Mục đích công việc
Đảm bảo tính chính xác và pháp lý của hồ sơ bán hàng (hợp đồng, chứng từ). Kiểm soát chặt chẽ công nợ khách hàng, hạn chế rủi ro tài chính và hỗ trợ tối đa công tác hành chính để bộ phận Kinh doanh (Sales) tập trung phát triển doanh số. Đóng vai trò cầu nối giữa bộ phận Kinh doanh (Sales), Kế toán, Kho vận và Khách hàng, giúp tối ưu hóa hiệu suất bán hàng và sự hài lòng của khách hàng/đối tác nhượng quyền.
NHIỆM VỤ CÔNG VIỆC
Quản lý Hợp đồng & Hồ sơ Pháp lý
Hành chính hỗ trợ Sales: Cung cấp bảng giá, tài liệu, thông báo chính sách bán hàng/CTKM mới nhất cho đội ngũ Sales và khách hàng.
Quản lý hệ thống lưu trữ hồ sơ bản cứng (khoa học, dễ tìm) và bản mềm (số hóa trên Google Drive). Đảm bảo hồ sơ luôn sẵn sàng khi cần truy xuất hoặc thanh kiểm tra.
Chuẩn bị trọn bộ hồ sơ cho cửa hàng mới (Hợp đồng nhượng quyền, bảng giá, catalogue, chứng từ setup...). Đảm bảo hồ sơ bàn giao đầy đủ 100% trước khi cửa hàng vận hành.
Trực tiếp soạn thảo hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng (PO), biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý dựa trên các điều khoản đã chốt.
Quản lý & Thu hồi công nợ
Đốc thúc thanh toán: Là đầu mối chính nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn. Cảnh báo kịp thời cho NVKD và Trưởng bộ phận các trường hợp nợ xấu hoặc chậm thanh toán.
Theo dõi sát sao hạn mức công nợ của từng đại lý/khách hàng trước khi duyệt đơn hàng xuất kho.
Gửi bảng đối chiếu công nợ (qua Zalo/Email) cho khách hàng. Phối hợp với Kế toán xử lý các khoản: chiết khấu, hàng trả lại, cấn trừ chi phí vận chuyển... để chốt số liệu cuối cùng.
Cam kết KPI: Duy trì tỷ lệ công nợ ở mức an toàn
Xử lý Đơn hàng & Dữ liệu hệ thống
Cập nhật liên tục thông tin khách hàng (mới & cũ) lên hệ thống (CRM, Zalo OA, MISA), đảm bảo dữ liệu "sạch" và đồng bộ để NVKD tra cứu.
Tiếp nhận đơn hàng, kiểm tra tồn kho trên Eshop và nhập liệu chính xác vào phần mềm kế toán MISA/CRM.
Xử lý chứng từ hóa đơn: Phối hợp với bộ phận Kế toán để xuất hóa đơn VAT, phiếu xuất kho đúng thời điểm và đúng thông tin pháp nhân.
Theo dõi giao hàng & Hỗ trợ sau bán hàng
Cập nhật mã vận đơn/trạng thái giao hàng cho NVKD nắm thông tin để báo khách.
Tạo vận đơn trên hệ thống các đơn vị vận chuyển (Viettel Post, GHTK...) hoặc liên hệ chành xe theo thông tin có sẵn.
Tiếp nhận thông tin phản hồi về hàng lỗi/thiếu/bảo hành và chuyển bộ phận liên quan xử lý.
Chuyển phiếu xuất cho Kho để đóng gói.
Công việc khác
Các công việc khác theo yêu cầu
