Kiểm soát bộ chứng từ thanh toán hàng hóa nhập khẩu, TSCĐ phát sinh theo đúng quy định. Nhập liệu và đánh số bộ chứng từ thanh toán phát sinh hàng ngày theo đúng quy định
Kiểm tra bộ hồ sơ thanh toán, đảm bảo các chứng từ, hóa đơn theo quy định của luật định và công ty.
Lưu chứng từ thanh toán, nhập khẩu theo quy định phòng kế toán.
Hồ sơ thanh toán sau khi kiểm tra đã hợp lệ sẽ đánh số thứ tự theo như quy định và ký đã nhận hồ sơ với các phòng ban liên quan.
Nếu hồ sơ thanh toán không hợp lệ, trả hồ sơ & phản hồi những điểm sai sót/cần bổ sung để phòng ban liên quan bổ sung.
Ghi nhận vào SAP kịp thời và chính xác, đảm bảo thông tin được ghi nhận chính xác và hợp lý
Kê khai hóa đơn đầy đủ, chính xác.
Công nợ ghi nhận đúng đối tượng.
Sau khi đánh số hồ sơ phải ghi nhận vào SAP phần chi phí thuế, công nợ phải trả, Tài sản, CDCC...
Đảm bảo hàng hóa ghi nhận theo chứng từ nhập khẩu. Tài sản, CCDC đúng quy định công ty và chuẩn mực kế toán
Báo cáo công nợ hàng tuần
Xuất công nợ từ SAP, làm bảng tuổi nợ để tiến hành làm báo cáo công nợ hàng tuần.
Từ báo cáo tuần, rà soát lại những khoản đã tạm ứng/trả trước có tuổi nợ hơn 60 ngày để yêu cầu các bộ phận liên quan tiến hành hoàn ứng/bổ sung chứng từ/hoàn trả lại tiền để đảm bảo chi phí được ghi nhận đủ, không bị rủi ro về tiền đã chi.
Báo cáo tháng
Rà soát lại chi phí, đảm bảo phải được hạch toán vào đúng mã chi phí, code trung tâm.
Kiểm tra đối chiếu kết quả kiểm kê tài sản, CCDC trung tâm gửi vào cuối tháng.
Theo dõi các khoản trích trước để hạch toán đúng kỳ.
Trích trước vào SAP chi phí trọng yếu như chi phí thuê kho, chi phí vệ sinh, chi phí hoạt động trung tâm.
Tiến hành truy xuất số liệu từ SAP của các tài khoản theo dõi.
Thực hiện luân chuyển tài sản trung tâm, văn phòng,kho.
Cập nhật toàn bộ chứng từ nhận trước ngày 28 của tháng vào SAP.
Hàng tháng đối chiếu số liệu sổ sách và thực tế. Lập báo cáo công nợ Phải trả, thực hiện xác nhận công nợ theo định kỳ.
Yêu cầu nhà cung cấp gửi đối chiếu công nợ định kỳ để đảm bảo công nợ ghi nhận giữa 2 bên là khớp.
Cuối tháng sau khi chốt sổ xong, tiến hành gửi công nợ nhà cung cấp trong nước và nước ngoài liên quan đến hàng hóa tài sản đến các phòng ban thực hiện hồ sơ để chốt công nợ hoặc yêu cầu hoàn ứng. Nếu có sự sai khác phải tìm ra nguyên nhân & trình cấp quản lý về cách thức điều chỉnh sai khác. Sau khi cấp quản lý duyệt sai sót, tiến hành điều chỉnh trên SAP.
Các yêu cầu khác từ Quản lý kế toán
