối hợp với các bộ phận khác trong cơ sở để tổ chức sự kiện
- Lập kế hoạch, tổ chức và điều phối tất cả các sự kiện tại cơ sở (Ngày hội thể thao, Ngày nhà giáo, sinh nhật nhân viên và học sinh, v.v.)
Sự kiện tái ghi danh và tuyển sinh
- Tổ chức các sự kiện để tăng tỷ lệ tái ghi danh năm học mới: Coffee mornings, Ngày hội chuyển cấp
- Tổ chức các sự kiện tuyển sinh mới: Campus Open House, Family Fun day, Fun for Kindy, Summer Enjoyment Days, Ngày hội chuyển cấp, sự kiện tham quan trường học dành cho các trường Mầm non & Tiểu học tiềm năng…
Các công tác hành chính khác
- Theo dõi các sự kiện thể thao và các hoạt động ngoại khóa khác tại trường
- Điều phối lịch trình sử dụng hội trường tại trường
- Cập nhật hình ảnh, tin tức về các sự kiện trên bảng thông báo của trường
Theo dõi các tuyến xe bus
- Tuyến xe Phân tuyến xe, tài xế, nhân viên phục vụ ngoài lớp. Phân công bổ sung kịp thời khi khuyết vị trí.
Giám sát dịch vụ xe bus
- Liên lạc với Phòng Nhân sự để yêu cầu tài xế trung tâm hỗ trợ khi tài xế cơ sở nghỉ phép hoặc xin nghỉ việc.
- Nhận lịch phân xe đi ngoại khóa theo lịch tổ chức sự kiện của hệ thống và triển khai cho đội tài xế cơ sở.
- Phụ trách quản lý lịch trực của đội tài xế thuộc cơ sở.
- Giám sát tình hình các tuyến xe (giờ đón, trả học sinh, chăm sóc học sinh trên xe bus, lưu trữ tài liệu liên quan, đảm báo thực hiện đúng quy trình xe bus)
Theo dõi đóng phí xe bus:
- Phối hợp với SCA Parent Contact và Nhân viên thu ngân của cơ sở để gửi lời nhắc và theo dõi đóng phí xe bus
Địa điểm làm việc: cơ sở Riverside (quận 7), có hỗ trợ cơ sở khác khi cần
