* Kiểm soát thông tin
- Nắm được các Hợp đồng thi công xây dựng. quá trình thanh, quyết toán của các nhà thầu.
- Hiểu các công tác hành chính văn phòng, quy trình lưu trữ hồ sơ….
- Nắm được tổng thể các thông tin liên quan đến nhân sư, pháp lý của dự án và của BQLDA
- Tham gia các buổi họp giao ban và các cuộc họp khác theo yêu cầu của giám đốc.
- Hiểu được các quy trình quản lý về nhân sự, tài sản của BQLDA và của công ty theo các quy định của pháp luật.
- Kiểm soát được các rủi ro (nếu có) đối với quy tắc tài chính trong hợp đồng của nhà thầu để cảnh báo với LĐ BQLXD
- Cập nhật và kiểm soát được các đợt thanh toán của nhà thầu. Dự kiến chi phí thanh toán của các nhà thầu trong các thàng tiếp theo.
* Công việc thực hiện:
- Tiếp nhận/trả hồ sơ, công văn nhà thầu:
+ Bàn giao các tài liệu hồ sơ cho nhà thầu sau khi đã được ký phê duyệt.
+ Tiếp nhận công văn đến, shopdrawing, biện pháp thi công, tiến độ thi công, phê duyệt vật liệu, kiểm tra đóng dấu thẻ ra vào cho nhà thầu. Sau đó chuyển các bộ phận chuyên môn để xử lý.
+ Tiếp nhận các hồ sơ trình ký trưởng ban QLXD và GĐ ĐH để trình ký.
- Phát hành văn bản của CĐT đến các nhà thầu:
+ Đánh máy nội dung công văn, chỉ thị, tài liệu theo chỉ đạo của CBLĐ.
+ Phát hành công văn đi từ CĐT/BQLXD; Phát hành bản vẽ thiết kế đã được bộ phận kiểm soát thiết kế kiểm tra ký; đã được CBLĐ ký duyệt cho phát hành.
- Quản lý tài sản/mua sắm:
+ Mua sắm phục vụ đồ đạc, nhu yếu phẩm, VP phẩm ….phục vụ duy trì hoạt động của Ban QLXD theo định mức và ngân sách được duyệt.
+ Cấp phát và theo dõi trang bị bảo hộ lao động, máy móc, thiết bị của Ban QLXD (bàn ghế, tủ, máy in, fax….).
- Quản lý Nhân sự:
+ Theo dõi định biên nhân sự hàng tháng tại BQLXD theo định biên đã được duyệt .
+ Theo dõi nhân sự và phối hợp với Phòng hành chính nhân sự công ty trong các trường hợp liên quan đến nhân sự nghỉ phép, nghỉ việc, tăng mới, điều chuyển…..
- Lưu trữ Tài liệu:
+ Lưu trữ các biên bản họp, biên bản hiện trường liên quan đến việc quản lý dự án.
+ Lưu trữ công văn, giấy tờ tài liệu theo quy định của Tổng công ty và BQLXD.
- Tài chính:
+ Kiểm tra, làm thanh toán cho các nhà thầu.
+ Sao lưu các công văn đến và đi của Công ty và các sở ban nghành theo trình tự có hệ thống.
+ Tổ chức lập các báo cáo thuế theo đúng quy định của Pháp luật về thuế và có giải pháp để tiết kiệm chi phí
+ Lưu trữ và theo dõi các tiến độ thanh toán, tiến độ thực hiện thanh toán và thanh lý hợp đồng.
+ Tổ chức lập báo cáo tài chính công ty, báo cáo tài chính về Tập đoàn đảm bảo chất lượng và thời gian Quy định
+ Quản lý và tiết kiệm ngân sách trên mục tiêu được giao.
+ Tổ chức thu thập chứng từ và ghi nhận các nghiệp vụ Kinh tế phát sinh: Đúng, đủ, hợp lý, hợp lệ, ghi nhận tài sản và Quản trị tài sản Công ty.
- Quan hệ nội bộ công ty
+ Chủ động làm việc với các phòng ban liên quan của công để xử lý các việc tại dự án
- Quan hệ đối ngoại
+ Chủ động làm việc với các sở ban ngành về các vấn đề liên quan tại dự án.
- Đào tạo
+ Thường xuyên học hỏi, cập nhật các quy định, quy chế, trang bị kiến thức pháp lý, để nâng cao trình độ chuyên môn/quản lý.
+ Tham gia đầy đủ các lớp/khóa đào tạo do Tập đoàn, Công ty, BQLXD tổ chức.
+ Đề xuất điều chỉnh kịp thời các quy định, quy trình làm việc cho phù hợp với thực tế.
- Các công việc khác
+ Báo cáo ngay cho Lãnh đạo Bộ phận khi phát hiện các bất cập liên quan đến công việc ảnh hưởng chung đến dự án.
+ Thực hiện báo cáo định kỳ, đột xuất và các công việc khác theo yêu cầu của Lãnh đạo BQLXD.
