THƯ KÝ KINH DOANH VẬN TẢI

1. Xử lý đơn đặt hàng và theo dõi giao hàng:
   
   
   
   1. Nhận đơn hàng từ NVKD hoặc khách hàng qua điện thoại, email, kiểm tra tính hợp lệ của đơn hàng và tiến hành làm đơn đặt hàng chuyển qua phòng điều độ, nếu không hợp lệ thì trả lại cho khách hàng hoặc NVKD.
   
   
   2. Phối hợp cùng NVKD theo dõi tiến trình vận chuyển để đảm bảo đơn hàng được giao tới khách hàng đúng thời gian. Nếu có vấn đề phát sinh lập tức phải có phản hồi thông tin tới các phòng ban liên quan và NVKD phụ trách khách hàng đó.
   
   
   3. Tiếp nhận chứng từ trả lại của Thư ký Điều độ và lập bảng kê đối chiếu với khách hàng.
   
   
   4. Nhận đề nghị xuất hóa đơn từ khách hàng hoặc NVKD. Nếu hợp lệ thì chuyển cho kế toán thuế và nhận lại để chuyển cho NVKD giao cho khách hàng, nếu không hợp lệ thì trả lại cho khách hàng hoặc NVKD.
   
   
   
   


2. Kiểm soát công nợ:

1. Nhận biên bản giao nhận hàng hóa và các chứng từ liên quan, làm báo cáo và cập nhật công nợ khách hàng.


2. Phối hợp cùng NVKD để kiểm soát công nợ của khách hàng phụ trách.


3. Thông báo công nợ và đôn đốc NVKD thu nợ đúng hạn, chính xác, theo dõi định mức công nợ khách hàng được duyệt.


4. Hỗ trợ NVKD gọi điện thoại đòi nợ khách hàng có công nợ khó đòi.


5. Phối hợp phòng kế toán đối chiếu công nợ hàng tháng (theo quy trình đối chiếu công nợ).

III. Thanh toán các chi phí

1. Theo dõi hợp đồng chiết khấu và gửi giá.


2. Tập hợp và làm đề nghị thanh toán những khoản chiết khấu, gửi giá cho khách hàng.


3. Kiểm tra phiếu thu tiền của NVKD và các khoản thanh toán qua ngân hàng để cập nhật công nợ khách hàng.

IV. Các công việc hành chính của khu vực được giao quản lý:

1. Quản lý hồ sơ khách hàng: nhận thông tin từ NVKD để cập nhật vào hồ sơ.


2. Quản lý các giấy tờ, hồ sơ liên quan đến hoạt động kinh doanh của phòng.


3. Lập các báo cáo tổng hợp kết quả hoạt động bán hàng cho TP và BGĐ.

V. Nhiệm vụ khác:

1. Phối hợp Phòng Điều Độ để: liên hệ xe, xác định thời gian và địa điểm giao nhận.


2. Hỗ trợ NVKD làm: báo giá, duyệt giá, hồ sơ khách hàng, lập/điều chỉnh hợp đồng, công văn nhắc nợ khi nhân viên bán hàng ra ngoài hoặc đi công tác.

3. Đề xuất những ý tưởng, sáng kiến cho phòng và Công ty, góp ý kiến cho các bộ phận liên quan.

- Kinh nghiệm làm việc trên 1 năm, ưu tiên đã từng làm thư ký kinh doanh hoặc kế toán công nợ.

Cập nhật gần nhất lúc: 2023-02-24 18:00:05