NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH LỄ TÂN

* Tiếp đón khách đến giao dịch và công việc hành chính
- Lễ tân là hình ảnh công ty. Do vậy cần chú trọng vào ăn mặc và giao tiếp
- Trục điện thoại và giải đáp thông tin trong quyền hạn của mình hoặc chuyển thông tin đến cá nhân/ bộ phận khi có yêu cầu từ khách
- Mời khách vào Phòng họp, tiếp nước mời khách
- Khi có khách đến giao dịch cần hỏi khách gặp cá nhân/phòng ban nào, đã hẹn trước hay chưa. Sau đó, truyền thông tin đến cá nhân/ Phòng ban khách cần gặp.
* Quản lý và sử dụng con dấu, lưu trữ văn thư
- Phân loại, sắp xếp và lưu trữ các văn bản nội bộ, quyết định, để xuất…. check lists rõ ràng từng loại văn bản, giấy tờ bản cứng và hệ thống server của Công ty
- Nhận và chuyên công văn tài liệu nội bộ giữa Ban lãnh đạo và các Phòng ban/bộ phận, giữa Công ty và các cơ quan, đối tác bên ngoài
- Con dấu sau khi sử dụng phải được cất vào tủ hoặc két sắt có khoá cẩn thận
- Quản lý công văn đi – đến theo quy định
- Kiểm tra văn bản và chữ ký chính xác của Người có thẩm quyền được đóng dấu trước khi đóng
* Thực hiện và theo dõi thanh toán các khoản chi phí hành chính
- Thực hiện,Tổng hợp các yêu cầu VPP của các Phòng ban
- Nhận và bàn giao VPP cho CB, NV
- Chuẩn bị đồ thắp hương các ngày mùng 1 và 15 âm lịch hàng Tháng
- Chi phí nước uống văn phòng, văn phòng phẩm, gửi xe cán bộ, nhân viên, máy in, điện thoại, mực máy in, dịch vụ bảo vệ, lao công, chuyển phát nhanh….
- Rà soát, kiểm tra về tồn kho, định mức VPP và làm việc với các bộ phận
- Chuẩn bị quà khi đi giao dịch các cơ quan nhà nước (nếu có).
- Chuẩn bị lễ cho các hoạt động của tết âm lịch;
* Chuẩn bị phòng họp của Công ty/Ban lãnh đạo
- Chuẩn bị nước uống, bàn ghế ngay ngắn, sạch sẽ
- Sắp xếp lại Phòng họp trong vòng 30 phút sau khi cuộc họp kết thúc
- Chuẩn bị trước 15 phút khi cuộc họp bắt đầu
* Thực hiện theo sự phân công của Quản lý trực tiếp.

- Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên, chuyên ngành Văn thư lưu trữ/ Hành chính, Văn hóa- xã hội…
- Có tối thiểu 3 năm kinh nghiệm trở lên ở vị trí tương đương
- Biết và sử dụng tốt các công cụquản trị văn phòng.
- Nhiệt tình và sẵn sàng với công việc phát sinh bên ngoài.
- Kỹ năng tin học văn phòng: Mức độ thành thạo.
- Trung thực và cẩn thận, chịu khó và có trách nhiệm trong công việc

Cập nhật gần nhất lúc: 2024-03-10 12:10:52