Công tác hành chính (50%):
- Quản lý văn phòng phẩm: lập dự trù hàng tháng, cấp phát, theo dõi xuất nhập tồn, thanh toán theo quy trình
- Liên hệ và thực hiện các thủ tục: đăng ký và gia hạn thẻ gửi xe cho công nhân viên, đăng ký chuyển hàng vào / ra tòa nhà và các thủ tục khác với Ban quản lý tòa nhà để bảo đảm sự hoạt động bình thường của Văn phòng đại diện
- Liên hệ phòng kế toán để thực hiện thanh toán theo quy trình cho nhà cung cấp
- Sắp xếp việc đi lại, chỗ ở cho nhân viên, đối tác hoặc bên khác có liên quan đến công việc kinh doanh của công ty như: đặt vé máy bay, khách sạn, xe taxi, đặt chỗ nhà hàng v.v…
- Thực hiện các công tác mua sắm, cung cấp bảo hộ lao động, đồng phục, khám sức khoẻ hàng năm cho công ty
- Quản lý trang thiết bị văn phòng: lấy báo giá, sửa chữa, mua mới, cấp phát, theo dõi, kiểm tra và thanh toán theo quy trình.
- Quản lý xe oto công ty: Tạm ứng chi phí, xét duyệt chi phí, sắp xếp và điều phối xe khi có yêu cầu.
Công tác lễ tân và thư ký văn phòng (30%):
- Đón tiếp và hướng dẫn khách đến liên hệ công tác
- Tham gia tổ chức hội họp, hội thảo, sự kiện trong công ty: chuẩn bị phòng họp, chuẩn bị trà nước, …
- Trực tổng đài điện thoại, tiếp nhận và xử lý thông tin các cuộc điện thoại gọi đến.
- Lấy số, vào sổ văn bản đi đến (file cứng và file mềm) và lưu trữ văn bản đi đến theo quy trình, quy định của công ty.
- Nhận công văn, tài liệu chuyển đến các bộ phận có liên quan
- Theo dõi việc ra/ vào của nhân viên công ty và khách đến liên hệ công tác
- Theo dõi, tiếp nhận và gửi chuyển phát nhanh theo yêu cầu của các bộ phận.
Hỗ trợ công tác nhân sự (10%):
- Hỗ trợ các công việc: chấm công, tuyển dụng, theo dõi gia hạn hợp đồng, thanh toán phúc lợi theo chính sách nhân sự…
Phụ trách quản lý chi tiêu và tiền mặt của VP HCM (10%):
- Làm hồ sơ tạm ứng tiền mặt mỗi quý, báo cáo chi phí, hồ sơ hoàn ứng tiền mặt khi kết thúc quý.
- Tiếp nhận hồ sơ thanh toán phát sinh tại văn phòng đại diện cần thanh toán bằng tiền mặt và tiến hành thanh toán
