Tiếp nhận yêu cầu đặt hàng:
Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ bộ phận có nhu cầu, tiến hành phân tích, xác định rõ các yêu cầu mua hàng.
Xác định nhu cầu và lập kế hoạch thu mua hàng hóa đảm bảo: cung cấp đủ nguyên vật liệu, trang thiết bị; chi phí bằng hoặc thấp hơn cost được phê duyệt,... phục vụ cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp
Thực hiện mua sắm hàng hóaLập báo cáo lựa chọn nhà cung cấp, nhà thầu phụ trước khi mua hàng.
Thực hiện thương thảo chi tiết các điều khoản hợp đồng: Đơn giá, thời gian giao hàng và thanh toán, vận chuyển,…
Triển khai thực hiện hồ sơ mua hàng theo đúng quy trình, quy định của Công ty
Tổ chức thực hiện tiếp nhận thông tin NCC/NTP từ phòng Sourcing, đồng thời có thể liên hệ với NCC/NTP ngoài danh mục để so sánh giá trước khi lựa chọn và báo cáo cấp trên lập đề nghị tạm ứng mua hàng.
Đảm bảo mua vật tư hàng hóa – sản phẩm – dịch vụ đúng chất lượng, kịp tiến độ theo yêu cầu.
Kiểm tra chất lượng hàng hóa, nguyên vật liệuKiểm tra chất lượng nguồn vật tư các loại được giao đến kho và phản ánh với nhà cung cấp, các đối tác liên quan trong trường hợp hàng hóa không đạt yêu cầu.
Gửi thông tin đơn hàng đến các bộ phận liên quan tiếp nhận hàng hoá theo quy định.
Ký và kiểm tra các hoá đơn chứng từ liên quan. Đảm bảo chính xác và đầy đủ để chuyển giao cho kế toán
Chuẩn bị đề nghị thanh toán cho các công nợ phải trả
Xử lý các loại chứng từ thanh toán, làm đề nghị thanh toán sau đó chuyển giao cho chức năng kế toán tổng hợp và trình lên Ban lãnh đạo phê duyệt
Thực hiện các công tác nghiệp vụ chuyên mônTiếp nhận đơn hàng- kế hoạch triển khai đơn hàng mua vật tư từ phó phòng Mua hàng.
Tìm kiếm thường xuyên và phát triển danh mục NCC/NTP mới
Triển khai đơn hàng Công trình theo kế hoạch và chỉ đạo của Trưởng phòng/Phó phòng.
Cùng phòng Sourcing thực hiện đánh giá năng lực NCC/NTP (đánh giá tài chính, chất lượng, tiến độ, dịch vụ).
Lập báo cáo đánh giá, xếp hạng NCC/NTP.
Gửi thông báo giao hàng cho các bộ phân liên quan như: Công trình, Nhà máy, Bp. Kho, Kế toán kho,…
Thực hiện các hồ sơ pháp lý theo điều khoản hợp đồng.
Gửi báo cáo tiến độ vật tư hàng hóa cho Công trình, Nhà máy theo định kỳ 3 lần/1 tuần.
Theo dõi và báo cáo tiến độ thực hiện hợp đồng của NCC/NTP cho Trưởng phòng/Phó phòng.
Giao tiếp hiệu quả trong quá trình làm việc với NCC/NTP dựa trên nguyên tắc công khai – minh bạch – công bằng.
Tập hợp báo giá từ các NCC/NTP và thực hiện đàm phán với các NCC/NTP.
Trình hồ sơ lựa chọn NCC/NTP cho Ban Tổng giám đốc duyệt.
Lập hợp đồng với NCC/NTP được duyệt.
Giải quyết, báo cáo kết quả giải quyết phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng với NCC/NTP và xin ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn từ Trưởng phòng/Phó phòng.
Trình hồ sơ so sánh báo giá, đề xuất lựa chọn NCC/NTP cho Trưởng phòng/Phó phòng xem xét.
Cập nhật, thống kê danh mục NCC/NTP, đơn giá hạng mục thi công.
Cập nhật thông tin mua hàng được phân công từ nhân viên Kế hoạch gửi hàng ngày và cập nhật thông tin tiến độ thực hiện mua hàng vào database mua hàng, phần mền Bravo và các phần mềm khác của công ty.
Công tác nội bộ phòng mua hàng
