Mục tiêu công việc:
Đảm bảo các kế hoạch, lịch trình làm việc của Tổng Giám Đốc được diễn ra thuận lợi, chính xác.
Đảm bảo các mục tiêu hợp tác, quan hệ và phát triển đối tác- khách hàng được thiết lập tốt đẹp.
Đảm bảo các kế hoạch chiến lược và kế hoạch thực thi của phòng ban được thực hiện và kết nối với chiến lược của công ty thông qua việc theo dõi, đánh giá và phản hồi liên tục.
Đảm bảo là cầu nối của Tổng Giám Đốc với các phòng ban trong công ty trong các hoạt động vận hành hằng ngày.
Đảm bảo các kế hoạch/ dự án quy mô cấp công ty được phân công điều phối hoặc phân công đảm nhiệm diễn ra đúng thời gian theo mục tiêu đã thống nhất và cam kết của các thành viên.
Mô tả công việc:
Đối nội:
Lập và thực hiện kế hoạch & chương trình làm việc, lịch làm việc của TGĐ theo định kỳ và bất thường:
Lịch làm việc của CEO với các Phòng Ban/ Cá nhân theo kế hoạch hoặc đột xuất.
Sắp xếp các cuộc họp, lịch làm việc của CEO trong nội bộ.
Lịch làm việc Thường niên/ Quý/ Tháng/ Tuần.
Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ cho các chương trình/ lịch làm việc & đi công tác của TGĐ:
Chuẩn bị việc di chuyển và lưu trú cho các chuyến công tác của TGĐ, làm thủ tục thanh toán chi phí liên quan.
Chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu của TGĐ cho các cuộc họp.
Thực hiện biên bản cuộc họp; gửi và xử lý phản hồi nội dung cuộc họp.
Thu thập các loại báo cáo định kỳ (Tuần/ Tháng/ Quý/ Năm) và báo cáo đột xuất từ các Giám đốc/ Quản lý chức năng với Tổng Giám Đốc.
Lưu trữ, quản lý báo cáo, hồ sơ khóa học:
Tổ chức việc lưu trữ hồ sơ khóa học và an toàn với các hình thức lưu trữ tiện ích nhất (soft copy/ hard copy).
Định kỳ sắp xếp hồ sơ lưu trữ.
Soát xét, kiểm tra các chứng từ, hồ sơ của các phòng ban khi trình TGĐ:
Từ chối và chuyển trả các hồ sơ không hợp lệ, giải thích và tư vấn cho người nộp bổ sung – hiệu chỉnh.
Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lý của văn bản, hồ sơ: đầy đủ chữ ký các BP liên quan theo quy định, không có nội dung bất thường – bất hợp lý.
Kiểm tra, soát xét hợp đồng trước khi trình TGĐ.
Quản lý hồ sơ đăng ký thương hiệu của Công ty:
Thực hiện việc đăng ký thương hiệu trong và ngoài nước với sự hỗ trợ của đơn vị tư vấn hoặc trực tiếp thực hiện.
Quản lý hồ sơ đăng ký thương hiệu, nhãn hiệu của Công ty.
Theo dõi, đánh giá và phản hồi liên tục kế hoạch chiến lược và kế hoạch thực thi của các phòng ban được thực hiện và kết nối với chiến lược của Công ty.
Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của CEO.
Đối ngoại:
Tìm kiếm các cơ hội, xây dựng mối quan hệ hợp tác, đối tác với các tổ chức, cá nhân cho mục tiêu phát triển hoạt động kinh doanh, hợp tác thương mại theo yêu cầu bao gồm:
Các cơ quan báo đài, sở kế hoạch đầu tư.
Sắp xếp các lịch làm việc của CEO với đối tác bên ngoài.
Nhà đầu tư, đối tác.
Phòng xúc tiến thương mại.
Làm việc với các tổ chức, cá nhân tư vấn về quản trị doanh nghiệp, pháp lý:
Các Văn phòng, Luật sư tư vấn.
Các công ty/ đơn vị tư vấn doanh nghiệp.
Thực hiện các thủ tục, hồ sơ cá nhân của TGĐ:
Thủ tục, hồ sơ xuất nhập cảnh khi đi công tác.
Hồ sơ cá nhân cho việc thương mại.
