MỤC ĐÍCH
Nhân viên Hành chính Nhân sự Tổng hợp sẽ chịu trách nhiệm hỗ trợ các hoạt động hành chính văn phòng và quản lý nhân sự tại đơn vị, đảm bảo tuân thủ quy định của công ty và pháp luật.
NHIỆM VỤ CHÍNH
- Kế hoạch và Chiến lược Hành chính Nhân sự- 5%
• Tham gia xây dựng BSC- KPI thẻ P & L cấp công ty, phòng ban và cá nhân; báo cáo định kỳ theo quy định của Tập đoàn.
• Xây dựng và thực hiện kế hoạch hành chính- nhân sự hàng năm cho lĩnh vực phụ trách, phối hợp với Ban Lãnh đạo và các phòng ban liên quan.
- Tuyển dụng và Tiếp nhận Nhân viên- 5%
• Tổ chức, sắp xếp lịch phỏng vấn; thông báo kết quả cho ứng viên.
• Tiếp nhận nhân viên mới: Gửi thông tin nội quy, quy chế; chuẩn bị Hợp đồng Lao động (HĐLĐ); tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ nhân viên.
• Thực hiện theo quy trình DOA và hệ thống Lemon, phối hợp với HR Tập đoàn.
• Tìm kiếm, sàng lọc hồ sơ ứng viên; phối hợp đăng tuyển trên các website việc làm uy tín (như VietnamWorks, TopCV, CareerBuilder), mạng xã hội, website công ty và nội bộ.
• Theo dõi thời gian thử việc, gửi phiếu đánh giá cho trưởng bộ phận và lập HĐLĐ chính thức nếu nhân viên được nhận.
- Đào tạo và Phát triển- 5%
• Hỗ trợ tổ chức đào tạo nội bộ khi có phát sinh tại đơn vị, bao gồm chia sẻ tài liệu 5S cho nhân viên mới và đăng ký khóa học trên Sharepoint.
• Hỗ trợ Trưởng phòng theo dõi và thống kê nhu cầu bồi dưỡng nghiệp vụ, đào tạo nội bộ và thuê ngoài cho công ty
- Lương thưởng, Phúc lợi và Bảo hiểm- 15%
• Thực hiện chấm công hàng tháng trên phần mềm quản trị nhân sự (Lemon) và file Excel; nhắc nhở nhân viên bổ sung phép năm.
• Thực hiện công tác BHXH, báo tăng/giảm lao động trên iBHXH
• Tính lương dựa trên dữ liệu chấm công, lương năng suất và các khoản truy thu; upload lên Lemon, kiểm tra với HR Tập đoàn và gửi ngân hàng chi lương.
• Thực hiện bảo hiểm Bảo Minh theo định kỳ của Tập đoàn; báo tăng/giảm khi có phát sinh.
• Quản lý thông tin người phụ thuộc của nhân viên.
• Quản lý người phụ thuộc, chế độ du lịch, quà tặng 8/3, 20/10, trung thu, tết theo thông báo từ HR Tập đoàn.
- Quan hệ Lao động và Quản lý Hồ sơ- 15%
• Quản lý hồ sơ nhân sự, giấy phép công ty, biên bản họp HĐCĐ hàng năm; lưu trữ và chỉnh sửa nội quy, quy chế, MTCV/MTCN khi cần.
• Thực hiện các thủ tục nhân sự: Tăng/giảm nhân sự, quản lý phép năm, theo dõi tình trạng nhân sự trên Lemon.
• Ghi chép biên bản họp BSC- KPI và các cuộc họp khác, gửi review cho lãnh đạo và lưu trữ.
• Giải quyết khiếu nại, kỷ luật lao động theo quy định.
- Hành chính Văn phòng- 55%
• Quản lý hoạt động lái xe, tạp vụ: Trực tiếp giám sát, thanh toán chi phí tạp vụ, theo dõi ngày công.
• Lễ tân: Đón tiếp khách, setup phòng họp, tiếp nhận điện thoại và mail; quản lý vệ sinh văn phòng theo chuẩn 5S và 9 nguyên tắc văn hóa.
• Các hoạt động khác: Thuê văn phòng, đăng ký thẻ xe, xử lý vấn đề kỹ thuật/PCCC; mua trái cây, hoa, vé máy bay theo yêu cầu.
• Thực hiện thủ tục liên quan cơ quan nhà nước: Hồ sơ hành chính, môi trường, giấy phép; phối hợp với BHXH Hải Châu, VNPT, tòa nhà Indochina.
• Quản lý chi phí hành chính: Tạm ứng đầu tháng; thanh toán phí VNPT, cây xanh, nước uống, chuyển phát nhanh, văn phòng phẩm, mực in, quà tặng khách hàng, cúng kiếng hàng tháng; tổng hợp hóa đơn và báo cáo lãnh đạo.
• Quản lý biểu mẫu, tài liệu công ty: Quản lý con dấu, văn bản (công văn, ủy quyền, quyết định); cung cấp logo, letter head, bì thư theo chuẩn Tập đoàn.
• Quản lý máy móc, dụng cụ văn phòng: Theo dõi tài sản (laptop, wifi, smart key, máy in); liên hệ sửa chữa (IT, máy scan); kiểm tra pin smart key định kỳ.
• Tổ chức khám sức khỏe định kỳ, đồng phục, lịch sổ và year- end party theo chỉ đạo.
