Mô tả công việc
Quản lý lịch làm việc và lịch họp:
Phối hợp, hỗ trợ bộ phận chuyên môn, nhóm trợ lý chuẩn bị và phân phối tài liệu họp, gửi lời mời họp, và ghi chép biên bản cuộc họp.
Nhận thông tin từ nhóm trợ lý, từ ban lãnh đạo, sắp xếp, quản lý, nhắc nhở và cập nhật lịch làm việc, lịch họp cho lãnh đạo với các bộ phận.
Đảm bảo các cuộc họp diễn ra đúng giờ và theo kế hoạch.
Dịch thuật và quản lý văn bản:
Nhận thông tin yêu cầu từ Ban lãnh đạo, từ nhóm trợ lý, bộ phận khác, thực hiện dịch thuật các văn bản, công văn, thông báo.
Lưu trữ và quản lý các tài liệu, hồ sơ riêng của Ban lãnh đạo, bộ phận thư ký trợ lý (nếu có), đảm bảo tuân theo quy định của công ty theo sự hướng dẫn của Văn thư. Đảm bảo dễ dàng truy xuất, tra cứu khi cần.
Xử lý thư từ và liên lạc:
Theo dõi thư từ, phối hợp với bộ phận trợ lý đảm bảo thông tin được xử lý đúng hạn.
Báo cáo đến Chủ tịch các email đến trong ngày, người phụ trách báo cáo email chi tiết đến Chủ tịch. Soạn thảo email theo yêu cầu của Ban lãnh đạo
Quản lý và xử lý thư từ, email, và các hình thức liên lạc khác. Đảm bảo thông tin được truyền đạt kịp thời và chính xác đến Ban lãnh đạo, đến nhóm trợ lý. Hàng ngày truy cập email Chủ tịch, ghi nhận, thông báo tới nhóm trợ lý, lãnh đạo có liên quan, đảm bảo email chuyên môn được ghi nhận đầy đủ.
Hỗ trợ hành chính:
Thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác như photocopy, in ấn tài liệu.
Đảm bảo môi trường làm việc ngăn nắp, gọn gàng và tiện nghi.
Hỗ trợ Ban lãnh đạo và các trợ lý trong các vấn đề ngoại giao, thiết lập và duy trì các mối quan hệ với đối tác, khách hàng và các bên liên quan.
Quản lý văn phòng phẩm và các trang thiết bị phòng làm việc của Ban lãnh đạo, của phòng thư ký trợ lý.
Tổ chức và chuẩn bị đón tiếp khách quan trọng, đảm bảo các cuộc gặp gỡ diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp.
Xử lý các vấn đề hành chính hoặc logistical phát sinh, giảm bớt khối lượng công việc cho các trợ lý và lãnh đạo.
Hỗ trợ tổ chức sự kiện và hội nghị:
Phối hợp với các bộ phận liên quan để chuẩn bị và thực hiện các sự kiện.
Hỗ trợ tổ chức các sự kiện nội bộ, hội nghị, hội thảo và các chương trình đào tạo.
Hỗ trợ quản lý tài chính:
Hỗ trợ trong việc quản lý ngân sách, chi phí và các hoạt động kế toán đơn giản liên quan đến hoạt động của Ban lãnh đạo, nhóm trợ lý (chốt bảng kê chi phí vé máy bay,...).
Theo dõi và quản lý các hóa đơn, chứng từ và thanh toán trong các hoạt động, theo chỉ đạo của Ban lãnh đạo, thông tin từ nhóm trợ lý.
Hỗ trợ các nhiệm vụ khác:
Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của lãnh đạo.
Hỗ trợ các trợ lý chuyên môn trong các dự án hoặc nhiệm vụ cần thiết khi có yêu cầu.
