Thực hiện công việc
1 Công tác văn thư- hành chính
Quản lý các văn bản, hồ sơ:
- Thực hiện sao in, scan... các tài liệu, văn bản, biểu mẫu,...
- Tiếp nhận, phân phối, lưu trữ, theo dõi các văn bản/hồ sơ của Phòng theo chỉ đạo của Trưởng phòng;
- Cấp phát số tham chiếu của các loại công văn, tài liệu do Phòng ban hành.
Triển khai thực hiện công tác theo dõi lao động tiền lương:
- Theo dõi và cập nhật lịch làm việc của các nhân sự trong đơn vị, nhân sự đổi ca, nghỉ phép, nghỉ chế độ, tăng ca, đăng ký cơm hàng ngày của CBCNV thuộc Phòng;
- Tổng hợp bảng lương tháng, tổng hợp bảng đánh giá nhân viên, tổng hợp cơm ca hằng ngày/ hằng tháng của Phòng;
- Thực hiện theo dõi, tổng hợp các trường hợp khen thưởng, vi phạm, không hoàn thành nhiệm vụ để làm căn cứ đánh giá thi đua mỗi tháng.
- Triển khai thực hiện chế độ chính sách về lao động tiền lương của Công ty, giải đáp các thắc mắc về lương tiền của CBCNV;
- Hướng dẫn, tiếp nhận các hồ sơ đăng ký nhà ở, thai sản, BHXH, TNLĐ,...
- Theo dõi bảng chấm công, dữ liệu chấm công và lập phiếu xác nhận thời gian làm việc cho CBCNV thuộc Phòng;
Quản lý, theo dõi vật tư văn phòng phẩm (VPP) và bảo hộ lao động (BHLĐ), chi tiêu hành chính:
- Tiếp nhận, quản lý, cấp phát vật tư văn phòng phẩm (VPP), bảo hộ lao động (BHLĐ);
- Thực hiện theo dõi và làm thủ tục tạm ứng/ thanh toán chi phí thử nghiệm mẫu, chi phí hiệu chuẩn thiết bị, chi phí kế hoạch công tác… thuộc trách nhiệm của Phòng.
- Hỗ trợ Trưởng phòng lập kế hoạch ngân sách chi tiêu hành chính;
- Theo dõi tiêu hao, lập yêu cầu mua/cấp phát/đổi trả VPP, BHLĐ của Phòng;
- Theo dõi và báo cáo tình hình thực hiện ngân sách của Phòng;
2 Quản lý kho
- Lập các yêu cầu mua vật tư, hóa chất, thiết bị theo kế hoạch để đảm bảo lượng hàng sử dụng và dự phòng cho hoạt động của Phòng hàng quý.
- Hỗ trợ Trưởng phòng để phối hợp với các ca/ tổ lập và tổng hợp kế hoạch sử dụng vật tư, công cụ, dụng cụ, thiết bị của đơn vị.
- Theo dõi, phối hợp cùng các Tổ trưởng/Trưởng ca tiếp nhận vật tư, dụng cụ, thiết bị và hóa chất nhập kho;
- Thực hiện công tác lưu kho, bảo quản và quản lý tồn kho vật tư, công cụ, dụng cụ, thiết bị, hóa chất.
- Thực hiện công tác nhập xuất vật tư, dụng cụ, thiết bị, hóa chất theo đúng QT/QĐ;
- Thực hiện công tác kiểm kê định kỳ của Phòng theo chỉ đạo của Trưởng phòng khi có thông báo kiểm kê của Công ty.
- Thực hiện công tác nghiệm thu vật tư, công cụ, dụng cụ, thiết bị, hóa chất của đơn vị theo phân công của Trưởng phòng.
3 Các công việc khác do Trưởng phòng phân công.
Báo cáo và đề xuất
- Báo cáo các vấn đề phát sinh, sai khác so với QT/QĐ, đề nghị sửa đổi/ cải tiến để phục vụ cho công tác văn thư, quản lý lao động, quản lý kho.
- Báo cáo tình hình chi tiêu ngân sách, nguyên nhân và giai pháp khắc phục.
- Báo tình trạng vật tư, CCDC, hóa chất,…và tồn kho, nguy cơ thiếu dự phòng hoặc suy giảm chất lượng do lưu quá hạn để đề xuất mua hoặc xuất sử dụng, bảo dưỡng để lưu kho.
