Quản lý chung
- Xây dựng định biên, mô tả công việc các vị trí, theo dõi và đánh giá thực hiện hoàn thành công việc của các nhân sự trong Ban quản lý. Tuyển dụng, đào tạo và quản lý; kiểm soát ;toàn bộ đội ngũ nhân viên tại Ban quản lý;
- Duy trì và đảm bảo các dịch vụ được thực hiện với tác phong chuyên nghiệp và kịp thời, đạt tiêu chuẩn (dịch vụ vận hành, bảo trì, làm sạch, cảnh quan cây xanh, an ninh…), đúng quy trình, quy định.
Quản lý nhân sự
- Đào tạo chuyên môn cho CBNV;
- Tối ưu hóa năng suất hiệu quả làm việc của CBNV;
- Đề xuất định biên nhân sự BQLTN; phối hợp P.HCNS tuyển dụng nhân sự;
- Xây dựng môi trường làm việc văn minh, chuyên nghiệp và hiện đại; CBNV BQLTN chấp hành đúng nội quy quy định của tòa nhà, Công ty & Tập Đoàn;
- Đánh giá chất lượng CBNV;
Quản lý tài chính & Tài sản
- Quản lý tài sản: tổ chức, triển khai, kiểm soát, đánh giá và thanh tra các việc: Quản lý tại sản trong phạm vi mình phụ trách, đảm bảo tuân thủ theo các quy định quản lý tài sản của Tập đoàn/ Công ty ban hành.
- Tổ chức lập triển khai, kiểm soát, đánh giá thực hiện ngân sách QLVH của BQL; xây dựng kiểm soát chi phí theo đúng định mức quy định hoặc theo hợp đồng.
- Tổ chức triển khai, tổng hợp quản lý tài sản của BQL: Đảm bảo tuân thủ theo quy định của Công ty và Tập Đoàn. Đảm bảo tài sản hoạt động đúng công năng, hiệu quả và theo định mức khấu hao.
- Đề xuất liên quan đến các hạng mục vận hành theo đúng phạm vi ngân sách, đúng thời điểm và cần thiết mang tính hiệu quả cao.
- Lập danh mục theo dõi tài sản chung tại tòa nhà, phân vùng quản lý tài sản theo khu vực đảm bảo cập nhật thông tin theo dõi tại sản định kỳ hàng quý, năm.
Quản lý cư dân / Khách hàng
- Làm việc với Cư dân/ CSH/ KH liên quan đến thông tin ý kiến, góp ý đến công tác QLVH, nắm thông tin thắc mắc, khiếu nại các vấn đề liên quan đến tòa nhà, chuyển thông tin tới các BP phòng ban liên quan Công ty nắm thông tin và giải quyết.
- Kiểm soát tính tuân thủ của cư dân và KH tòa nhà đảm báo tính an toàn và pháp lý hoạt động trong tòa nhà.
- Xây dựng, mở rộng và duy trì mối quan hệ tốt với cư dân và khách hàng.
- Triển khai, xây dựng, theo dõi, cập nhật đầy đủ thông tin cư dân/ CSH/ KH sinh sống, học tập, làm việc,… tại tòa nhà.
Quản lý- triển khai công việc
- Truyền thông & Tổ chức thực hiện công tác truyền thông các hoạt động của BQLTN tới cư dân và KH.
- Kiểm soát chất lượng dịch vụ công việc do nhà thầu cung cấp ( AN, VS, Côn trùng, cảnh quan,), Thực hiện đánh giá chất lượng dịch vụ hàng tuần/ tháng, đề xuất điều chỉnh tần suất thực hiện ( nếu có ) đảm bảo tình hợp lý tiêu chuẩn vận hành.
- Hệ thống lại quy định quy chế, quy trình, sổ tay,... hoạt động của BQL.
- Xây dựng KH CSKH và phân loại tiếp cận các đối tượng KH từ đó đẩy mạnh công tác truyền thông.
- Kiểm soát chất lượng dịch vụ công việc của nhà thầu cung cấp dịch vụ để đảm bảo đúng tiêu chí và tiêu chuẩn vận hành.
- Tổ chức, triển khai, hỗ trợ, kiểm soát đánh giá các công việc của các BP để đảm bảo tính pháp lý chặt chẽ và đảm bảo công tác quản lý vận hành cung cấp dịch vụ tới cư dân/ KH.
- Xây dựng quy chuẩn cũng như nhận diện được các rủi ro có thể phát sinh trong công tác quản lý.
- Đo lường khảo sát sự hài lòng của cư dân/ KH về chất lượng dịch vụ định kỳ để năm bắt thông tin và điều chỉnh hợp lý đảm bảo dịch vụ cung cấp cho cư dân và KH.
Hệ thống quy định & quy chế & Pháp chế
- Đại diện cho Công ty và BQLTN làm việc với cơ quan, đối tác, nhà thầu, cư dân và khách hàng trong phạm vị quyền hạn của TBQLTN.
- Hàng năm rà soát hệ thống quy định, quy chế, quy trình, mô tả công việc của các BP BQLTN, CBNV, tiêu chuẩn chính sách điều chỉnh và đề xuất điều chỉnh thực phù hợp với tình hình dự án tòa nhà và chính sách theo KH của công ty.
Quản trị rủi ro
- Kiểm soát tính tuân thủ của cư dân / KH đảm bảo tính an toàn pháp lý trong hoạt động vận hành.
- Kiểm soát chặt chẽ đảm bảo an toàn lao động, an toàn vệ sinh thực phẩm, PCCC và an toàn tại sản.
- Nhận diện được các rủi ro có thể phát sinh trong công tác quản lý và báo cáo đề xuất BLĐ nắm thông tin và xem xét giải quyết kịp thời.
