Quản trị hành chính và xây dựng hệ thống quy chế
- Thiết lập, rà soát và hoàn thiện hệ thống quy chế quản lý hành chính (bao gồm: quản lý tài sản cố định, xe công, v.v.); định kỳ đánh giá và cải tiến quy trìrình nhằm tăng cường chuẩn hóavà hiệu quả thực thi.
- Căn cứ vào chiến lược phát triển của công ty, xây dựng và triển khai kế hoạch hành chínhhàng năm nhằm đảm bảo đồng bộ với mục tiêu vận hành của toàn Tập đoàn.
Vận hành hành chính thường nhật
- Chịu trách nhiệm mua sắm và quản lý văn phòng phẩm, thiết bị, xe công,… đảm bảo nguồnlực được cung ứng đầy đủ, kịp thời và hợp lý.
- Điều phối tổng thể các hoạt động bảo trì rì văn phòng, quản lý dịch vụ vệ sinh – an ninh thuê ngoài, đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn, vận hành ổn định
Tổ chức họp và các hoạt động nội bộ
- Chủ trì rì tổ chức các cuộc họp trọng điểm như họp thường niên, họp quý, các sự kiện nội bộnhư tiệc cuối năm, hoạt động gắn kết đội ngũ, lễ kỷ niệm, v.v.
- Quản lý toàn bộ chuỗi công việc từ lập kế hoạch – triển khai – điều phối hiện trường – tổng kết sau sự kiện, nhằm nâng cao tính gắn kết nội bộ và truyền tải hiệu quả văn hóa doanhnghiệp
Công tác đối ngoại & tiếp khách
- Phụ trách tiếp đón khách đến làm việc, điều phối lịch trìrình và các hoạt động đi kèm nhằmxây dựng hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp trong mắt đối tác bên ngoài
- Phối hợp cùng các bộ phận liên quan thực hiện công tác kết nối, làm việc với cơ quan nhà nước, đối tác, hiệp hội ngành nghề,…
Quản lý tài sản cố định và ngân sách hành chính
- Xây dựng ngân sách hành chính hàng năm, theo dõi quá trìrình sử dụng chi phí và kiểm soátngân sách, hướng đến quản lý tinh gọn, tiết kiệm.
- Quản lý toàn diện tài sản hành chính (bao gồm việc đăng ký, kiểm kê, thanh lý,…), đảm bảo khai thác hiệu quả các nguồn lực hiện hữu.
Quản lý công tác thu mua
- Lập kế hoạch mua hàng theo năm, tổ chức thực hiện quy trìrình thu mua (đấu thầu, so sánhgiá, đàm phán,…).
- Thiết lập và duy trì rì hệ thống nhà cung cấp chất lượng, đảm bảo hiệu quả chi phí và chấtlượng hàng hóa/dịch vụ đầu vào.
Ứng phó tình huống khẩn cấp và nhiệm vụ đột xuất
- Xây dựng phương án ứng phó tình huống khẩn cấp (thiên tai, dịch bệnh,…), điều phối xử lýcác sự cố phát sinh một cách linh hoạt, kịp thời.
- Thực hiện các nhiệm vụ trọng điểm hoặc công việc đột xuất theo chỉ đạo của cấp trên.
Yêu cầu công việc
- Am hiểu về xây dựng quy chế hành chính, quản lý tài sản, quy trình mua sắm và kiểm soát ngân sách;
- Có tối thiểu 5 năm kinh nghiệm trong công tác quản lý hành chính, ưu tiên ứng viên từng làm việc tại các doanh nghiệp vừa và lớn, hoặc tập đoàn;
- Có tinh thần trách nhiệm cao, khả năng thực thi mạnh, chủ động giải quyết các nghiệp vụ hành chính thường nhật;
- Kỹ năng tổ chức, phối hợp và giao tiếp tốt, linh hoạt xử lý tình huống phát sinh;
- Tốt nghiệp đại học trở lên, ưu tiên chuyên ngành Quản trị hành chính văn phòng, Quản trị doanh nghiệp hoặc các ngành liên quan;
- Ứng viên có khả năng giao tiếp tiếng Trung hoặc tiếng Anh là một lợi thế, có thể làm việc trong môi trường đa ngôn ngữ và báo cáo song ngữ.
- Ưu tiên có kinh nghiệm làm việc với nhà cung cấp dịch vụ vệ sinh, an ninh thuê ngoài;
- Thành thạo các phần mềm văn phòng, có năng lực phân tích dữ liệu và thiết kế quy trình cơ bản;
Quyền lợi
- Đóng bảo hiểm xã hội dựa trên toàn bộ mức lương gộp.
- Môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp và thân thiện với nhiều cơ hội phát triển và thăng tiến.
- Tuân thủ đầy đủ Luật lao động Việt Nam, bao gồm đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp.
- Mức lương thưởng, phúc lợi cạnh tranh, thỏa thuận trực tiếp theo năng lực và kinh nghiệm.
- Các chế độ nghỉ phép năm, nghỉ lễ tết theo quy định của nhà nước Việt Nam.
Thời gian và địa điểm làm việc
Thời gian:
- Thứ 2- Thứ 6: từ 08:30 đến 17:30
- Thứ 7: từ 09:00 đến 17:00
Địa điểm: 497 Nguyễn Kiệm, Phường Đức Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh.
