Triển khai xây dựng chiến lược Kế hoạch hoạt động/Kế hoạch hành động
Trưởng phòng Cấp cao Pháp lý chịu trách nhiệm tư vấn pháp lý về các lĩnh vực pháp lý khác nhau cho Tập Đoàn. Vị trí này bảo vệ cho lợi ích tốt nhất của Tập Đoàn trên góc độ pháp lý, cân bằng giữa các yêu cầu thương mại và quy định của pháp luật. Trưởng phòng Cấp cao Pháp lý đại diện cho Tập Đoàn đảm bảo các giao dịch pháp lý được triển khai và các vụ tranh chấp được xử lý với các điều kiện thuận lợi nhất, tiến hành các nghiên cứu và phân tích pháp lý cần thiết để đưa ra/soạn thảo các ý kiến pháp lý, luận điểm phản biện trong các sự vụ và các tài liệu pháp lý.
- Thu thập và tổng hợp dữ liệu có liên quan, tiến hành phân tích, phát triển các khuyến nghị, tư vấn các giải pháp phù hợp với định hướng và mục tiêu kinh doanh của Ngành và/hoặc Tập Đoàn.
- Triển khai hành động và thực thi theo tầm nhìn, chiến lược, khuôn khổ pháp lý và tuân thủ đã được thiết lập
Thực hiện chức năng nhiệm vụ hàng ngày
- Thiết lập, duy trì, cập nhật các tiêu chuẩn, điều kiện chuẩn cho các điều kiện, điều khoản hợp đồng đảm bảo tuân thủ pháp luật và phù hợp với mục tiêu kinh doanh của các công ty thuộc Tập Đoàn.
- Rà soát các vấn đề cần tuân thủ pháp luật; xác định, đánh giá, nhận diện các rủi ro pháp lý và tham mưu, tư vấn các chiến lược, cơ cấu giao dịch để giảm thiểu các rủi ro pháp lý cho hoạt động đầu tư và các giao dịch/vấn đề pháp lý nằm ngoài điều kiện chuẩn đã được Tập Đoàn phê duyệt.
- Chỉ đạo, định hướng cấu trúc giao dịch, thương lượng và thống nhất về mặt pháp lý các hợp đồng/thỏa thuận/tài liệu giao dịch phục vụ vận hành và hoạt động kinh doanh hàng ngày.
- Xây dựng các checklist/danh mục hồ sơ để kiểm soát rủi ro và tuân thủ pháp lý của các công ty thuộc Tập Đoàn, tham gia xây dựng các chiến lược, quy trình và biện pháp kiểm soát, rà soát các hoạt động của các công ty thuộc Tập Đoàn đảm bảo tuân thủ các quy định, tiêu chuẩn và pháp luật có liên quan.
- Phát triển và triển khai các chương trình đào tạo cho các Bộ phận của Khối Pháp Lý, các Ngành Kinh Doanh và các Khối Chức Năng.
- Cấu trúc giao dịch, soạn thảo, rà soát và thương lượng các tài liệu giao dịch gồm hợp đồng thuê trại, thỏa thuận liên doanh, liên kết, đầu tư, hợp tác, thành viên, cổ đông, mua bán/chuyển nhượng cổ phần, phần vốn góp và các tài liệu giao dịch liên quan; cho các hoạt động tài trợ vốn, các sản phẩm thuộc thị trường vốn, công cụ nợ, các sản phẩm tài chính, phát hành trái phiếu riêng lẻ, các sản phẩm phái sinh liên quan tài trợ tài chính (kể cả sản phẩm equity- linked), nhằm tối đa hóa hiệu quả kinh doanh và giảm thiểu rủi ro pháp lý.
- Phát triển, duy trì sự thống nhất về quy trình và thủ tục soạn thảo, rà soát các văn bản, tài liệu của Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên của các công ty thuộc Tập Đoàn.
