- Tiếp nhận, thực hiện chỉ đạo từ cấp quản lý, theo dõi quá trình giao hàng và các công việc liên quan đến xử lý đơn hàng phụ trách;
- Kiểm soát nợ của khách hàng và theo dõi thu thập các khoản phải thu kịp lúc;
- Gặp gỡ và trao đổi đưa lời khuyên cho khách hàng để phát triển cơ hội kinh doanh;
- Báo cáo tình hình kinh doanh, thị trường, khoản nợ, nhu cầu của khách hàng tới bộ phận kinh doanh và giám đốc;
- Trình trưởng phòng mua hàng hồ sơ nhà cung cấp đáp ứng đủ tiêu chí hàng hóa cần mua. Đảm bảo hàng hóa được mua với giá cạnh tranh nhất;
- Hỗ trợ thực hiện tiếp thị và chương trình quảng cáo;
- Lên đơn hàng, liên hệ ký kết hợp đồng với nhà cung cấp;
- Phân tích, xác định yêu cầu chính xác từ mặt hàng, số lượng, chủng loại, kích thước, màu sắc, thông số kỹ thuật...;
- Nghiên cứu, phân tích và đánh giá các công ty cùng ngành, thị trường, cơ hội và thử thách;
- Tìm kiếm và phát triển khách hàng mới để đạt được mục tiêu kinh doanh và doanh số bán hàng;
- Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ các phòng ban trong công ty;
- Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, so sánh, phân tích và đánh giá các báo giá;
- Theo dõi tình trạng đơn hàng, giám sát, quản lý và xử lý các công việc khác nhau trong quá trình đặt hàng;
- Đề xuất ý kiến giải quyết để ban lãnh đạo quyết định nếu vấn đề phát sinh vượt quá thẩm quyền;
- Lưu trữ danh sách nhà cung cấp đã được phê duyệt, và cả nhà cung cấp chưa được duyệt (làm dữ liệu dự phòng);
- Báo cáo hàng ngày/ tuần/ tháng các công việc, sự việc kịp thời, đầy đủ và chính xác cho trưởng phòng KTKH & Ban giám đốc
- Phối hợp tốt với các đối tác nội bộ và bên ngoài nhằm triển khai, thực hiện các chiến lược, chính sách của công ty cũng như giải quyết những vấn đề phát sinh;
- Quản lý hồ sơ theo dõi đặt hàng, mua hàng từ các nhà cung cấp;
- Giải quyết vấn đề, sự cố về hàng hóa một cách tốt nhất và công bằng nhất cho tất cả các bên;
- Mở rộng sự hợp tác và phối hợp tốt nhất tới các bộ phận khác;
- Có biện pháp xử lý ngay và theo dõi chặt chẽ, trao đổi với những người liên quan trong các trường hợp khẩn cấp;
- Tiếp nhận các chứng từ giao hàng từ nhân viên giao hàng của nhà cung cấp, chuyển cho bộ phận có liên quan;
- Hoàn tất thủ tục thanh toán để phòng tài chính – kế toán có thể thanh toán cho nhà cung cấp đúng hạn;
- Báo cáo ngân sách hàng tháng cho trưởng phòng mua hàng;
- Kiểm tra chất lượng, số lượng, tiêu chuẩn hàng được giao so với yêu cầu. Đảm bảo hàng hóa và dịch vụ được đặt hàng đúng yêu cầu mua hàng về chất lượng và thời gian giao hàng;
- Giữ mối quan hệ tốt đẹp và rõ ràng với nhà cung cấp để có được sự hợp tác tốt nhất trong việc cung cấp hàng hóa cũng như giải quyết khiếu nại nếu xảy ra;
- Các công việc khác được giao từ Trưởng phòng kinh tế kế hoạch & Ban giám đốc ở từng thời điểm cụ thể;
