Mô tả công việc
- Maintain all office organization, files, etc.
- Plan and schedule meetings, conferences, teleconferences, and travel
- Produce Information by formatting, inputting, editing, retrieving, copying (both text, data, and graphics).
- Assess provided data and provide a concise overview for GD, if possible
- Perform all secretarial tasks such as schedule appointments, make travel and meeting arrangements, prepare letters, response to e- mails, take care of the filing system, etc.
- Coordinate with Department Heads to follow up any assigned projects and make sure that results are achieved in an effective manner
- Maintain customer confidence by keeping information confidential
- Welcome guests and customers; answer or direct inquiries
- Handle day- to- day internal & external correspondence
- Supervise the use of Company cars, stationery and office equipment.
- Secure information by completing data base backups
- Translate documents and records if necessary.
- Phối hợp với các Trưởng phòng để theo dõi các dự án được giao và đảm bảo rằng kết quả được đạt được một cách hiệu quả.
- Lập kế hoạch và lên lịch cho các cuộc họp, hội nghị, hội thảo qua điện thoại và chuyến đi.
- Đánh giá dữ liệu được cung cấp và cung cấp một cái nhìn tổng quan ngắn gọn cho Giám đốc, nếu có thể.
- Sản xuất thông tin bằng cách định dạng, nhập liệu, chỉnh sửa, truy xuất, sao chép (cả văn bản, dữ liệu và đồ họa).
- Giám sát việc sử dụng xe công ty, văn phòng phẩm và thiết bị văn phòng.
- Duy trì sự tổ chức văn phòng, tài liệu, v.v.
- Xử lý các công việc liên lạc nội bộ và bên ngoài hàng ngày.
- Chào đón khách và khách hàng; trả lời hoặc chuyển tiếp các yêu cầu.
- Dịch tài liệu và hồ sơ nếu cần thiết.
- Bảo mật thông tin bằng cách hoàn tất sao lưu cơ sở dữ liệu.
- Thực hiện tất cả các nhiệm vụ thư ký như lên lịch hẹn, sắp xếp chuyến đi và cuộc họp, chuẩn bị thư, phản hồi email, quản lý hệ thống lưu trữ, v.v.
- Duy trì sự tự tin của khách hàng bằng cách giữ thông tin bảo mật.
