Bạn sẽ làm việc chặt chẽ với các phòng ban như Nhân sự, Pháp lý, Sản xuất, Mua sắm và các đối tác bên ngoài (nhà cung cấp, cơ quan chính phủ). Vai trò của bạn rất quan trọng để duy trì quy trình làm việc hiệu quả, tuân thủ và giao tiếp trong môi trường đa văn hóa.
【Tóm tắt công việc】Là Phiên dịch viên & Nhân viên GA, bạn sẽ đóng vai trò hỗ trợ chính, kết nối giao tiếp giữa các bên liên quan Nhật Bản và Việt Nam, đồng thời đảm bảo hoạt động hàng ngày của các công việc hành chính, tổng vụ và điều phối nội bộ diễn ra suôn sẻ.
【Trách nhiệm】- Phiên dịch trong các cuộc họp, chuyến thăm nhà máy, kiểm toán, đào tạo và các buổi họp nội bộ hoặc bên ngoài khác.
Bạn sẽ được yêu cầu xử lý các công việc biên/phiên dịch nói và viết, sắp xếp công tác, các vấn đề về thị thực/nhập cư, quản lý cơ sở vật chất văn phòng, liên lạc với các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài, điều phối sự kiện và các nhiệm vụ hỗ trợ hành chính khác. Bạn nên chủ động, tỉ mỉ và thoải mái làm việc với nhiều nhiệm vụ trong môi trường sản xuất/thương mại năng động.
- Hỗ trợ sắp xếp các chuyến công tác, đơn xin thị thực, giấy phép lao động và thủ tục nhập cư cho nhân viên nước ngoài.
- Hỗ trợ bộ phận Nhân sự và Hành chính trong việc tuyển dụng/hủy bỏ nhân viên, lưu trữ hồ sơ nhân viên, truyền thông nội bộ và các sự kiện của công ty.
- Liên lạc với kiểm toán viên, thanh tra viên, tư vấn pháp lý và các cơ quan bên ngoài khi cần thiết.
- Biên dịch tài liệu, email, sổ tay hướng dẫn, báo cáo, thông báo và thư từ giữa người Nhật và người Việt.
- Phối hợp với các cơ quan chức năng, chính quyền địa phương và nhà cung cấp dịch vụ để xin cấp phép, đăng ký, giấy phép, kiểm tra, chứng nhận, v.v.
- Đảm bảo tuân thủ các chính sách nội bộ, quy định về an toàn và lưu trữ tài liệu (ví dụ: giấy phép, hợp đồng, thỏa thuận dịch vụ).
- Quản lý các hoạt động chung: mua sắm văn phòng phẩm, bảo trì cơ sở vật chất, an ninh, bố trí văn phòng, tiện ích (điện, nước, internet) và quản lý nhà cung cấp.
- Hỗ trợ tổ chức các sự kiện, cuộc họp, hội thảo và các hoạt động gắn kết nhân viên của công ty.
- Các nhiệm vụ khác do ban quản lý giao.
