- Coordinate with Department Heads to follow up any assigned projects and make sure that results are achieved in an effective manner
- Supervise the use of Company cars, stationery and office equipment.
- Maintain all office organization, files, etc.
- Produce Information by formatting, inputting, editing, retrieving, copying (both text, data, and graphics).
- Perform all secretarial tasks such as schedule appointments, make travel and meeting arrangements, prepare letters, response to e- mails, take care of the filing system, etc.
- Plan and schedule meetings, conferences, teleconferences, and travel
- Secure information by completing data base backups
- Welcome guests and customers; answer or direct inquiries
- Translate documents and records if necessary.
- Handle day- to- day internal & external correspondence
- Assess provided data and provide a concise overview for GD, if possible
- Maintain customer confidence by keeping information confidential
- Giám sát việc sử dụng xe công ty, văn phòng phẩm và thiết bị văn phòng.
- Bảo mật thông tin bằng cách hoàn tất sao lưu cơ sở dữ liệu.
- Thực hiện tất cả các nhiệm vụ thư ký như lên lịch hẹn, sắp xếp chuyến đi và cuộc họp, chuẩn bị thư, phản hồi email, quản lý hệ thống lưu trữ, v.v.
- Duy trì sự tổ chức văn phòng, tài liệu, v.v.
- Lập kế hoạch và lên lịch cho các cuộc họp, hội nghị, hội thảo qua điện thoại và chuyến đi.
- Đánh giá dữ liệu được cung cấp và cung cấp một cái nhìn tổng quan ngắn gọn cho Giám đốc, nếu có thể.
- Xử lý các công việc liên lạc nội bộ và bên ngoài hàng ngày.
- Duy trì sự tự tin của khách hàng bằng cách giữ thông tin bảo mật.
- Sản xuất thông tin bằng cách định dạng, nhập liệu, chỉnh sửa, truy xuất, sao chép (cả văn bản, dữ liệu và đồ họa).
- Phối hợp với các Trưởng phòng để theo dõi các dự án được giao và đảm bảo rằng kết quả được đạt được một cách hiệu quả.
- Chào đón khách và khách hàng; trả lời hoặc chuyển tiếp các yêu cầu.
- Dịch tài liệu và hồ sơ nếu cần thiết.
