Mục tiêu vai trò
Theo dõi tiến độ, đảm bảo các công việc được thực hiện đúng kế hoạch.
Thực hiện báo cáo định kỳ (ngày, tuần, tháng).
Quản lý, lưu trữ thông tin, tài liệu dự án.
Đảm bảo liên lạc, phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan (nhà đầu tư, tư vấn, nhà thầu, phòng ban nội bộ).
Hỗ trợ Ban Quản lý dự án trong các hoạt động thực hiện quản lý dự án, quản lý thi công, quản lý thiết kế, quản lý vận hành dự án.
Trách nhiệm chính
Lập lịch & phối hợp dự án
Sắp xếp lịch họp, điều phối các cuộc họp dự án: chuẩn bị agenda, mời người tham dự, đặt phòng, thiết bị, …
Theo dõi, cập nhật và đôn đốc tiến độ, kế hoạch thực hiện dự án.
Ghi biên bản cuộc họp, theo dõi, nhắc việc các bên thực hiện cam kết.
Liên hệ, phối hợp với các bên kỹ thuật (tư vấn, thiết kế, nhà thầu) để giải quyết các vấn đề phát sinh.
Quản lý tài liệu & hồ sơ
Nhận, xử lý, phân phối văn bản giữa các phòng ban, nhà thầu, tư vấn.
Kiểm tra, rà soát tính hợp lệ của tài liệu trước khi nộp để phê duyệt.
Lưu trữ hồ sơ quan trọng như bản vẽ thi công, hồ sơ thanh toán, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, biên bản họp, hồ sơ phát hành, email nhận/đi, mẫu vật tư thiết bị…
Quản lý hệ thống lưu trữ tài liệu (bản giấy lẫn bản mềm): sao lưu, phân mục, kiểm soát phiên bản.
Hỗ trợ hợp đồng & thanh toán
Theo dõi tiến độ ký kết hợp đồng thiết kế hoặc thi công.
Điều phối kiểm tra hồ sơ thanh toán của nhà thầu, tư vấn trước khi trình chuẩn.
Liên lạc & phối hợp bên liên quan
Truyền đạt thông tin kỹ thuật & hành chính một cách chính xác, đầy đủ đến các bên.
Là cầu nối giữa công ty, nhà thầu, các đơn vị tư vấn.
Báo cáo & quản lý hệ thống
Thực hiện báo cáo dự án định kỳ (hàng ngày, tuần, tháng).
Thực hiện các công việc hành chính khác theo phân công của Trưởng ban quản lý dự án.
Theo dõi các chỉ số, vấn đề rủi ro, đề xuất giải pháp khi phát sinh.
Hỗ trợ hậu cần & hành chính
Sắp xếp công tác công tác – lịch công tác, đặt vé, tổ chức chuyến đi, khách sạn nếu cần.
Quản lý công việc văn phòng: nhận cuộc gọi, thư từ, email, nhập thông tin, làm giấy tờ.
Theo dõi lưu trữ mẫu vật, tài liệu kỹ thuật (brochures, samples, datasheets) nếu cần.
