Phối hợp với Sale làm rõ, thống nhất với khách hàng các hạng mục dịch vụ cụ thể, chi tiết liên quan đến tổ chức sự kiện tại Samten Hills trong giai đoạn trước và sau khi ký Hợp đồng tổ chức sự kiện, hoạt động phát triển thị trường và chăm sóc khách hàng B2B như road show, hội nghị, hội thảo, loyalty ...
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết:
- Lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết gồm ý tưởng các hoạt động trong sự kiện, thành phần tham gia, số lượng người dự kiến, ngân sách dự trù, lịch trình, rủi ro cần dự phòng,...
- Lập danh sách nhân sự của từng bộ phận phối hợp thực hiện sự kiện, tổ chức họp, giải thích rõ ràng mọi yêu cầu trong kế hoạch triển khai phần việc của từng nhân sự tham gia
- Đề xuất các chương trình, hoạt động tương tác nhằm gia tăng trải nghiệm khách hàng
- Phối hợp với Mua hàng liên hệ các đối tác bên ngoài để chuẩn bị cơ sở vật chất cần thiết cho sự kiện (mặt bằng, bàn ghế, cổng chào...)
- Trình Ban lãnh đạo xét duyệt kế hoạch tổ chức sự kiện và triển khai kế hoạch được duyệt đến các bộ phận liên quan
Kiểm soát tiến trình triển khai:
- Giữ liên lạc thường xuyên với quản lý để kịp thời xin chỉ đạo xử lý
- Trực tiếp đến hiện trường đốc thúc nhân viên, đối tác hoàn thành đúng tiến độ cam kết
- Giám sát việc tháo dỡ và thu dọn sự kiện, dọn dẹp địa điểm diễn ra nhanh chóng, hiệu quả
- Phân công nhiệm vụ đúng người, đúng việc, kiểm soát chặt chẽ tiến trình triển khai tổ chức sự kiện theo kế hoạch thống nhất
- Giải đáp thắc mắc, xử lý sự cố/phàn nàn của khách hàng
- Đánh giá mỗi ngày, kịp thời phát hiện vấn đề gây trì trệ tiến độ thực hiện
- Điều phối việc vận chuyển đồ đạc, sắp xếp loa đài, cách bài trí, các phụ kiện trang trí, dự trù và linh hoạt triển khai phương án xử lý khẩn cấp từ những nguồn lực dự phòng đã được đề xuất trong kế hoạch hoặc trong phạm vi quyền hạn cho phép
Thiết lập báo cáo định kỳ:
- Đánh giá sự kiện đã vừa tổ chức, góp ý với các bộ phận để rút kinh nghiệm cho các sự kiện tiếp theo
- Báo cáo tổng kết các hoạt động liên quan đến sự kiện (tổng chi phí, số lượng người tham gia, số lượng tương tác, hiệu quả tiêu thụ sản phẩm tại sự kiện, khảo sát ý kiến khách hàng tham gia sự kiện...) sau khi sự kiện kết thúc
- Tổng hợp số liệu, hình ảnh liên quan đến tiến độ triển khai tổ chức sự kiện mỗi ngày
- Phân tích và thiết lập báo cáo định kỳ gửi Ban Điều hành
- Trực tiếp giải trình, báo cáo phản ánh tình hình khó khăn hoặc ảnh hưởng tiến độ trong quá trình triển khai
Tham mưu cho Ban lãnh đạo:
- Phân tích dữ liệu thu thập nội bộ Công ty (ngân sách, nhân sự, sản phẩm,...) và thị trường bên ngoài (thị hiếu tiêu dùng, sự kiện của đối thủ cạnh tranh, hình thức tổ chức sự kiện hiện đại,...) để có nhiều sự lựa chọn tốt nhất cho nhu cầu tổ chức sự kiện
- Trực tiếp phản biện những thắc mắc, phản hồi của quản lý và ban lãnh đạo về ý tưởng và những nguồn lực để hiện thực hóa ý tưởng đó
- Đề xuất ý tưởng tổ chức sự kiện hiệu quả dựa trên những số liệu nghiên cứu phân tích cụ thể
Phối hợp với Sale, Truyền thông xây dựng dữ liệu tổ chức sự kiện:
- Trích xuất dữ liệu tổ chức sự kiện trong quá khứ có giá trị minh chứng năng lực của Công ty để đưa vào truyền thông cho sự kiện hiện tại
- Lưu trữ, bảo mật mọi hình ảnh, báo cáo kết quả, hợp đồng tổ chức sự kiện cho khách hàng, hợp đồng cung cấp của đối tác... của tất cả các sự kiện đã tổ chức
Thực hiện các công việc phát sinh theo yêu cầu quản lý cấp trên.
