Nghiệp vụ nhập kho hàng hóa:
- Nhận thông tin dự kiến hàng về từ kế toán mua hàng và thanh toán;
- Kiểm tra bộ hóa đơn chứng từ nhập hàng;
- Bảo quản hàng hóa đúng quy cách, đảm bảo an toàn hàng hóa;
- Phối hợp các thủ tục giấy tờ, quy trình với đối tác liên quan đến lô hàng (nếu có);
- Chuẩn bị mặt bằng, các phương tiện phối hợp với bộ phận giao nhận nhập kho hàng hóa;
- Tổng hợp thực trạng báo cáo kế toán mua hàng và tiến hành nhập kho hàng hóa theo quy trình;
- Tổ chức cùng bộ phận kho thống nhất lịch trình hàng hóa nhập kho;
- Thực hiện việc nhập hàng vào kho, kiểm đếm chi tiết số lượng, kiểm tra quy cách hàng hóa,…đối chiếu số lượng thực nhập so với hóa đơn, chứng từ.
Nghiệp vụ xuất hàng tại kho:
- Kiểm tra bộ hóa đơn chứng từ xuất hàng.
- Xuất kho hàng hóa theo đúng chứng từ kế toán bán hàng cung cấp. Đúng phương pháp nhập trước xuất trước;
- Kiểm đếm chi tiết hai lần khi xuất hàng ra khỏi kho;
- Theo dõi số lượng các đơn hàng đã xuất và chưa xuất kho, các đơn hàng đã giao và chưa giao hàng, cập nhật thông tin và báo cáo hàng ngày.
- Nhận thông tin đơn hàng từ kế toán bán hàng;
- Bàn giao hóa đơn, chứng từ cho bộ phận giao nhận;
Nghiệp vụ quản lý kho hàng :
• Quản lý số lượng Nhập- xuất- tồn (theo dõi, kiểm kê, báo cáo):
- Theo dõi và đề xuất xử lý hàng hư hỏng, nguy cơ cận date hoặc chậm xuất kho.
- Hàng ngày, Theo dõi số lượng, chủng loại hàng hóa và xử lý các đơn hàng nhập, xuất (gồm cả nhập xuất điều chuyển hàng)
- Kiểm kê kho hàng ngày, cuối tháng, định kỳ, kiểm kê đột xuất khi có yêu cầu.
- Quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước FIFO (First In First Out).
- Lập báo cáo hàng tồn kho định kỳ hoặc khi có yêu cầu.
- Đối chiếu hàng tồn kho với kế toán bán hàng (theo mẫu) hàng ngày.
- Thực hiện các công việc khác theo đúng quy trình, quy định, quy chế… của Công ty.
- Các báo cáo khác theo yêu cầu của quản lý cấp trên.
• Bảo quản hàng hóa, vệ sinh kho hàng:
- Định kỳ hàng tháng kiểm tra, đánh giá lại các kệ hàng, vật dụng trong kho tránh nguy cơ gây cháy, bị gẫy đổ…
- Sắp xếp, bảo quản hàng hóa trong kho đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất nhằm tránh tình trạng hàng bị đổ, ướt, hư hỏng, vỡ,....theo quy trình nhập xuất và quản lý kho hàng.
- Hằng ngày, thực hiện giữ vệ sinh kho sạch sẽ, đảm bảo thông thoáng, …
- Kiểm tra và ngăn chặn nguy cơ gây hư hỏng mất mát hàng hóa
- Lập sơ đồ kho và cập nhật sơ đồ kho khi có phát sinh.
- Tuân thủ quy định về PCCC và an toàn trong kho.
- Tuyệt đối đảm bảo quy tắc an toàn trong kho.
• Đề xuất sáng kiến, giải pháp quản lý kho tối ưu.
• Giải trình, báo cáo với quản lý cấp trên khi phát sinh sự vụ liên quan đến hàng hóa và kho hàng.
Quản lý chi phí phát sinh tại kho hàng:
- Các chi phí khác phát sinh tại kho hàng
- Quản lý toàn bộ chi phí phát sinh tại kho hàng và chi phí phát sinh trong quá trình đi giao hàng theo đúng quy định;
- Gửi bản quyết toán cho người phụ trách để làm thủ tục thanh toán theo quy định.
- Tập hợp toàn bộ chứng từ và lên bảng quyết toán;
- Giám sát, nghiệm thu việc dán tem- nhãn phụ theo quy định của công ty
Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến công việc theo phân công từ Trưởng Bộ phận hoặc Ban giám đốc Công ty.
