Mục tiêu công việc:- Quản lý hồ sơ nhân viên và thông tin lương thưởng & phúc lợi.
- Quản lý hệ thống chấm công & tính lương chính xác, kịp thời và hiệu quả.
- Hướng dẫn người lao động thực hiện đúng nội qui công ty, luật lao động và quy trình chính sách của công ty.
- Hướng dẫn và/hoặc tổ chức các buổi huấn luyện liên quan đến chính sách lương thưởng, phúc lợi và nghỉ việc cho nhân viên một cách rõ ràng & chính xác.
Nhiệm vụ:
Thông tin nhân sự
- Cập nhật và cung cấp dữ liệu sử dụng phép năm đến các bộ phận, đồng thời điều phối phép năm nhằm hạn chế không tồn đọng phép năm của nhân viên.
- Lưu trữ, bảo mật dữ liệu cá nhân trên máy chủ công ty (server), hồ sơ giấy tờ có liên quan đến lương thưởng & phúc lợi theo phương pháp khoa học, dễ truy xuất thuộc phạm vi công việc.
- Cung cấp thông tin lương thưởng & phúc lợi phục vụ cho người lao động, bộ phận liên quan và công ty kiểm toán theo sự chấp thuận của công ty.
- Tư vấn cho người lao động hiểu rõ chế độ tiền lương, bảo hiểm, thuế thu nhập theo quy định hiện hành
- Quản lý thông tin nhân sự bao gồm chế độ lương thưởng & phúc lợi, Hợp đồng lao động, Phép năm, BHXH, BHYT, BHTN.
- Cập nhật thông tin lương thưởng & phúc lợi và cơ sở dữ liệu trên máy và hồ sơ hàng tuần và hàng tháng.
Tuyển dụng & nghỉ việc
- Thiết lập mối quan hệ với các cơ quan cung cấp lao động, các công ty cùng ngành nghề kinh doanh với công ty nhằm tuyển dụng các ứng viên có đủ năng lực
- Chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục thôi việc theo qui trình nghỉ việc
- Chịu trách nhiệm thực hiện tổ chức và đánh giá thời gian thử việc và ký kết hợp đồng lao động
- Thực hiện các kế hoạch tuyển dụng, đề nghị tuyển dụng theo qui trình chính sách tuyển dụng
Tiền lương, thưởng
- Gởi và cập nhật báo cáo hàng tuần, tháng, năm.
- Tính toán các chi phí có liên quan đến lương thưởng & phúc lợi phục vụ cho việc xây dựng ngân sách nhân sự hàng năm.
- Giải quyết các thắc mắc có liên quan đến các chế độ, chính sách lương, thưởng và phúc lợi một cách chính xác & công bằng.
- Tham mưu Ban giám đốc xây dựng và bổ sung cơ cấu lương bao gồm cả lương cơ bản, và các khoản khác.
- Giải quyết các chế độ lương thưởng & phúc lợi cho người lao động nghỉ việc.
- Chịu trách nhiệm chấm công, tính lương, thưởng và phúc lợi cho người lao động.
- Chịu trách nhiệm phối hợp với bộ phận Kế toán đăng ký mã số thuế, tính và quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho người lao động.
Dịch vụ phúc lợi
- Thực hiện các thủ tục BHXH, BHYT, BHTN, và bảo hiểm tai nạn cho nhân viên.
- Giải quyết các thắc mắc, khiếu nại có liên quan đến BHXH, BHYT, BHTN, và bảo hiểm tai nạn của người lao động thông qua công ty môi giới bảo hiểm.
- Lập kế hoạch và thực hiện các thủ tục hành chánh liên quan đến phúc lợi của người lao động theo chính sách phúc lợi của công ty.
- Tham gia khảo sát tiền lương, phúc lợi bên trong và bên ngoài công ty theo định kỳ hàng năm. Thường xuyên cập nhật thông tin mới nhất gởi cấp trên
Hợp đồng lao động & chính sách
- Giải thích và hướng dẫn các bộ phận/ phòng ban thực thi đúng các chính sách nhân sự liên quan đến lương thưởng & phúc lợi.
- Phối hợp với Ban chấp hành Công đoàn cơ sở soạn thảo thỏa ước lao động tập thể theo quy định.
- Theo dõi thời hạn hợp đồng để thực hiện đánh giá nhân viên phục vụ việc tái ký hoặc chấm dứt hợp đồng lao động theo qui định của công ty và luật lao động.
Hợp đồng, biểu mẫu, qui trình & thông báo
- Quản lý và lưu trữ các hồ sơ cá nhân của người lao động trong toàn công ty.
- Soạn thảo các biểu mẫu và thủ tục thực hiện trực thuộc phạm vi quản lý hành chánh nhân sự.
- Quản lý và lưu trữ hợp đồng, giấy tờ pháp lý của công ty một cách ngăn nắp.
- Soạn thảo các thông báo từ Ban Giám Đốc và lưu trữ các thông báo.
- Quản lý hợp đồng dịch vụ giữa công ty và các nhà cung ứng thuộc phạm vi quản lý của hành chánh nhân sự và nhà máy.
- Theo dõi thời hạn kết thúc hợp đồng của tất cả các hợp đồng trong phạm vi quản lý trước ít nhất 1 tháng để chuẩn bị hợp đồng mới.
Quản lý thông tin
- Chỉ cung cấp thông tin cần thiết trong phạm vi cho phép đến những người liên quan nhằm phục vụ cho mục đích công việc và truyền đạt thông tin đến người lao động nhanh, chính xác, trung thực.
- Quản lý các các hồ sơ chứng từ thuộc phạm vi công việc đảm bảo mức độ bảo mật thông tin cao.
- Xây dựng kênh thông tin chung nhằm nắm bắt kịp thời những thông tin cần thiết để giải đáp hoặc có biện pháp xử lý.
Quản trị hành chánh
- Thực hiện các báo cáo định kỳ theo qui định của công ty và cơ quan nhà nước.
- Tham dự các buổi hội thảo liên quan đến lương bổng thưởng & phúc lợi.
- Theo dõi và giám sát người lao động thực hiện theo nội qui, chính sách, qui trình công ty.
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ liên quan đến thủ tục hành chánh, hồ sơ pháp lý của công ty.
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.
