Mục tiêu công việc:
- Đảm bảo các hoạt động Quản trị văn phòng nhanh chóng, kịp thời
- Đảm bảo công tác Công đoàn được thực hiện chu đáo, kịp thời
Mô tả công việc cụ thể:
Công tác Quản trị Văn phòng
- Kiểm tra, đánh giá việc tuân thủ quy định, nội quy, quy chế do công ty và/hoặc tòa nhà ban hành liên quan đến việc sử dụng – bảo quản – giữ gìn cơ sở vật chất, của CBNV tập đoàn tại toà nhà 444 Hoàng Hoa Thám
- Chịu trách nhiệm công tác hậu cần tổ chức đón tiếp đối tác, đoàn thanh kiểm tra
- Kiểm soát tuân thủ ANTT theo quy định:
+ Kiểm soát mang tài sản ra vào công ty, ra vào tòa nhà
+ Kiểm soát việc khóa, đóng cửa phần diện tích thuê đúng quy định
+ Kiểm soát, hướng dẫn khách, nhân viên ra vào khu văn phòng làm việc đúng yêu cầu, đúng kế hoạch làm việc.
- Kiểm soát tuân thủ PCCC theo quy định:
+ Kiểm soát các vị trí đặt để thiết bị PCCC – đúng vị trí, đúng quy định.
- Kiểm soát tuân thủ sử dụng tài sản theo quy định
+ Kiểm soát xác nhận việc điều chuyển, tình trạng tài sản về kho.
+ Kiểm soát việc hủy tài sản hư hỏng khi có biên bản, đủ thành phần tham gia hủy.
+ Kiểm soát việc bảo trì, bảo dưỡng, thay thế tài sản, theo kế hoạch.
+ Kiểm soát việc sử dụng và quản lý tài sản phòng họp,
+ Kiểm soát việc dịch chuyển tài sản tại khu văn phòng theo Ban QLDA.
- Kiểm soát thực hiện báo phát sinh và báo hủy vé xe CBNV:
+ Kiểm soát số xe báo phát sinh của Nhân sự – với số vé thực tế tại bảo vệ tòa nhà.
+ Kiểm soát số xe báo hủy của các bộ phận
+ Kiểm tra số liệu, rà soát, đối chiếu định kỳ hàng tháng số phát sinh, số hủy và số thực tế với các bộ phận yêu cầu.
- Kiểm soát tuân thủ nội quy qua hình ảnh AN- CMR và biên bản từ BQL tòa nhà:
+ Kiểm soát, giám sát, hỗ trợ các hoạt động hình ảnh văn hóa Tập đoàn, thường ngày như vệ sinh chung, an toàn lao động, ứng xử văn hóa giao tiếp tại khu văn phòng
+ Kiểm soát xác nhận, phân loại biên bản của BQL tòa nhà đã lập về thực hiện cam kết.
+ Kiểm soát phân loại hình ảnh các trường hợp có biểu hiện vi phạm nội quy được gửi từ AN – CMR – Pháp chế.
+ Tiếp nhận, phân loại các nguồn thông tin khác, từ CBNV về sự việc, hiện tượng có biểu hiện vi phạm nội quy, quy định.
+ Phát hiện, lập biên bản và xử lý các trường hợp vi phạm theo đúng quy định.
- Thực hiện chế độ báo báo
+ Báo cáo khi có chỉ đạo đột xuất
+ Báo cáo tuần, báo cáo tháng theo định kỳ đã quy định
- Đặt vé máy bay, khách sạn cho đoàn công tác:
+ Thanh toán theo chi phí được duyệt theo quy định
+ Liên hệ đặt vé máy bay, khách sạn, Quyết định đi công tác cho các đoàn .
- Cung cấp Sim điện thoại cho CBNV
+ Liên hệ với nhà mạng, kích hoạt, cấp phát, theo dõi
+ Thanh toán cho nhà mạng theo chi phí phát sinh hàng tháng
Công tác công đoàn
- Đối ngoại công tác công đoàn: Báo cáo định kỳ theo quý, trả lời công văn CĐ quận Tây Hồ, đề nghị thanh toán trích nộp CĐ Quận.
- Thực hiện công tác hành chính:
+ Tham dự các đám hiếu, hỷ, thăm hỏi CBNV ốm đau,...
+ Hoàn thiện các khoản thanh toán chế độ hiếu, hỷ.....
+ Cập nhật danh sách thời điểm hiện tại để phát chế độ.
+ Chịu trách nhiệm tổ chức các chương trình, sự kiện hàng năm cho CBNV của Công ty
+ Tổ chức triển khai chế độ ngày lễ
+ Các công tác chế độ theo ngày lễ tết: Mừng tuổi, trung thu, nghỉ mát, ngày 8/3, ngày 20/10, ngày 27/2, Tiệc tất niên.....
- Hỗ trợ các công việc trong Phòng khi cần thiết.
