Check in
- Cung cấp thông tin về các dịch vụ hiện có tại khách sạn như ăn uống, giặt ủi, sauna, onsen,…
- Xác nhận thông tin đặt phòng (trường hợp khách đã đặt phòng trước đó). Trong trường hợp khách chưa đặt phòng, tiếp tân khách sạn sẽ kiểm tra danh sách phòng trống và trực tiếp tư vấn về hạng phòng, giá phòng, hình thức thanh toán, tiện ích, v.v.
- Chào đón khách với thái độ niềm nở, lịch sự và chuyên nghiệp.
- Yêu cầu khách cung cấp căn cước, hộ chiếu để thực hiện thủ tục nhận phòng.
- Hướng dẫn và gọi nhân viên hỗ trợ mang hành lý đến phòng của khách (nếu cần).
- Nhập các thông tin lưu trú của khách hàng một cách chính xác.
Hỗ trợ KH lưu trú
- Phối hợp với các bộ phận liên quan thực hiện yêu cầu chuyển phòng cho khách, giải quyết các yêu cầu, khiếu nại từ khách hàng.
- Bảo quản tài sản của khách hàng khi được nhận gửi.
- Giữ hộ chìa khoá khi khách có nhu cầu.
- Giới thiệu với khách các sự kiện lễ hội đang diễn ra tại địa phương, một số địa điểm tham quan, các cửa hàng tiện lợi, quán ăn ngon, v.v.
- Nhận yêu cầu báo thức từ khách.
- Xử lý các cuộc gọi đến phòng khách và gọi đi của khách.
Check out
- Trả lại khách các giấy tờ như căn cước hoặc hộ chiếu đúng tên, đúng phòng.
- Liên hệ với bộ phận kiểm tra phòng khách: Việc sử dụng minibar, tình trạng các thiết bị, v.v. và kiểm tra xem khách có để quên thứ gì đó không, gửi trả lại nếu có.
- Cảm ơn và chào tạm biệt khách.
- Nhận lại thẻ phòng/chìa khoá từ khách hàng.
- Hỏi khách về mức độ hài lòng đối với khách sạn.
- Thông báo với khách số tiền cần phải thanh toán, thực hiện các thủ tục thanh toán và in hoá đơn cho khách.
- Kiểm tra và xác nhận lại với khách hàng các dịch vụ mà họ đã sử dụng trong thời gian lưu trú.
Công việc khác
- Cuối ca: Lưu các thông tin quan trọng trong ca làm việc hoặc yêu cầu cần thực hiện cho KH vào sổ bàn giao công việc; Bàn giao đồ đạc, tiền đặt cọc, tiền quỹ cho lễ tân ca sau.
- Sắp xếp các hồ sơ lưu trú, giấy tờ liên quan đến công việc của lễ tân.
- Cập nhật tình trạng phòng, lưu trữ hồ sơ khách.
- Ghi chú lại các thông tin cần thiết và dán ở nơi dễ thấy để nhân viên ca sau thực
- Vệ sinh khu vực lễ tân và chuẩn bị kết thúc ca làm việc.
- Hỗ trợ phòng bếp
