Personal Assistant

Direct Support to the Board of Directors
• Prepare documents, reports, and meeting minutes (English & Vietnamese). Chuẩn bị tài liệu, báo cáo, biên bản họp (tiếng Anh & tiếng Việt).
• Manage calendars, schedule meetings, reminders, and business trips. Quản lý lịch làm việc, nhắc lịch, sắp xếp họp & công tác.
• Track action items assigned by the BOD and update progress regularly. Theo dõi các hạng mục mà BOD giao cho các bộ phận và cập nhật tiến độ.
Project Coordination Support (Admin Support)
• Maintain project files and documentation with proper confidentiality. Quản lý file, tài liệu dự án theo chuẩn bảo mật.
• Coordinate with the Project Manager to consolidate technical documents, contracts, and timelines. Phối hợp với Project Manager để tổng hợp tài liệu kỹ thuật, hợp đồng, timeline.
• Follow up on design approvals, MEP submissions, legal documentation, and licensing progress. Theo dõi tiến độ phê duyệt thiết kế, MEP, hồ sơ pháp lý, giấy phép
Coordination with Partners & Tenants
• Assist in preparing commercial materials (tenant mix, contract documentation). Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu thương mại (tenant mix, hồ sơ hợp đồng).
• Arrange meetings, send information, follow up on deadlines, and support issue resolution. Sắp xếp lịch họp, gửi thông tin, nhắc deadline và hỗ trợ xử lý tình huống phát sinh.
• Serve as the contact point for contractors, partners, and tenants as requested by the BOD. Là đầu mối liên lạc với nhà thầu, đối tác, tenants khi BOD yêu cầu.
Administrative & Office Tasks
• Assist with tasks related to Soft Opening and Grand Opening (when applicable). Hỗ trợ các nhiệm vụ liên quan đến Soft Opening & Grand Opening (nếu có).
• Support payment requests, expense procedures, and invoice filing with the Accounting team. Hỗ trợ thanh toán, đề nghị chi, lưu trữ hóa đơn với phòng kế toán.
• Perform other duties as assigned by the BOD. Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu từ BOD.

• Strong English communication skills (spoken & written).
• Proficient in MS Office and Google Workspace.
• Professional, detail- oriented, and highly confidential.
• Excellent organizational and follow- up skills.
• Proactive, flexible, and able to work under pressure.
• Strong communication skills, quick handling, able to multitask.
• Strong service mindset and problem- solving attitude.
• 2–4 years of experience as PA/Executive Assistant/Admin Coordinator.
• Prefer candidates with experience in Hospitality, F&B, Retail, or project- based environments.

• Professional, international working environment.
• Competitive salary (based on qualifications).
• Social insurance and health insurance as regulated by law.
• 12 annual leave/year.
• Career development opportunities toward Office Manager or Project Coordinator.
• Opportunity to be part of a large- scale Food Hall project in Thao Dien.

Cập nhật gần nhất lúc: 2026-01-03 17:50:03