1 Công tác Lễ tân – Khánh tiết:
- Thực hiện công tác hậu cần tại các cuộc họp, hội nghị của Công ty.
- Trực điện thoại tổng đài của Công ty, chuyển điện thoại đến các bộ phận / cá nhân liên quan. Ghi lại các lời nhắn và chuyển đến cho các bộ phận / cá nhân vắng mặt, không trực tiếp nghe điện thoại / liên hệ.
- Tiếp đón khách đến văn phòng và hướng dẫn khách liên hệ đúng người, đúng bộ phận cần gặp;
2 Công tác Văn thư lưu trữ:
- Tiếp nhận các văn bản đi đến, vào số công văn, chuyển giao tới các bộ phận xử lý và tiến hành lưu trữ đúng quy định, đảm bảo thông tin thông suốt;
- Lưu trữ công văn, hồ sơ giấy tờ theo đúng quy định, đảm bảo việc tra cứu và bảo quản;
- Quản lý hộp thư điện tử (email) của văn phòng, bảo mật thông tin và password
3 Công tác Hành chính tổng hợp:
- Theo dõi chi phí văn phòng; thực hiện các thủ tục đăng ký, chuyển đổi dịch vụ hành chính văn phòng (điện thoại, internet,…), thanh quyết toán chi phí văn phòng;
- Chuẩn bị, hướng dẫn CBNV thực hiện thủ tục đi công tác trong và ngoài nước (Đặt vé máy bay, khách sạn,…)
- Tổ chức phục vụ Hội nghị / hội thảo và hỗ trợ các sự kiện lớn của Công ty;
- Giám sát thực thi văn hóa kỷ luật và thực hiện chính sách tiết kiệm; thực hiện nội quy lao động của Công ty; hướng dẫn CBNV thực hiện các thủ tục hành chính văn phòng (chấm công, đăng ký làm việc bên ngoài, đăng ký công tác, thanh toán công tác phí,…)
- Hỗ trợ các bộ phận khác khi có yêu cầu: photo, in ấn, công chứng tài liệu
- Giám sát và hướng dẫn thực hiện công tác PCCC, Phòng chống bão lụt và phòng ngừa thiên tai;
- Theo dõi chấm công, ăn ca khối văn phòng;
4 Công tác đoàn thể, Văn hóa mạnh:
- Tham gia phối hợp hoạt động công tác công đoàn, đoàn thể quần chúng và kiểm tra việc thực hiện công tác công đoàn tại các đơn vị cơ sở;
- Phối hợp tổ chức các sự kiện, chương trình văn hóa trên toàn Công ty;
- Thực hiện công tác thi đua khen thưởng / kỷ luật của Khối;
- Định hướng tham gia các hoạt động từ thiện, các sự kiện của các cơ quan, tổ chức xã hội.
- Tham gia các hoạt động phong trào của các tổ chức khác nhằm xây dựng uy tín, hình ảnh của Công ty;
