Công việc hằng ngày
Thu thập và kiểm tra báo cáo doanh thu từ các bộ phận liên quan
- Kiểm tra báo cáo tiền mặt, tiền thẻ đối chiếu với bảng kê nộp tiền các bộ phận đã nộp về thủ quỹ.
- Kiểm tra báo cáo doanh thu tiền mặt, công nợ, thẻ theo ngày của toàn dịch vụ phải khớp với các báo cáo doanh thu tiền mặt, công nợ, thẻ tại các Bộ phận.
- Theo dõi doanh thu thẻ, tiến hành hạch toán thu tiền thẻ khi tiền đã được hạch toán vào TK ngân hàng theo đúng quy định.Theo dõi chi tiết doanh thu thẻ, báo với ngân hàng điều chỉnh kịp thời nếu có sai sót đối với doanh thu thẻ.
- Hằng ngày cập nhật tỷ giá USD trên trang web của Ngân hàng Vietcombank – CN Quảng Nam, báo cho Kế toán trưởng nhập tỷ giá vào phần mềm quản lý doanh thu theo quy định.
- Đối với dịch vụ từ nhà hàng, tour, cần kiểm tra đầy đủ và đối chiếu các bill con với phiếu đặt dịch vụ.
- Hằng ngày, kế toán doanh thu nhận các báo cáo bán hàng, hóa đơn (hóa đơn đặt in ) từ kiểm toán đêm đã kiểm tra ngày trước.
- Lập phiếu thu đối với doanh thu bằng tiền mặt.Theo dõi, quản lý với các liên biên nhận đã giao cho thu ngân .Biên nhận bao gồm 03 liên, được đánh số liên tuc, in theo mẫu.
- Kiểm tra hóa đơn đã được xuất trong ngày hay chưa.( Hóa đơn chỉ xuất đối với phòng khách đã trả phòng). Hóa đơn công nợ phải có fax hoặc mail đặt dịch vụ kèm theo.Hóa đơn tiền mặt của các dịch vụ phải kèm theo bill con , tất cả các bill đều phải đảm bảo đầy đủ chữ ký của khách hàng và thu ngân.
- Các bill FOC phải có đầy đủ chữ ký của người có trách nhiệm theo quy định của Công ty.
- Kiểm tra doanh thu phát sinh theo từng bộ phận, trên cơ sở hợp đồng được ký kết, mail đặt dịch vụ, các quy định của công ty của Nhà Nước .
- Kiểm tra doanh thu đối với các dịch vụ. Đối chiếu doanh thu đã xuất hóa đơn trong ngày và doanh thu ghi nhận hằng ngày.
- Xác định mức lãi hoặc lỗ đối với các khoản tiền thu đổi ngoại tệ và các khoản chênh lệch tỷ giá của các khoản khách trả bằng thẻ trình kế toán trưởng xem xét và tiến hành định khoản chênh lệch.
Điều chỉnh doanh thu khi có sai sót, quản lý hóa đơn
- Khi có phát sinh sai sót phải hủy hóa đơn, kế toán doanh thu tiến hành liên hệ với bộ phận liên quan tìm hiểu nguyên nhân, báo cáo tình hình với kế toán trưởng.
- Lập biên bản hủy hóa đơn, ghi rõ thông tin về ngày, tháng, số hóa đơn hủy,số hóa đơn thay thế, lý do hủy,chữ ký xác nhận của người hủy và trưởng bộ phận liên quan.
- Hóa đơn phải được lưu đầy đủ theo số thứ tự, đóng tập từng quyển và đảm bảo không bị mất liên nào, số nào.
- Cung cấp các mẫu biểu có liên quan đến việc hiệu chỉnh, bổ sung, thay thế chứng từ theo đúng pháp luật.
- Báo cáo đến kế toán trưởng khi có trường hợp sai sót hóa đơn
- Chuyển các hóa đơn công nợ trả trước, công nợ trả sau về kế toán công nợ để theo dõi.
- Trưởng bộ phận liên quan phải có trách nhiệm điều chỉnh lại doanh thu cho đúng.
- In lại hóa đơn mới thay thế hóa đơn hủy
- Đối với hóa đơn hủy phải lưu đủ hai liên và biên bản hủy hóa đơn. Những hóa đơn có điều chỉnh phải lưu biên bản điều chỉnh hóa đơn.
- Khi phát hiện sai sót chứng từ chuyển trả đến các bộ phận có liên quan.Hướng dẫn các bộ phận xử lý chứng từ sai sót theo đúng quy định. Đề nghị bổ sung, hiệu chỉnh hoặc thay thế chứng từ.
- Kiểm tra tất cả thông tin trên hóa đơn theo đúng quy định.Tiến hành hiệu chỉnh, bổ sung, hủy bỏ nếu có sai sót theo đúng luật hiện hành.
Liên hệ khách hàng thu hồi công nợ.
- Đề xuất ý kiến với kế toán trưởng về những khách hàng có công nợ chưa trả kéo dài, nhằm có biện pháp cụ thể đảm bảo thu hồi công nợ.
- Lập kế hoạch thu hồi công nợ đối với từng khách hàng.
- Kiểm tra,đề xuất xử lý chênh lệch công nợ qua thanh toán, công nợ khó đòi theo đúng qui định .
- Kiểm tra, thường xuyên liên lạc với khách hàng để thu hồi các khoản công nợ đã đến hạn thu hồi, đảm bảo số dự công nợ theo quy định của công ty.
Công việc cuối tháng
- In bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra.
- In các sổ sách có liên quan, và tiến hành lưu giữ chứng từ theo luật
- Kiểm tra, đối chiếu doanh thu đã xuất hóa đơn, doanh thu đã thực hiện, in báo cáo.
- Kiểm tra, đối chiếu công nợ, in báo cáo.
- Lập báo cáo về tuổi nợ của các khách hàng, đảm bảo cung cấp số liệu cho trưởng bộ phận
- Tập hợp hóa đơn, lập biên bản đối chiếu công nợ gửi cho khách hàng.
- Tiến hành lưu giữ chứng từ đúng theo quy định.
- Đề nghị mở thêm đối tượng công nợ (nếu có).
Quan hệ với các bộ phận:
Phối hợp với các bộ phận liên quan trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
Báo cáo đến:
Kế toán trưởng.
