MỤC TIÊU CÔNG VIỆC:
Hỗ trợ Ban Lãnh đạo trong các hoạt động hành chính, thư ký, tổ chức họp, tiếp khách và quản lý thông tin, nhằm đảm bảo hiệu quả vận hành và đối ngoại của Ban Lãnh đạo
NHIỆM VỤ CỤ THỂ
Công việc chuyên môn (các nhiệm vụ chính gắn với nghiệp vụ đặc thù của công việc):
Quản lý lịch làm việc của Chủ tịch HĐQT
- Theo dõi, nhắc lịch hằng ngày và cập nhật thay đổi kịp thời.
- Thông báo lịch làm việc theo chỉ đạo đến đối tác bên ngoài hoặc CBNV trong nội bộ.
Đầu mối điều phối thông tin, lịch làm việc và tổ chức họp:
- Thông tin đến các bộ phận phòng Ban về chỉ đạo của CT liên quan đến công việc theo chức năng nhiệm vụ của phòng ban;
- Chuẩn bị hậu cần cho cuộc họp (phối hợp với nhân sự chuyên trách hành chính): phòng họp, công cụ, thiết bị, trang trí/décor, đồ uống/ăn nhẹ …
- Nhắc lịch báo cáo đối với các phòng ban theo chỉ đạo của BLĐ.
- Đón tiếp khách, đối ngoại theo phân công;
- Chuẩn bị tài liệu cho các cuộc hội họp/làm việc của CT theo đặc thù và mục đích của từng sự kiện;
- Tiếp nhận yêu cầu làm việc/lịch hẹn từ các bộ phận nội bộ hoặc đối tác bên ngoài để sắp xếp lịch trình phù hợp;
Tham gia hoạt động đối ngoại
- Phối hợp với bộ phận Truyền thông – Marketing trong các hoạt động tiếp khách, sự kiện có yếu tố đối ngoại theo phân công.
Hỗ trợ hành chính & tài liệu
- Ghi biên bản họp trong các cuộc họp có sự tham gia hoặc ủy quyền của Chủ tịch HĐQT.
- Thu nhận hồ sơ/tài liệu từ các phòng ban để trình ký và giao trả đúng hạn.
Chuẩn bị hậu cần & phương tiện
- Sắp xếp hậu cần cho các chuyến công tác của CT.
- Chủ trì chuẩn bị hậu cần cho hoạt động tiếp khách, công tác, sự kiện Chủ tịch tham dự tại văn phòng Công;
- Đầu mối liên hệ với đối tác cho các buổi làm việc của CT ở bên ngoài Công ty;
- Điều phối phương tiện đưa đón Chủ tịch hàng ngày hoặc theo lịch công tác.
Hỗ trợ cá nhân
- Thực hiện các công việc hỗ trợ cá nhân: chuẩn bị tài liệu, hồ sơ, visa, đặt lịch trình, kiểm tra email, in ấn, sắp xếp đồ dùng, quà tặng…
Công việc phối hợp (các công việc cần thực hiện cùng phòng ban/bộ phận/cá nhân khác):
- Phối hợp cùng các phòng ban khác trong việc tổ chức các hoạt động/ sự kiện nội bộ
- Các công việc khác theo yêu cầu trực tiếp từ Chủ tịch HĐQT.
QUAN HỆ CÔNG VIỆC
- Nội bộ Công ty (các phòng ban liên quan cần phối hợp): Toàn bộ các phòng ban trong Công ty
- Đối tác: Các cơ quan nhà nước/ sở/ ban ngành theo phạm vi công việc; các đối tác liên quan đến hoạt động đầu tư kinh doanh theo phạm vi được phân công
- Trong hệ thống (công ty con/đơn vị thành viên/liên kết): Toàn bộ các công ty trong Tập đoàn