- Quản lý các vấn đề pháp lý phát sinh trong giai đoạn điều tra, truy tố, xét xử và thi hành bản án hình sự, và làm đầu mối liên lạc với luật sư bên ngoài để đại diện cho công ty tại tòa án hoặc đàm phán giải quyết tranh chấp.
- Rà soát việc tổng hợp, theo dõi hệ thống lưu tữ tài liệu và hồ sơ quản trị của các công ty thuộc Tập Đoàn.
- Quản lý, hướng dẫn các công việc pháp lý liên quan đến quản trị doanh nghiệp, bao gồm soạn thảo các tài liệu có liên quan, phối hợp triển khai các chương trình họp, nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và điều lệ công ty.
- Tham vấn, tư vấn, rà soát tuân thủ pháp luật lao động, các thỏa thuận liên quan đến quan hệ lao động, nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể.
- Tư vấn, rà soát các tài liệu/văn bản, điều phối nhân sự khi thực hiện thủ tục pháp lý để thành lập mới/điều chỉnh, giải thể doanh nghiệp/chi nhánh/địa điểm kinh doanh, đăng ký đầu tư/chấp thuận chủ trương đầu tư/chấp thuận dự án đầu tư ra nước ngoài, điều chỉnh hoạt chấm dứt dự án đầu tư, ngành nghề kinh doanh có điều kiện và đất đai của dự án.
- Thẩm định, đánh giá hồ sơ/tài liệu pháp lý của đối tác, tham vấn và hỗ trợ pháp lý trước khi ký kết hợp đồng thuê trại, liên doanh, liên kết, đầu tư, hợp tác, góp vốn, mua bán/chuyển nhượng cổ phần/phần vốn góp của các công ty thuộc Tập Đoàn, các vấn đề pháp lý khác của dự án và phát triển các giải pháp để đạt được mục tiêu về năng suất, chất lượng dịch vụ.
- Rà soát xây dựng hợp đồng lao động mẫu và các biểu mẫu liên quan đến lĩnh vực lao động trong phạm vi vấn đề pháp lý lao động nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các công ty thuộc Tập Đoàn trong khuôn khổ pháp luật.
- Phát triển, duy trì sự thống nhất về quy trình và thủ tục soạn thảo, rà soát và ký kết các giao dịch, hợp đồng, thỏa thuận với đối tác, nhà cung cấp, khách hàng.
- Thực thi và đảm bảo tuân thủ các bộ hợp đồng mẫu cho hoạt động kinh doanh và vận hành của các Ngành Kinh Doanh và Khối Chức Năng.
- Nghiên cứu, cập nhật và đề xuất các phương án quản lý rủi ro pháp lý trong hoạt động và vận hành hàng ngày của các Ngành Kinh Doanh và các Khối Chức Năng thuộc các lĩnh vực thương mại, logistics, tài chính – tín dụng, bảo hiểm, cạnh tranh, chống độc quyền.
- Phối hợp tham gia với tư cách là đại diện công ty và/hoặc theo dõi hồ sơ tố tụng cùng các luật sư tố tụng (external lawyer) trong các tranh chấp theo thủ tục trọng tài, thủ tục khiếu nại hành chính, hoặc thủ tục tố tụng tại tòa án, mà công ty là bị đơn, nguyên đơn hoặc người có quyền và nghĩa vụ liên quan.
- Xây dựng các quy trình, biểu mẫu, danh mục liên quan đến pháp lý quản trị doanh nghiệp do Khối Pháp Lý phụ trách (các văn bản của Tập Đoàn).
