Vận hành: Tiếp nhận và tổng hợp các thông tin chỉ đạo của Tổng giám đốc và Ban lãnh đạo để lên kế hoạch, tổ chức thực hiện và giám sát việc thực hiện công việc của các phòng / ban liên quan trong Công ty liên quan đến tổ chức vận hành toàn bộ khu đô thị (kỹ thuật, an ninh, PCCC, cảnh quan, vệ sinh, trung tâm dịch vụ, chăm sóc khách hàng, hotline), các tiện ích công cộng, khu vui chơi, vv… nhằm đạt được sự hài lòng cao nhất của cư dân và khách hàng:
- Giám sát việc thực hiện các quy trình, quy định về kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng cho hệ thống kỹ thuật, PCCC, vệ sinh, an ninh, vv…
- Lập kế hoạch hoạt động định kỳ và đột xuất (theo chỉ đạo của Ban lãnh đạo hoặc theo tình hình thực tế) cho lĩnh vực phụ trách.
- Tham gia giám sát và xây dựng các quy trình tiêu chuẩn liên quan đến quản lý và vận hành khu đô thị theo định hướng và chỉ đạo của Ban lãnh đạo.
- Tham gia thiết lập, xây dựng và duy trì mối quan hệ hợp tác, tin cậy với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, cơ quan công quyền, quản lý nhà nước.
- Tổ chức và theo dõi lập kế hoạch ngân sách và kế hoạch chi tiêu định kỳ phù hợp với ngân sách hoạt động hàng năm.
- Tham gia kiểm kê, đánh giá và xử lý các vấn đề về tài sản và thiết bị trong phạm vi, lĩnh vực công việc phụ trách.
- Tổ chức xây dựng và theo dõi, rà soát các kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa hàng quý, tháng, tuần, ngày của toàn bộ bộ phận vận hành, đảm bảo việc phòng ngừa các sự cố kỹ thuật.
- Giám sát các hoạt động của các nhà thầu cung cấp dịch vụ trong khu đô thị, đặc biệt các dịch vụ liên quan đến vệ sinh, an ninh, kiểm soát các động vật gây hại, côn trùng, vv…đảm bảo các công việc được thực hiện đồng bộ và trong vòng kiểm soát tài chính cho phép.
- Giám sát các hoạt động hàng ngày của các khu làm việc và các dịch vụ đi kèm các khu làm việc và vận hành, đảm bảo việc cung cấp dịch vụ quản lý chuyên nghiệp và có trách nhiệm.
- Tổ chức xây dựng và giám sát thực hiện các chương trình đánh giá nguy cơ, kế hoạch phòng chống, kế hoạch đào tạo để đảm bảo vận hành toàn khu đô thị thông suốt.
- Tham gia giải quyết, thu thập thông tin và tham mưu cho Ban lãnh đạo về các vấn đề liên quan đến vận hành khu đô thị và các tiện ích công cộng đối với các cơ quan chức năng.
Kinh doanh:
- Tham gia tổ chức và giám sát thực hiện các kế hoạch marketing và bán hàng, các sự kiện bán hàng, vv… và đánh giá hiệu quả hoạt động của Đại lý bán hàng và các đối tác.
- Lập các check- list và kế hoạch công việc; theo dõi việc triển khai các đầu mục công việc trong kế hoạch liên quan đến marketing, bán hàng của Công ty.
- Phối hợp với các phòng ban tổ chức thực hiện các báo cáo về marketing và bán hàng, tham vấn cho BLĐ các thông tin cần thiết, đầy đủ để ra quyết định.
- Phối hợp với các phòng ban liên quan tổ chức thực hiện các việc xây dựng các chương trình marketing và khai thác dịch vụ tiện ích công cộng trong khu đô thị, đồng thời phối hợp tổ chức triển khai một cách có hiệu quả.
- Tổ chức và phối hợp với các phòng ban triển khai các nghiên cứu thị trường và phát triển sản phẩm nhằm thúc đẩy doanh số bán hàng.
Các công việc khác:
- Đầu mối trình ký hồ sơ đối với các lĩnh vực phụ trách; soạn thảo công văn, tờ trình, phối hợp công tác liên quan đến hoạt động của Công ty và công việc phụ trách.
- Thực hiện công tác đề xuất, báo cáo theo yêu cầu của lãnh đạo; theo dõi văn bản, lưu trữ hỗ sơ.
- Liên hệ làm việc với các phòng ban/đối tác theo yêu cầu công việc.
- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp, check- list công việc cho Tổng giám đốc để phục vụ việc quản lý điều hành.
- Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu từ các Phòng Ban và tổng hợp gửi lên Tổng giám đốc.
- Trợ giúp Tổng giám đốc trong việc điều phối công việc với bên ngoài, kết nối các hoạt động với các phòng ban/cá nhân đảm bảo duy trì được các hoạt động hàng ngày, xử lý công việc kịp thời của các phòng/ban.
- Chủ động và tham mưu cho Tổng giám đốc về các tình huống phát sinh trong quá trình thực hiện công việc, các hoạt động marketing, kinh doanh, quản lý vận hành khu đô thị...
- Các công việc khác theo yêu cầu của Ban lãnh đạo.
