- Chủ động thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận, đảm bảo luồng thông tin luôn xuyên suốt trong việc thực hiện đơn hàng. Thường xuyên có mặt tại bộ phận sản xuất để xử lý kịp thời các sự cố sản xuất, theo dõi tiến độ sản xuất, giao hàng.
- Theo dõi nguyên phụ liệu về đồng bộ, báo khách hàng sự cố nguyên phụ liệu về chất lượng, số lượng, lập bảng cân đối nguyên phụ liệu.
- Chủ động liên hệ khách hàng để nắm vững kịp thời các thông tin liên quan đến qúa trình thực hiện đơn hàng, xử lý khiếu nại của khách hàng theo qui định về xử lý khiếu nại khách hàng của Công ty. Đánh giá mức độ thoả mãn của khách hàng theo Thủ tục áp dụng kỹ thuật thống kê.
- Báo cáo tình hình sản xuất cho khách hàng, theo dõi thống kê số liệu sản xuất từ đầu cho đến khi xuất hà Báo cáo tình hình sản xuất cho Cấp quản lý trực tiếp. Xử lý các vấn đề phát sinh về chất lượng, số lượng nguyên phụ liệu và làm việc với khách hàng nhanh cho sản xuất.
- Sau khi kết thúc đơn hàng, báo cáo tổng kết đơn hàng cho Trưởng phòng, Ban Giám đốc nhà máy. Bản tổng kết gồm các nội dung chính sau: Việc sử dụng tiết kiệm nguyên phụ liệu, sử dụng quá định mức (nêu lý do), hàng phế là bao nhiêu (lý do)…
- Thông báo thường xuyên cho Cấp quản lý trực tiếp về tình hình cung cấp nguyên phụ liệu, gia công, về tiến độ sản xuất, giao hàng.
- Yêu cầu bộ phận Kho làm thủ tục nhập không quá T+2 giờ kể từ ngày về cả Tiếp nhập vật tư và kiểm tra số lương, chất lượng lần cuối, làm việc với khách hàng để xử lý trong quá trình kiểm tra số lương chất lượng vật tư, đảm bảo công việc thực hiện trong 1 ngày.
- Làm cầu nối giữ các bộ phận trong Công ty/nhà máy, đơn vị gia công với khách hàng để xử lý các sự cố trong sản xuất
- Thu thập, lưu trữ tất cả các chứng từ chính xác, tin cậy liên quan đến đơn hàng theo đúng qui định của Công ty. Các số liệu được cập nhật kịp thời, phản ánh trung thực việc thực hiện đơn hàng. Lưu trữ cẩn thận các hồ sơ: hợp đồng, phụ kiện đơn hàng, tài liệu kỹ thuật, bảng màu gốc, lịch giao nguyên phụ liệu, chứng từ nhập (Shipping documents, P/list, B/L hoặc AWB), bản kiểm tra nguyên phụ liệu nhập kho, bản khách hàng duyệt định mức, bảng cân đối nguyên phụ liệu, lệnh sản xuất tổng, các phiếu xuất kho, phiếu nhập kho). Việc giao nhận tài liệu phải thông quan sổ giao/nhận công văn theo Thủ tục kiểm soát tài liệu/hồ sơ.
- Với trường hợp phải gia công ngoài thì đánh giá nhà cung ứng, chọn nhà cung ứng, kỳ hợp đồng, xuất nguyên phụ liệu, nắm danh sách KCS kiểm tra chất lượng, thường xuyên liên lạc KCS để biết tình hình gia công ngoài, theo dõi tiến độ sản xuất gia công ngoài, làm thủ tục thanh lý nguyên phụ liệu, thanh lý đơn hàng, theo dõi thanh toán với đơn vị gia công, làm lệnh điều xe nhận hàng gia công về (nếu hợp đồng qui định).
- Đôn đốc bộ phận sản xuất, đơn vị gia công thực hiện theo kế hoạch, lập báo cáo sản xuất về Bộ phận Kế hoạch sản xuất và thống kê.
