CÔNG VIỆC SALE ADMIN
Phối hợp bán hàng khu vực HCM
- Lập hóa đơn VAT và thu các khoản thanh toán về sản phẩm, dịch vụ của công ty từ khách hàng.
- Nhận và lên đơn hàng, phiếu xuất kho hoặc xuất kho bán hàng trên phần mềm. Tạo và điểu phối đơn hàng.
- Lưu giữ các chứng từ nội bộ một cách khoa học và an toàn.
2 Chịu trách nhiệm làm hồ sơ thầu, các chứng từ liên quan đến bán hàng (Phối hợp với Sale admin văn phòng Hà Nội)
- Phối hợp với thành viên trong team và bộ phận pháp chế để tránh sai xót, rủi ro về thông tin hồ sơ thầu.
- Theo dõi và hỗ trợ thực hiện các công việc về Hồ sơ thầu với khách hàng (bệnh viện) theo đúng quy trình.
- Luôn kiểm tra kỹ thông tin hồ sơ thầu trên website (hằng ngày, thời gian cố định theo lịch).
Hoàn thiện hồ sơ sản phẩm:
- Tiếp nhận thông tin từ khách hàng và bộ phận sale, kiểm tra kỹ các thông tin với các bộ phận liên quan, tránh sai xót.
- Hoàn thành các báo giá, hợp đồng...hồ sơ tài liệu gửi các đối tác theo yêu cầu của khách hàng và của Bộ phận Sale.
4 Quản lý công nợ (khu vực HCM)
- Kiểm tra kỹ thông tin các đơn hàng, phần đã thanh toán để đảm bảo chính xác số công nợ.
- Phối hợp với S.A văn phòng Hà Nội để kiểm tra phần công nợ của khách hàng tịa khu vực HCM.
- Theo dõi, kiểm tra, thúc giục và thu hồi công nợ khách hàng
5 Các công việc hành chính hỗ trợ bộ phận kinh doanh
- Các công việc Hành chính khác hỗ trợ bộ phận Sale và yêu cầu trực tiếp từ Giám đốc
- Thực hiện các công việc giao nhận hồ sơ, hợp đồng liên quan khách hàng.
- Gặp khách hàng theo nhiệm vụ được phân công.
- Mua hoa, quà biếu tặng khách hàng khi có sự kiện...
- Đề xuất mua bán các đồ dùng, vật dụng cần thiết phục vụ cho công tác bán hàng của bộ phận kinh doanh.
CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP
1 Theo dõi và tổng hợp chấm công nhân viên tại chi nhánh
- Kiểm tra, đối chiếu và chốt chấm công hàng tháng gửi về Trưởng phòng HCNS- Văn phòng Hà Nội.
- Thực hiện việc đánh giá KPI và tổng hợp các bản đánh giá của nhân sự thuộc văn phòng gửi về văn phòng Hà Nội.
2 Đăng tin tuyển dụng, sàng lọc ứng viên, liên hệ và tổng hợp hồ sơ
- Nhận sự nhiệm vụ từ Trưởng phòng HCNS phân công, đăng tuyển các vị trí Công ty đang tuyển trên các Hội nhóm, website.....
3 Hướng dẫn nội quy, quy định cho Nhân viên trong chi nhánh: Hướng dẫn nội quy, quy định cho Nhân viên trong chi nhánh
4 Công tác hành chính chung của văn phòng
- Phân công nhân sự trong văn phòng lau dọn vệ sinh chung của khu vực văn phòng.
- Lưu trữ công văn, hồ sơ liên quan tại chi nhánh, chuyển bản gốc ra trụ sở Hà Nội.
- Xử lý các công việc phát sinh trong văn phòng và báo cáo cấp quản lý kịp thời.
- Tìm kiếm các nhà cung cấp trong khu vực khi cần xử lý công việc mua sắm, sữa chữa.
- Đặt vé máy bay, phòng khách sạn... khi được yêu cầu từ Trưởng phòng HCNS/ Giám đốc
- Kết nối sự hòa đồng, đoàn kết và hòa nhập của các nhân viên trong văn phòng (do mỗi nhân viên thuộc sự quản lý của bộ phận khác nhau).
- Theo dõi và đề xuất mua sắm, sữa chữa đồ dùng, trang thiết bị, thanh toán các khoản điện, nước của văn phòng.
5 Các công việc theo yêu cầu của Ban Giám Đốc
