1- Điều phối công việc của Lễ tân:
- Theo dõi quản lý số lượng thẻ từ tòa nhà và quản lý cấp phát thẻ cho cư dân theo quy định
- Thực hiện các công việc của 01 Nhân viên Lễ tân toà nhà;
- Giám sát và đánh giá kết quả hoạt động của các NVLT trong bộ phận.
- Điều phối và lập kế hoạch cho các nhận sự thực hiện công việc trong ngày/tuần và tháng.
- Tiếp nhận, giải quyết các phàn nàn, khiếu nại của khách hàng trong phạm vi phân cấp; Duy trì tốt mối quan hệ với cư dân;
- Quản lý và bảo mật, lưu trữ các hồ sơ thông tin của cư dân và hồ sơ đăng ký thi công.
- Kiểm tra/kịp thời cập nhật các thông tin chính xác.
- Theo dõi, kiểm kê, quản lý tài sản chung của Ban Quản lý tòa nhà; Cấp phát VPP...;
- Thực hiện/hỗ trợ phát bill, thu các loại phí của tòa nhà định kỳ theo quy định (phí gửi xe, phí dịch vụ, phí sử dụng nước sạch...) ;
- Thường xuyên kiểm tra trang phục, tác phong và thái độ độ làm việc của các NVLT trong bộ phận. Nhắc nhở nhân viên thực hiện đúng nội quy của Công ty, tòa nhà.
- Tổ chức phân công công việc cho nhân viên lễ tân (NVLT) và thực hiện công việc của 1 nhân viên lễ tân.
2- Xử lý các yêu cầu, phàn nàn của khách hàng:
- Xử lý các yêu cầu của KH mà cấp dưới không giải quyết được,
- Lưu lại những kiến nghị/phản ánh khó xử lý và cách giải quyết thích hợp để hướng dẫn nhân viên của bộ phận mình khi gặp những tình huống khó xử .
- Trực tiếp làm việc, phối hợp với các bộ phận trong việc CSKH đảm bảo hiệu quả công việc và làm lòng khách hàng.
3- Đào tạo bồi dưỡng nhân sự:
- Đảm bảo tính hiệu quả của các khóa đào tạo;
- Lên kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện các khóa đào tao, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho các nhân viên trong bộ phận;
- Phân công hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên mới của bộ phận.
5- Các công việc khác:
- Thường xuyên kiểm tra nhật kí công việc của bộ phận để đảm bảo mọi việc được hoàn thành đầy đủ;
- Tổ chức họp định kỳ, đột xuất của bộ phận lễ tân để triển khai công việc, thông báo những quy định – chính sách của công ty xuống các nhân viên thuộc bộ phận mình;
- Làm báo cáo theo quy định; Lập các thông báo theo quy định của Giám đốc tòa nhà;
- Thực hiện những công việc được giao khác bởi Trưởng ban quản lý.
- Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các nhân viên trong bộ phận và với các bộ phận khác;
- Phản ứng kịp thời trong các tình huống khẩn cấp: Báo cháy; mưa gió;...
- Tham gia các hội nghị, hội thảo, các khóa đào tạo về lễ tân;
- Lập các biểu mẫu cần cho quá trình hoạt động của bộ phận trình Trưởng ban phê duyệt;