Nghiên cứu, phân tích và tư vấn các vấn đề pháp lý
- Thực thi và khuyến khích áp dụng triệt để các văn bản nội bộ (quy trình, quy chế, quy tắc …) của Tập Đoàn điều chỉnh vấn đề đạo đức doanh nghiệp và đạo đức pháp lý
- Đưa ra ý kiến pháp lý và luận điểm phản biện trong các sự vụ dựa trên các cơ sở pháp lý đã nghiên cứu
- Phát triển các phương pháp tiếp cận để xử lý các tình huống pháp lý và trao đổi với các bên dự phần phù hợp
- Diễn giải các quy định pháp luật mới để đánh giá tác động đối với hoạt động kinh doanh của Tập đoàn
- Tổ chức đào tạo về các vấn đề pháp lý cho các chuyên gia không phải pháp lý và các thành viên Khối Pháp lý trong Tập Đoàn
- Xác định chiến lược cho các phương pháp tư vấn pháp lý nội bộ và bên ngoài cũng như phạm vi tư vấn pháp lý cho các bên dự phần
- Rà soát chứng cứ dựa trên cơ sở tài liệu bằng văn bản, thông tin hợp pháp và luận điểm phản biện đã được chuẩn bị cho các vụ tranh tụng, thỏa thuận kinh doanh thương mại và giao dịch pháp lý
- Đưa ra các bản tóm tắt ý kiến pháp lý, cập nhật pháp luật và tư vấn pháp lý cho các bên dự phần trong Tập Đoàn
- Tư vấn pháp lý và cập nhật về các lợi thế/bất lợi trong bối cảnh pháp lý hiện tại, và truyền đạt các bản tóm tắt pháp lý cho đội ngũ quản lý cấp cao
Đánh giá và quản trị rủi ro pháp lý
- Thu thập thông tin để xác định và đánh giá rủi ro pháp lý
- Xây dựng kế hoạch hành động để giảm thiểu rủi ro pháp lý
- Thúc đẩy các hoạt động giảm thiểu rủi ro pháp lý và quản trị rủi ro
- Đóng góp vào việc phát triển và xây dựng các văn bản nội bộ liên quan đến quản trị rủi ro pháp lý
- Tiến hành hoặc tạo điều kiện cho việc đánh giá rủi ro pháp lý
- Rà soát và giải quyết mọi rủi ro pháp lý đối với các hoạt động kinh doanh trong Tập đoàn
- Đề xuất các khuyến nghị để giải quyết các vấn đề pháp lý và chính sách công
- Truyền tải, truyền đạt nội dung của các quy định, tiêu chuẩn tuân thủ và các loại văn bản nội bộ (quy trình, quy chế, quy tắc…) có liên quan trong toàn Tập đoàn
Quản lý và/hoặc hỗ trợ cho các giao dịch pháp lý
- Rà soát các hợp đồng, thỏa thuận, tài liệu giao dịch, quy trình thẩm định, tranh chấp pháp lý và các hoạt động pháp lý khác cho Tập Đoàn
- Rà soát các tài liệu pháp lý không thường xuyên và các thư từ trao đổi để xác định sự phù hợp với hệ thống văn bản nội bộ liên quan đến pháp lý và ngưỡng rủi ro pháp lý
- Soạn thảo các tài liệu, văn bản và thư từ trao đổi pháp lý
- Giám sát các đơn nộp liên quan đến bằng sáng chế và sở hữu trí tuệ (IP)
- Truyền tải, truyền đạt các đánh giá/cân nhắc pháp lý phù hợp với chiến lược và lợi ích của Tập Đoàn
- Đánh giá tác động của chính sách công đối với các giao dịch pháp lý của Tập Đoàn
- Phối hợp công việc cùng với các cố vấn bên ngoài để hỗ trợ cho việc chuẩn bị hồ sơ và các giao dịch pháp lý
- Tiến hành rà soát định kỳ các giao dịch pháp lý để đảm bảo chất lượng
- Xác định các vấn đề có thể xảy ra và đề xuất các bước hành động cho các giao dịch pháp lý
Xây dựng đội ngũ
- Xây dựng, thiết kế, rà soát, soạn thảo, cập nhật, điều chỉnh các quy trình, lưu đồ nội bộ, biểu mẫu hợp đồng/văn bản, checklist/danh mục thẩm định, sổ tay pháp lý, tư vấn pháp lý, hệ thống lưu trữ, quản lý vụ việc, hồ sơ dự án, tài liệu dự án … và các tài liệu nội bộ khác của Khối Pháp Lý (gọi chung là “Văn bản quản lý của Khối Pháp Lý”) để Bộ phận và Khối Pháp Lý thực hiện nhiệm vụ một cách nhất quán và tối ưu hiệu quả.
