* Quản lý trang thiết bị Công cụ dụng cụ (CCDC) và tài sản
- Quản lý trang thiết bị, tài sản, công cụ dụng cụ của Công ty {bao gồm trang thiết bị (TTB) sử dụng tại văn phòng và giao cho cá nhân sử dụng}
- Theo dõi sử dụng và đôn đốc/ triển khai thực hiện bảo dưỡng định kỳ đối với máy móc, thiết bị, tài sản.
- Tiếp nhận đề xuất, tự đề xuất sau đó tổng hợp các đề xuất trình cấp quản lý theo quy định/quy trình để mua sắm các trang thiết bị, dịch vụ sửa chữa văn phòng.
* Soạn thảo và xử lý công văn đi, đến, công tác lưu trữ
- Soạn thảo, tiếp nhận văn bản theo yêu cầu của cấp quản lý.
- Lưu trữ toàn bộ hồ sơ văn bản có liên quan theo quy định của Công ty và đúng chuyên môn nghiệp vụ.
* Quản lý, sử dụng con dấu.
- Tiếp nhận và đóng dấu theo quy trình quản lý công văn và con dấu của Công ty.
- Bảo quản con dấu của Công ty.
* Giám sát nhân viên vệ sinh thực hiện công việc
- Giám sát, nhắc nhở nhân viên tạp vụ thực hiện các công việc được phân công (vệ sinh khu tâm linh, sàn nhà và khu bếp ăn tầng 4, 02 nhà vệ sinh tầng 3 và sảnh tầng 3) toà nhà 81- 83 Him Lam
* Quản lý các phòng làm việc, phòng họp tại văn phòng Công ty
- Thực hiện công tác dọn vệ sinh (không bao gồm nhà vệ sinh), phục vụ trà nước… tại phòng làm việc của Ban lãnh đạo ( gồm 03 phòng: Phòng chủ tịch, phòng TGĐ và phòng GĐ).
- Hàng ngày thực hiện công tác hành chính (vệ sinh bàn ghế, phòng làm việc, phòng họp, trang thiết bị máy móc...)
* Theo dõi công tác cho thuê văn phòng
- Tiếp nhận thông tin/phản ánh của khách hàng để báo cáo Ban Lãnh đạo và phản hồi lại khách hàng.
- Đôn đốc khách hàng thanh toán tiền thuê VP đúng quy định theo hợp đồng.
- Theo dõi hợp đồng với khách hàng.
* Thực hiện công tác đón, tiếp khách và các dịch vụ khác của BLĐ
- Thực hiện công tác hậu cần cho Ban lãnh đạo.
- Đón tiếp, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác.
- Ghi nhận thông tin của khách, thông báo cho phụ trách bộ phận biết để bố trí đón tiếp khách kịp thời.
- Thực hiện các công việc khác trên cơ sở chức năng nhiệm vụ và đúng quy định của pháp luật theo chỉ đạo của cấp quản lý.
* Công tác hành chính khác
- Công chứng, photo các các loại giấy tờ tài liệu theo yêu cầu.
- Thanh toán chi phí hành chính của Công ty: tiền tiếp khách, tiền điện, nước…
- Những công việc khác theo chỉ đạo của BLĐ
- Theo dõi, tổng hợp giờ giấc làm việc của các nhân sự tại văn phòng. Chấm công cho toàn thể nhân sự thuộc hệ thống làm việc tại văn phòng (toà nhà 81- 83 Him Lam).
- Thực hiện các công việc khác trên cơ sở chức năng nhiệm vụ và đúng quy định của pháp luật theo chỉ đạo của cấp quản lý.
* Trách nhiệm và nghĩa vụ
- Chịu toàn bộ trách nhiệm đối với các công việc/phần việc thực hiện trước công ty và pháp luật.
- Có nghĩa vụ đền bù các thiệt hại về vật chất, tinh thần, uy tín, danh dự, thương hiệu khi để sảy ra với công ty, đồng nghiệp và các cá nhân, tổ chức khác.
- Có nghĩa vụ xây dựng khối đại đoàn kết, sống văn hoá, lành mạnh, làm việc tuân thủ pháp luật.
- Có nghĩa vụ tuân thủ kỷ luật của công ty. Làm việc trách nhiệm, trung thực, bảo mật thông tin.
* Thời gian làm việc:
hành chính từ 8h đến 5h chiều, thừ 7 làm đến 12h trưa
