Nhân viên quản lý Khu biệt thự Nam Phú chịu trách nhiệm quản lý vận hành KBT Nam Phú. Đáp ứng tốt thông tin và nhu cầu của khách hàng (KH) khi đang sinh sống tại dự án thông qua việc quản lý và điều hành dự án hiệu quả, đảm bảo thực hiện đúng kế hoạch công ty giao.
Công tác quản lý dự án
Quản lý và vận hành Khu Biệt Thự Nam Phú:
- Quản lý các công trình nằm trong khu mà Công ty giao;
- Thực hiện ngay việc ngăn ngừa nguy cơ gây thiệt hại cho các chủ nhà (khi có lốc, mưa to, cháy nổ ...);
- Tổ chức thực hiện kế hoạch của Ban;
- Thông báo cho Ban đại diện và toàn bộ cư dân khi có sự thay đổi về nhân sự.
- Báo cáo kết quả thực hiện công việc cho cấp trên trực tiếp hằng tuần hoặc đột xuất khi có yêu cầu từ BGĐ công ty;
- Định kỳ 3 tháng một lần, báo cáo công khai về công tác quản lý vận hành khu dân cư cho Ban Giám đốc;
- Theo dõi, kiểm tra tình hình làm việc thực tế, kết quả báo cáo của nhân viên(Nếu có);
- Chịu trách nhiệm về kế hoạch được giao;
- Hàng tháng Báo cáo với Ban đại diện về các trường hợp vi phạm nội quy khu dân cư (tình hình vi phạm, xử lý, kết quả như thế nào); các hư hỏng cần phải sửa chữa, thay thế;
- Đề xuất kế hoạch năm;
- Xây dựng các qui trình, qui định và điều lệ quản lý khu dân cư để phục vụ khách hàng;
- Kiểm tra kỹ thuật định kỳ các chi tiết, vận hành hồ bơi và đề xuất những sửa chữa nhỏ.
- Giám sát việc thực hiện của các cán bộ trong các quy trình như: bảo vệ, vệ sinh, cây xanh, kỹ thuật…;
- Giám sát việc thực hiện quy trình vệ sinh của các cán bộ giám sát vệ sinh ở các đường;
- Lựa chọn và đề xuất những đơn vị outsource có giá tốt, chất lượng tham mưu cho công ty trong việc ký kết hợp đồng bảo vệ, cảnh quan, vệ sinh.
- Thông báo bằng văn bản về những yêu cầu, điều lệ quản lý cho chủ nhà hoặc người thuê nhà;
- Đôn đốc, nhắc nhở cư dân thực hiện nội quy quản lý Khu Biệt thự. Nhắc nhở và hỗ trợ cư dân đăng ký tạm trú, thường trú khi vào sinh sống tại Khu Biệt thự; tiếp thu ý kiến và giải quyết khiếu nại của cư dân liên quan đến công tác quản lý vận hành Khu biệt thự; hòa giải các tranh chấp giữa các hộ cư dân trong Khu Biệt thự;
- Báo cáo kết quả hoạt động của dự án trước các phòng/ban và Ban Giám đốc Công ty;
- Tham mưu cho các phòng/ban, Ban Giám Đốc về mô hình quản lý khu dân cư, công trình tiện ích, công trình công cộng…;
- Tiếp nhận, xử lý ý kiến phản hồi từ khách hàng, chuyển các ý kiến ngoài khả năng cho cấp lãnh đạo công ty, Ban đại diện hoặc Chủ đầu tư;
- Triển khai việc thực hiện bảo dưỡng, chăm sóc cây xanh trong khu dân cư, đảm bảo mỹ quan cho khu dân cư;
- Tuân thủ các nội quy, quy định của BGĐ công ty;
- Nghiên cứu đề xuất mô hình thu phí quản lý nhà, nền của khách hàng tại các dự án (nếu có);
Quản lý công việc hậu mãi
- Quản lý chăm sóc dự án.
- Quản lý chăm sóc khu nhà ở (biệt thự, đất nền).
- Quản lý việc, sửa chữa, xây dựng của khách hàng.
- Quản lý nhà máy nước tại dự án, quản lý các nhà máy xử lý chất thải (Nếu có).
Công việc khác:
- Xây dựng mối quan hệ tốt với chính quyền địa phương các cấp nơi có dự án của công ty.
- Phối hợp với chính quyền để đảm bảo an ninh trật tự toàn khu, cũng như chuyển những thông tin xuống cho cư dân.
- Đề xuất và triển khai thực hiện các biện pháp cải tiến hoạt động của Ban.
- Các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.
Quản lý doanh thu, chi phí.
- Giám sát báo cáo chi phí của dự án.
- Cập nhật, tổng hợp doanh thu, chi phí mỗi ngày, tuần, tháng.
- Thông báo thu phí, nợ phí, giám sát, báo cáo công tác thu phí, thu nợ phí.
- Thống kê doanh thu, chi phí của dự án theo kế hoạch, hợp đồng.
- Thực hiện công tác thu phí đúng tiến độ, đảm bảo doanh thu dự án.
- Tổng hợp chi phí theo kế hoạch, tháng, quý năm.
Nộp tiền đã thu về công ty theo đúng quy định quản lý tài chính.
Chăm sóc khách hàng.
- Hướng dẫn, hỗ trợ các thủ tục liên quan đến biệt thự, tiên ích, lợi ích của khách hàng.
- Tiếp nhận, giải quyết các thủ tục, đăng ký dịch vụ của khách hàng.
- Lập nhật ký ghi nhận các phản ánh, yêu cầu của khách hàng, tiến độ giải quyết, ngày hoàn tất.
- Sắp xếp lịch, thời gian giải quyết những yêu cầu của khách hàng.
- Tiếp nhận, các phản ánh, yêu cầu của khách hàng.