- Định hướng, xây dựng và phát triển kế hoạch chiến lược và vận hành cho Bộ phận và các thành viên của Bộ phận, giám sát việc thực hiện và đo lường hiệu quả.
- Làm chủ thể quản lý hệ thống, công cụ để tập hợp và mô hình hóa vấn đề pháp lý, tài liệu pháp lý, tài liệu/hồ sơ dự án và quản lý kiến thức chuyên môn pháp lý trong Bộ Phận.
- Triển khai, đào tạo, giám sát đội ngũ thuộc Bộ phận và/hoặc Khối Pháp Lý trong việc sử dụng/áp dụng Văn bản quản lý của Khối Pháp Lý.
Sử dụng dịch vụ pháp lý thuê ngoài và quản lý nhà cung cấp dịch vụ pháp lý/dịch vụ tư vấn
- Dẫn dắt nhóm các công ty luật/luật sư/đơn vị tư vấn thuê ngoài đã được Tập Đoàn chỉ định nhằm mục đích giảm chi phí pháp lý, tối đa hóa giá trị và cải thiện khả năng dự đoán các vấn đề pháp lý, các quy định pháp luật, các tình huống pháp lý có thể phát sinh liên quan đến dự án, thủ tục pháp lý, vụ việc, tranh chấp.
- Kiểm tra, rà soát các hợp đồng dịch vụ pháp lý, thư yêu cầu dịch vụ để đảm bảo phù hợp với yêu cấu sử dụng dịch vụ pháp lý của các Ngành Kinh Doanh và các Khối Chức Năng.
- Thực hiện đấu thầu/lựa chọn thầu nếu cần, thương lượng mức phí với luật sư/đơn vị tư vấn bên ngoài.
- Xây dựng mô hình chi phí, cấu trúc chi phí dịch vụ và phân loại các vấn đề pháp lý cần hỗ trợ tư vấn từ luật sư hoặc đơn vị tư vấn thuê ngoài trình Luật Sư Trưởng phê duyệt.
Cải thiện hiệu suất/tối ưu chi phí
- Hợp tác chặt chẽ với các Trưởng Bộ Phận của Khối Pháp lý, đàm phán và quản lý các mối quan hệ giữa công ty luật/luật sư và bên cung cấp dịch vụ quan trọng, bao gồm cả việc thu xếp chi phí.
- Xác định, triển khai và định hướng các sáng kiến chiến lược và vận hành.
- Xác định tiêu chí, theo dõi để đo lường hiệu quả hoạt động của Bộ phận giúp có thông tin để ra quyết định và đánh giá kết quả công việc và báo cáo cho Luật Sư Trưởng.
- Quản lý, giám sát kế hoạch hoạt động của Bộ phận
- Quản lý ngân sách bộ phận, tối ưu chi phí và cân bằng hợp lý giữa chất lượng công việc và chi phí.
Phát sinh theo yêu cầu, dự án đặc biệt/Phát triển các giải pháp công nghệ
- Quản lý, xử lý các dự án đặc biệt theo yêu cầu của Luật Sư Trưởng.
- Tìm kiếm và sử dụng các công cụ và quy trình quản lý chuyên môn pháp lý để nâng cao năng suất và hiệu quả công việc của Bộ phận và Khối Pháp Lý.
Quản lý tài liệu/thông tin
- Đánh giá, định hướng tùy chỉnh và triển khai hệ thống quản lý tài liệu của Bộ phận.
- Xây dựng quy trình cụ thể để lưu trữ các tài liệu thẩm định, tài liệu giao dịch, văn bản, giấy tờ, hợp đồng liên quan đến dự án, hoạt động liên doanh, liên kết đầu tư, thủ tục pháp lý…
- Quản lý việc lưu trữ và duy trì hệ thống cơ sở tài liệu và dữ liệu của Bộ Phận.
