. Quản lý Đơn hàng & Dữ liệu
Cập nhật Đơn hàng: Tiếp nhận đơn hàng mới và các thay đổi từ khách hàng, cập nhật vào bảng tổng hợp (Summary), Database và các file báo cáo nội bộ.
Quản lý dữ liệu PO: Tải các bảng PO từ hệ thống của khách hàng (Trade Card, SCP), cập nhật ngày giao hàng (PO delivery date) vào Database và WIP khi có thay đổi.
Theo dõi WIP (Hàng đang sản xuất): Tổng hợp đơn hàng hàng tháng, kiểm tra thông tin từ PO thực tế và cập nhật vào file WIP chung.
Cập nhật & Xử lý Hệ thống
Cập nhật ngày xuất hàng: Cập nhật ngày xuất xưởng thực tế lên hệ thống theo dõi của khách hàng.
Cập nhật WIP khách hàng: Kiểm tra thông tin đơn hàng từ hệ thống và các file cập nhật của khách hàng để đảm bảo dữ liệu luôn chính xác.
Kiểm tra & Sửa lỗi: Kiểm tra lại ngày đã cập nhật và thông báo cho khách hàng để điều chỉnh nếu có sai sót hệ thống.
Phối hợp & Giải quyết Vấn đề
Làm việc với đối tác: Phối hợp với công ty vận chuyển (FWD) và bên kiểm định (3rd party) khi có vấn đề về lô hàng hoặc kiểm tra chất lượng.
Phối hợp với Khách hàng: Trực tiếp làm việc với khách hàng về các vấn đề ảnh hưởng đến ngày giao hàng. Đề xuất phương án giải quyết để không phát sinh chi phí cho nhà máy. Gửi email cập nhật WIP hàng tuần vào thứ Ba.
Phối hợp nội bộ: Làm việc với các bộ phận liên quan (Merchandiser, DEV, QA, Sản xuất, Xuất nhập khẩu, Kho, S&P...) để giải quyết các vấn đề phát sinh. Cập nhật mọi thay đổi từ khách hàng đến các bộ phận liên quan kịp thời.
Báo cáo
Báo cáo Tổng hợp hàng tháng: Làm báo cáo tổng hợp cho tất cả các đơn hàng đã xuất. Tổng hợp báo cáo và kế hoạch của 3 tháng gần nhất vào ngày 25 và 1 hàng tháng. Cập nhật giá FOB dự kiến cho các bộ phận liên quan.
Báo cáo Xuất hàng: Tổng hợp báo cáo và kế hoạch xuất hàng hàng ngày/tuần. Dựa trên lịch xuất từ bộ phận XNK để cập nhật số invoice, ngày xuất vào Database, sau đó gửi "shipping advice" và kế hoạch hàng tuần.
Báo cáo Cuối năm: Tổng hợp thông tin xuất hàng cuối năm cho bộ phận XNK và Kế toán
