Thời gian làm việc: Từ thứ 2 đến hết sáng thứ Bẩy hàng tuần và theo quy định công ty.
Đơn vị/bộ phận: Phòng Hành chính
Quản lý trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính/ Trưởng nhóm Hành chính
CHỨC NĂNG
- Tham mưu giúp việc cho Trưởng phòng Hành chính, Ban lãnh đạo công ty trong các hoạt động liên quan đến công tác quản lý về vật tư tiêu hao/ vật phẩm của Công ty.
NHIỆM VỤ
- Quản lý hạng mục sổ điểm danh, thẻ flasscard, đóng gói gửi về các Chi nhánh theo phê duyệt, cập nhật dữ liệu báo cáo trên mềm của khối TCKT, báo cáo tồn kho định kỳ hàng tháng.
- Tiếp nhận, bàn giao tủ quà theo quý, tiếp nhận bàn giao học phẩm tủ giáo cụ theo phát sinh đóng gói gửi về các Chi nhánh.
- Lên kế hoạch đi kiểm kê định kỳ tại các chi nhánh
- Quản lý kho các vật phẩm marketing (trước, trong, sau bán hàng), đóng gói và gửi về các Chi nhánh theo phê duyệt, phân bổ, cập nhật dữ liệu báo cáo trên phần mềm của khối TCKT; báo cáo tồn kho định kỳ hàng tháng: tờ rơi, voucher, bóng bay, vật phẩm checkin (huy hiệu, sticker, túi rút, túi vải, ví đựng bút, đồ dùng học tập....), quà tặng CSBH (balo, vali, đồng hồ, xe đạp...)
- Quản lý kho các loại đồng phục của Công ty, đóng gói gửi về các chi nhánh (áo phông, áo gió, bảo vệ, tạp vụ, học viên, áo cử nhân) theo phê duyệt, cập nhật dữ liệu báo cáo trên phần mềm của khối TCKT; báo cáo tồn kho định kỳ hàng tháng.
- Xây dựng định mức tồn kho và báo động tồn kho Vật tư/ vật phẩm.
- Lập các báo cáo định kỳ hàng tháng liên quan tới Quản lý Vật tư/Vật phẩm.
- Nhập xuất phiếu trên phần mềm quản lý TS/CCDC/Vật tư.
- Xử lý các công việc khác do Trưởng phòng yêu cầu chỉ đạo.
TRÁCH NHIỆM- QUYỀN HẠN; BÁO CÁO VÀ ỦY QUYỀN
Trách nhiệm
Tuân thủ nội quy lao động, quy chế, quy trình, quy định, hướng dẫn… của Công ty và các quy định của Pháp luật lao động hiện hành.
Bảo mật thông tin về chế độ chính sách; các quy chế; quy định của Công ty.
Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng Hành chính/Giám đốc Khối HCNS và Ban lãnh đạo Công ty về các nhiệm vụ, công việc được giao.
Có trách nhiệm xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp đề cao tinh thần đồng đội và trách nhiệm cá nhân.
Đóng góp ý kiến và cải tiến chất lượng phù hợp với định hướng phát triển của Công ty;
Quyền hạn
Phối hợp với các phòng, ban; bộ phận liên quan để giải quyết các công việc trong phạm vi, trách nhiệm.
Có quyền chủ động thực hiện công việc và tự quyết định các vấn đề nằm trong phạm vi trách nhiệm; quyền hạn của mình tuân thủ theo quy định của Công ty.
Báo cáo
Báo cáo theo yêu cầu của Trưởng phòng Hành chính, Giám đốc Khối HCNS và Ban lãnh đạo.
Báo cáo ngay vấn đề phát hiện có rủi ro lớn cho Trưởng phòng và Ban lãnh đạo Công ty để xin ý kiến chỉ đạo
Ủy quyền
Khi nghỉ phép phải ủy quyền lại công việc đang thực hiện (cần xử lý ngay) cho nhân viên khác trong phòng theo chỉ định của Trưởng phòng Hành chính để đảm bảo công việc không bị ảnh hướng gián đoạn.
QUAN HỆ CÔNG VIỆC
Bên trong
Quan hệ công việc với tất cả các nhân viên trong phòng và các phòng ban/bộ phận/Trung tâm khác trong hệ thống để hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Bên ngoài
Quan hệ với khách hàng, đối tác, cơ quan chức năng để xử lý, giải quyết công việc thuộc thẩm quyền được giao.
