• Hành chính – quản trị:
- Thường xuyên cập nhật các chính sách pháp luật liên quan hoạt động tài chính & kế toán của khách sạn và đề xuất điều chỉnh phù hợp, đảm bảo quyền lợi – nghĩa vụ của Công ty – khách sạn được thực hiện đúng & đủ, mọi hoạt động của khách sạn luôn xuyên suốt và tuân thủ pháp luật toàn diện.
- Tuân thủ các Quy định – quy chế… liên quan tài chính- kế toán, quản lý các khoản thu chi tiền mặt thông qua tất cả các nguồn, phương tiện tiền mặt cho khách sạn.
- Báo cáo Kế Toán Trưởng hàng tháng theo quy đinh Kết quả hoạt động thu chi tiền mặt – so sánh với Kế hoạch được duyệt. Giải trình lý do khách quan – chủ quan, đưa ra đánh giá và giải pháp. Báo cáo tất cả các sự việc – vướng mắc, liên quan quy định tài chính, ngân hàng, chính quyền – ban ngành và đề xuất phương án & xử lý – khắc phục.
• Đối nội & đối ngoại:
- Xây dựng & duy trì mối quan hệ tốt đồng nghiệp trong khách sạn và các khách sạn khác, với các đối tác – khách hàng, Ban ngành liên quan …thông qua việc thăm viếng trực tiếp, chiêu đãi… hoặc gián tiếp.
- Tiếp nhận tất cả các sự việc, yêu cầu… từ các Trưởng Bộ Phận, đồng nghiệp và đối tác – khách hàng… một cách chuyên nghiệp, xử lý theo thẩm quyền hoặc trình Kế Toán Trưởng để được chỉ đạo xử lý- đảm bảo các vấn đề được giải quyết thỏa đáng.
• Hoạt động:
- Kiểm tra tính hợp pháp và hợp lý của chứng từ trước khi xuất, nhập tiền khỏi quỹ.
- Kiểm soát hoạt động của Nhân viên thu ngân thuộc Phòng Kế Toán, đảm bảo các khoản thu tiền mặt luôn đầy đủ, báo cáo – ghi nhận sổ sách, tài khoản, chứng từ minh bạch & đúng thời hạn quy định, việc thu tiền mặt vào quỹ và quản lý tiền mặt luôn an toàn, đúng quy trình – quy định.
- Đảm bảo tất cả các Báo cáo định kỳ cho Kế Toán Trưởng đầy đủ và đúng ngày theo qui định.
- Kiểm tra, kiểm soát và quản lý các loại chứng từ trước khi thu, chi, bao gồm giấy giới thiệu, chữ ký các bên liên quan, chứng minh thư nhân dân, số tiền.
- Quản lý – sử dụng hiệu quả tài nguyên, nhân lực…đúng mục đích công việc, tiết kiệm và không sử dụng phung phí, cho mục đích cá nhân.
- Thực hiện việc thanh toán tiền mặt hàng ngày theo quy trình thanh toán của công ty.
- Tham gia họp bộ phận định kỳ để xem xét – đánh giá lại các hoạt động của bộ phận và đề ra phương án cho thời gian tới.
- Yêu cầu chấp hành nguyên tắc bảo mật.
- Quản lý chìa khoá két sắt tiền an toàn và không cho phép truy cập trái phép.
- Điều tiết cân đối giữa việc thu và chi sao cho cân đối tránh trường hợp bội chi, tránh trường hợp phạm pháp như hành vi rửa tiền.
- Thực hiện nghiêm chỉnh, quản lý định mức tồn quỹ tiền mặt của Công ty, thực hiện việc phân bổ sử dụng sao cho phù hợp, hợp lý đối với mức quỹ chưa được sử dụng.
- Tích cực tham gia các sự kiện, chương trình của Ban Giám Đốc khách sạn tổ chức cho nhân viên vui chơi giải trí, tái tạo năng lượng – lan tỏa sự gắn kết, tương trợ nhau giữa các thành viên trong Bộ Phận cũng như giữa các Bộ Phận với nhau, với Ban Lãnh Đạo khách sạn. Đó cũng là hình ảnh & thương hiệu của khách sạn với đối tác- khách hàng, đồng nghiệp trong ngành khách sạn.
- Kiểm tra chất lượng tiền mặt để phát hiện tiền giả và báo cáo kịp thời.
- Quản lý định mức tiền lẻ, tiền chẵn của Công ty và phân phát cho bộ phận thu ngân.
- Lưu trữ và kiểm kê chứng từ thu chi tiền.
- Thực hiện kiểm kê và đối chiếu quỹ hàng ngày với kế toán thanh toán.
- Đảm bảo Tất cả hồ sơ, chứng từ được lưu trữ theo quy định.
- Phân loại và quản lý chất lượng tiền mặt để dễ dàng nhận biết và xác định lưu lượng tiền.
- Đảm bảo về mức chi tiêu thực tế của bộ phận luôn hợp lý – hiệu quả, nằm trong kế hoạch, dự toán.
- Hạch toán chính xác đầy đủ các nghiệp vụ của quỹ tiền mặt, kết hợp với việc làm các báo cáo chính xác.
- Đảm bảo đủ số dư trong quỹ tiền để phục vụ kinh doanh và chi trả lương cho nhân viên, thông báo kịp thời số dư quỹ cho kế toán trưởng.
- Lắng nghe – tiếp thu ý kiến nhân viên, đề xuất cải thiện môi trường làm việc ngày càng tốt hơn.
- Hàng ngày, tiến hành nộp tiền mặt vào ngân hàng đối với số tiền mặt vượt định mức tồn quỹ.
- Quản lý quỹ tiền mặt trong két sắt của doanh nghiệp.
- Tuân thủ lịch làm việc, lịch công tác đã được duyệt, đề xuất điều chỉnh nếu cần thiết tùy vào yêu cầu công việc.
• Quyền hạn:
- Từ chối thực hiện những khoản chi không hợp lý, thiếu chứng từ, sai quy định – nguyên tắc…của Bộ Phận Kế Toán và pháp luật.
- Xây dựng kế hoạch huấn luyện nhân viên dưới quyền (nếu có).
• Nhiệm vụ khác:
- Thực hiện bất kỳ nhiệm vụ và trách nhiệm hợp lý khác theo sự phân công của Kế Toán Trưởng.
- Thường xuyên tham gia các lớp tập huấn cập nhật các chính sách, quy định mới của các cơ quan – chính quyền, các lớp bồi dưỡng – nâng cao.
