Nhân Viên Hành Chính Lễ Tân

* Trực điện thoại tổng đài và điện thoại fax
- Cập nhật số điện thoại nội bộ và gửi thông báo khi có thay đổi.
- Nhận điện thoại máy fax đồng thời nhận và gửi fax khi có phát sinh.
- Nhận các cuộc điện thoại gọi vào từ bên ngoài công ty hay nội bộ và chuyển máy khi có yêu cầu.
* Công việc văn thư:
- Giao nhận thùng thư từ CPD đến VPĐD và ngược lại trong ngày.
- Gửi văn thư ra bên ngoài khi có yêu cầu và làm đề xuất thanh toán gửi văn thư vào cuối tháng.
- Tiếp nhận văn thư từ bên ngoài và nội bộ chuyển đến, cập nhật văn thư vào sổ giao nhận văn thư và chuyển đến các bộ phận liên quan.
* Công việc hành chính và đón tiếp khách:
- Sắp xếp phòng họp, chuẩn bị nước, bánh ngọt, trái cây,…vv khi có lịch họp.
- Phát hành thông báo, quyết định của Công ty khi có thay đổi.
- Đề xuất mua bánh kẹo, trái cây, cà phê…vv cho Khách và nhân viên văn phòng.
- Hỗ trợ đón tiếp Khách, chuẩn bị nước, bảng chào Khách, đặt cơm,…vv khi Khách đến và gọi taxi khi Khách có nhu cầu.
- In/ Photo/ Scan tài liệu, chứng từ, profile từ các phòng, ban, phân xưởng khi có yêu cầu.
* Cấp phát văn phòng phẩm:
- Hàng tháng làm đề xuất mua văn phòng phẩm và đồ dùng vệ sinh, đồng thời gửi báo cáo xuất – nhập – tồn cho bộ phận kiểm toán.
- Cấp phát văn phòng phẩm cho nhân viên công ty khi có nhu cầu.
* Tiếp nhận hồ sơ:
- Liên hệ trả hồ sơ nếu không đạt.
- Tiếp nhận hồ sơ xin việc lao động phổ thông từ bộ phận bảo vệ và cập nhật vào phần mềm.
* Theo dõi chấm công:
- Theo dõi phép và kiểm tra bảng chấm công của các đơn vị, đồng thời gửi mẫu chấm công cho các đơn vị, cập nhật thông tin vào phần mềm.
- Theo dõi phép và chấm công cho bộ phận hành chính, trợ lý CPD
* Công việc khác:
- Các công việc phát sinh theo sự phân công chỉ đạo từ Giám đốc TCHC.
* Quản lý cơ sở, vật chất phục vụ văn phòng trong toàn bộ công ty.

- Kinh nghiệm làm việc: Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm làm công tác hành chính, thư ký, lễ tân.
- Trình độ: Trung cấp trở lên.
- Ngoại ngữ : Anh văn giao tiếp tốt
- Tin học : Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng.

Cập nhật gần nhất lúc: 2024-04-03 11:50:11