*** Công tác hành chính:
- Làm thủ tục xin cấp visa, đặt vé máy bay, phòng khách sạn và các thủ tục giấy tờ cần thiết khác cho CBNV làm việc tại văn phòng Hà Nội đi công tác trong và ngoài nước.
- Đóng dấu và quản lý con dấu của Công ty theo quy định.
- Theo dõi, nghiệm thu (nếu có) và thực hiện tất cả các khoản thanh toán theo hợp đồng đã ký kết với các bên cung cấp dịch vụ tại Văn phòng Hà Nội
- Báo cáo nhân sự hằng ngày tại văn phòng Hà Nội. Xây dựng và thông báo lịch làm việc thứ Bảy của toàn Công ty.
- Tiếp nhận thư từ gửi đến công ty và bàn giao cho các phòng ban có liên quan. Nhận thư từ của công ty gửi đi bên ngoài.
- Tổ chức lưu trữ, quản lý hồ sơ của Công ty thuộc thẩm quyền quản lý của Phòng HCNS. Phụ trách công chứng, sao y các loại chứng từ của công ty
- Là đầu mối làm việc với BQL Tòa nhà Detech về các dịch vụ liên quan theo hợp đồng thuê nhà 2 bên đã ký kết.
- Trả lời điện thoại của khách hàng liên hệ với Công ty hoặc nối máy đến các bộ phận có liên quan. Cập nhật danh bạ điện thoại của công ty khi có thay đổi.
- Thực hiện các hợp đồng cung cấp các dịch vụ tại Văn phòng Hà Nội (Dịch vụ viễn thông, chuyển phát nhanh, nước uống, văn phòng phẩm…..); quản lý theo dõi, mua sắm, sửa chữa và thanh lý tài sản, công cụ dụng cụ tại Văn phòng Hà Nội.
- Bố trí, sắp xếp xe ô tô và quản lý chi phí liên quan đến ô tô tại Hà Nội (đăng kiểm, bảo hiểm, giấy phép vào đường cấm, thẻ taxi, VETC…);
- Thực hiện công tác lễ tân khánh tiết. Đón tiếp khách đến liên hệ công tác tại công ty.
*** Công tác nhân sự:
- Chấm công, theo dõi giờ làm thêm, ngày phép và chi phí điện thoại cho CBNV Văn phòng Hà Nội để làm cơ sở tính lương và các chế độ chính sách cho NLĐ.
- Tiếp nhận thông tin yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban và lọc CV ứng viên để gửi cho trưởng bộ phận chuyên trách chọn ứng viên và sắp xếp lịch phỏng vấn.
- Thực hiện các thủ tục tiếp nhận nhân sự mới (Gửi email thông báo nhân sự mới; cấp phát máy tính, các thiết bị văn phòng phẩm….cho nhân sự mới). Đào tạo hướng dẫn về nội quy quy định của Văn phòng HN cho nhân sự mới.
- Theo dõi, tổng hợp danh sách nhân sự Văn phòng Hà Nội.
- Thực hiện các thủ tục chấm dứt HĐLĐ với nhân sự nghỉ việc (Gửi email thông báo chấm dứt HĐLĐ, nhận bàn giao lại máy tính và các thiết bị văn phòng ….
*** Công tác Truyền thông- Từ thiện:
- Tiếp nhận thông tin và phối kết hợp với bộ phận Marketing đăng bài lên website, trang facebook công ty các sự kiện nội bộ của công ty, tin tức từ thiện và tin tuyển dụng.
- Triển khai các hoạt động truyền thông và từ thiện trong kế hoạch đã được duyệt của Văn phòng Hà Nội.
*** Công tác khác
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp trên giao
*** Báo cáo:
- Báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Trưởng phòng.
- Báo cáo ngay những vướng mắc, khó khăn, trong quá trình giải quyết công việc.
*** Quyền hạn:
Được quyền yêu cầu cấp trên cung cấp đầy đủ các trang thiết bị, điều kiện để thực hiện công việc một cách hợp lý.
Được quyền từ chối các công việc khi nhận thấy rủi ro ảnh hướng đến sức khỏe, an toàn của bản thân. Đồng thời báo cáo cho quản lý trực tiếp để đề xuất phướng án giải quyết.
