Nhân Viên Hành Chính Tổng Hợp (Admin)

Mục tiêu công việc
Nhân viên Hành chính Tổng hợp chịu trách nhiệm thực hiện các công việc hành chính của Phòng Nhân sự, đồng thời phụ trách các vấn đề liên quan đến mua hàng và hồ sơ pháp lý phục vụ hoạt động Sales / Marketing của công ty.
________________________________________
Hành chính – Nhân sự (30%)
Mô tả công việc
Quản lý chi phí hành chính
• Theo dõi và quản lý thanh toán các chi phí hành chính, bao gồm:
Tổng hợp và lên PO văn phòng phẩm, mực in
Tổng hợp và lên PO chi phí điện thoại
Tổng hợp và lên PO các chi phí liên quan đến tòa nhà: điện, nước, internet
Tổng hợp và lên PO taxi/Grab
• Báo cáo cấp trên các trường hợp chi phí vượt quy định và thực hiện đề nghị thanh toán theo quy định công ty.
• Là đầu mối tiếp nhận hóa đơn, kiểm tra chi phí đảm bảo đúng quy định và hợp đồng đã ký.
Công tác hỗ trợ BOD & CBNV
• Sắp xếp công tác cho BOD và CBNV:
Hỗ trợ các công việc phát sinh khác phục vụ chuyến công tác (đổi tiền, thông tin liên quan đến công việc,…)
Tổng hợp hóa đơn công tác, chi phí tiếp khách và làm đề nghị thanh toán cho BOD
Hỗ trợ tìm đơn vị dịch vụ làm visa hoặc trực tiếp làm visa cho BOD khi có yêu cầu
Đặt vé máy bay, khách sạn cho BOD/CBNV khi đi công tác
Hoạt động nội bộ & quản lý hành chính
• Tham gia tổ chức các hoạt động gắn kết:
Hỗ trợ Nhân sự tìm nhà cung cấp
Hỗ trợ tổ chức các hoạt động gắn kết của công ty
• Đặt hoa, quà sinh nhật, nhà hàng theo yêu cầu của BOD hoặc quản lý trực tiếp.
• Công tác PCCC:
Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ tiếp đoàn PCCC
Đảm bảo tuân thủ quy định PCCC tại kho hàng và văn phòng
• Quản lý hồ sơ, chứng từ pháp lý của IBP Holding.
• Quản lý vệ sinh tòa nhà và các chi nhánh/văn phòng: liên hệ, đặt dịch vụ vệ sinh.
________________________________________
Hành chính mua hàng (40%)
• Tiếp nhận hợp đồng, biên nhận hàng hóa và hóa đơn từ Phòng Mua hàng theo yêu cầu của chuyên viên mua hàng.
• Lập PO thanh toán theo yêu cầu của chuyên viên mua hàng.
• Hỗ trợ tìm nhà cung cấp hoặc liên hệ lấy báo giá theo thông tin được cung cấp.
• Tổng hợp các bộ chứng từ mua hàng cần ký và trình Ban Giám Đốc.
• Hỗ trợ chuẩn bị chứng từ nhập hàng theo hướng dẫn của HR–Admin Lead và chuyên viên mua hàng.
• Hỗ trợ HR–Admin Lead chuẩn bị bộ chứng từ làm việc với đơn vị Forwarder để hoàn tất thủ tục nhập hàng.
________________________________________
Hành chính liên quan đến giấy tờ Sales & Marketing (30%)
• Thực hiện và hoàn thiện các hồ sơ pháp lý phục vụ hoạt động Sales/Marketing theo quy định pháp luật:
Các giấy tờ pháp lý liên quan khác
Giấy phép quảng cáo
Hồ sơ công bố sản phẩm
• Là đầu mối làm việc với đơn vị tư vấn luật về các hồ sơ pháp lý cần chuẩn bị.
• Lưu trữ hồ sơ pháp lý của công ty:
Tổng hợp và lưu trữ trên ổ drive chung
Lưu bản cứng
• Cung cấp hồ sơ cho các phòng ban liên quan khi có đề xuất qua email và được sự đồng ý của quản lý trực tiếp.

• Thu nhập hàng tháng 13- 17 triệu thỏa thuận theo năng lực
• Hưởng đầy đủ chế độ phụ cấp ăn trưa, BHXH, nghỉ lễ Tết, phép năm, voucher sinh nhật, hiếu hỉ...
Môi trường làm việc ổn định, có lộ trình phát triển rõ ràng.

Cập nhật gần nhất lúc: 2025-12-27 01:55:03