- Lễ tân:
Luôn có mặt tại vị trí làm việc để hướng dẫn chu đáo khi khách vào/ra Công ty.
Thực hiện việc tiếp đón, hướng dẫn khách đến Công ty liên hệ công việc theo đúng Quy định của Công ty.
- Tổng đài:
Trực điện thoại và chuyển cuộc gọi đến các Bộ phận liên quan.
Cập nhật, lưu trữ danh sách số điện thoại, địa chỉ của CNV Công ty và cửa các Công ty, Cơ quan hoặc cá nhân khác mà Công ty có nhu cầu liên hệ công việc thường xuyên.
Quản lý và theo dõi việc sử dụng tổng đài; lên kế hoạch sửa chữa, bảo trì tổng đài. Khi tổng đài gặp sự cố như: hư hỏng, mất điện,... phải báo ngay với Trưởng phòng Hành chánh để giải quyết kịp thời.
- Quản lý khu vực Đại Sảnh:
Chủ động giải quyết những phát sinh, trở ngại tại Khu vực Đại Sảnh trong khả năng, trách nhiệm hoặc báo với Trưởng phòng Hành Chánh để giải quyết kịp thời.
Thường xuyên kiểm tra, theo dõi khu vực Đại Sảnh để tránh những trở ngại có thể ảnh hưởng đến mỹ quan và trật tự tại khu vuejc sảnh, như: tránh tập trung đông tại quầy Lễ tân; kiểm tra vệ sinh, cây kiểng, hệ thống đèn chiếu sáng, khu vực phòng chờ của khách.
- Quản lý nước uống tiếp khách:
Hết giờ làm việc phải kiểm tra số lượng và niêm phong các thùng đựng nước uống tiếp khách trước khi ra về.
Thực hiện phân phối nước uống tiếp khách theo đúng quy định của Công ty.
Cập nhật số lượng nước uống xuất- nhập- tồn hàng ngày
- Quản lý phòng họp:
Quản lý phòng họp theo đúng thủ tục, quy định của Công ty
Thường xuyên kiểm tra tình trạng trang thiết bị phòng họp (Bút, bảng, bàn, ghế, ...) nhằm phát hiện các sự cố, hư hỏng và tiến hành yêu cầu sửa chữa.
- Bưu kiện, bưu phẩm:
Cập nhật số lần và chi phí gửi chuyển phát nhanh của các Bộ phận hàng tháng
Thực hiện việc chuyển phát nhanh các bưu kiện, bưu phẩm theo yêu cầu của Công ty
Tiếp nhận các bưu kiện, bưu phẩm và liên hệ với các bộ phận liên quan đến nhận và ký nhận
- Phân phát báo chí, công văn:
Tiếp nhận thư từ, công văn từ bảo vệ; phân loại, cập nhật vào sổ; chuyển Trưởng phòng xem xét và phân phát đến đúng cá nhân, bộ phận.
Chuyển báo chí, công văn đến các Bộ phận trong vòng 24 giờ sau khi nhận.
- Báo cáo công việc:
Báo cáo công việc thực hiện theo yêu cầu của quản lý cấp trên
Phải thường xuyên báo cáo phản hồi tiến độ và kết quả công việc được giao
