Kiểm tra sổ sách bàn giao hằng ngày và phải kịp thời phát hiện các vấn đề bất thường.
Giải đáp các yêu cầu/thắc mắc của khách
Bao quát và kiểm soát các họat động của bộ phận dịch vụ khách hàng, hướng dẫn nhân viên dịch vụ khách hàng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình
Chịu trách nhiệm bàn giao nhà/căn hộ với đầy đủ các giấy tờ, tài liệu, hướng dẫn cần thiết cho khách theo quy trình.
Có trách nhiệm báo cáo về tình hình dịch vụ khách hàng, các thắc mắc/khiếu nại phát sinh và tình trạng giải quyết vấn đề, trình Giám đốc BQL tòa nhà theo định kỳ hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng theo quy định.
Duy trì và cập nhật thường xuyên dữ liệu thông tin khách hàng.
Xử lý và giải quyết các phàn nàn của khách hàng.
Cập nhật và nắm rõ các dịch vụ tiện ích của dự án và các thông tin về dự án các vấn đề liên quan để nhanh chóng chỉnh sửa kịp thời cung cấp cho khách hàng.
Thực hiện và có kế hoạch hàng động chăm sóc khách hàng ngày, tháng, quý, năm
Sẵn sàng trả lời các câu hỏi của khách hàng và trợ giúp khách hàng đảm bảo các yêu cầu của họ được hoàn thành chu đáo.
Báo cáo Giám đốc BQL tòa nhà các trường hợp khách không hài lòng, những vấn đề của khách hàng và đề xuất hướng giải quyết.
Lưu trữ quản lý hợp đồng thuê, lập kế hoạch chăm sóc khách hàng
Bàn giao nhà/mặt bằng cho khách
Xử lý các tình huống khẩn cấp một cách bình tĩnh, hiệu quả theo quy định, hướng dẫn của Ban quản lý.
Chịu trách nhiệm làm việc và hướng dẫn thủ tục đăng ký đối với nhà thầu thi công nội thất.
Tham gia các chương trình hỗ trợ bán hàng, các chương trình chăm sóc khách hàng.
Hỗ trợ trong việc kiểm tra và phòng ngừa các vấn đề ở các khu vực khác nhau trong khu chung cư và đề xuất hướng giải quyết.
Xử lý các yêu cầu của khách thuê
Phối hợp với BP Kỹ thuật giám sát việc sửa chữa thi công của các chủ hộ
Chịu trách nhiệm lên kế hoạch chăm sóc khách hàng hàng năm, và theo dõi việc thực hiện theo kế hoạch đã lập ra
Chịu trách nhiệm cập nhật thông tin dữ liệu khách hàng và hệ thống lưu trữ các Hợp đồng.
Gặp gỡ/ liên lạc với khách
Quản lý và theo dõi dịch vụ tiện ích tại các khu dịch vụ
Giải quyết các thắc mắc/khiếu nại của khách hàng mà nhân viên không xử lý được. Trường hợp vấn đề nằm ngoài sự kiểm soát, thì phải báo ngay cho Giám đốc BQL tòa nhà để có hướng chỉ đạo giải quyết.
Cập nhật thông tin đầy đủ về khu chung cư để cung cấp thông tin một cách chính xác và nhanh chóng cho khách hàng khi họ yêu cầu.
Lập báo cáo hàng tuần và hàng tháng của bộ phận bao gồm các nội dung:
Tất cả các khách ra vào toà nhà (khách của khách thuê, nhân viên giao nhận, nhà thầu...)
Tổng hợp và giải trình chi tiết chi phí hàng tháng của bộ phận
Các yêu cầu khẩn của khách thuê đã được xử lý
