Quản trị tài sản, công cụ dụng cụ & kho Hành chính (toàn Công ty)
- Đề xuất các giải pháp tối ưu chi phí đầu tư – vận hành – bảo trì tài sản trong mô hình bán lẻ chuỗi.
- Xây dựng, ban hành và triển khai quy định quản lý tài sản, CCDC áp dụng cho Văn phòng, Kho và toàn bộ hệ thống cửa hàng.
- Quản lý nhập – xuất – tồn kho Hành chính (VPP, đồng phục, POSM, trang thiết bị văn phòng, công cụ hỗ trợ bán hàng…).
- Thiết lập hệ thống mã hóa, theo dõi, phân loại, định mức sử dụng tài sản/CCDC theo từng phòng ban, đơn vị, cửa hàng.
- Tổ chức kiểm kê định kỳ/đột xuất, xử lý chênh lệch, đề xuất điều chuyển, sửa chữa, thay thế, thanh lý tài sản.
- Phối hợp với Phòng Tài chính – Kế toán trong công tác ghi nhận, khấu hao, theo dõi giá trị tài sản.
Công tác quản trị văn phòng & đối ngoại
- Tổ chức và giám sát toàn bộ hoạt động hành chính tại Văn phòng Công ty, Kho và hệ thống cửa hàng, bao gồm:
+ Cơ sở vật chất, trang thiết bị, tiện ích văn phòng.
+ Điện, nước, internet, vệ sinh, bảo vệ, cảnh quan, an ninh.
- Quản lý và đánh giá nhà cung cấp dịch vụ hành chính: thuê văn phòng, bảo trì – bảo dưỡng, vận chuyển, in ấn, vệ sinh, bảo vệ, thuê xe…
- Chủ trì đàm phán, ký kết, quản lý hợp đồng dịch vụ hành chính, đảm bảo chất lượng và hiệu quả chi phí.
- Thực hiện công tác đối ngoại hành chính:
+Đón tiếp, hậu cần cho đối tác, khách hàng, đoàn kiểm tra, thanh tra.
+ Làm việc với cơ quan nhà nước, ban quản lý tòa nhà, chính quyền địa phương.
- Tổ chức hậu cần cho các hoạt động: họp lớn, hội nghị, đào tạo, khai trương cửa hàng, sự kiện nội bộ.
Công tác hậu cần công tác (vé máy bay – khách sạn – phương tiện)
- Quản lý việc đặt vé máy bay, phòng khách sạn, phương tiện đi lại cho CBNV và đối tác theo đúng quy định.
- Xây dựng và triển khai quy định, quy trình công tác phí và hậu cần công tác cho Ban Lãnh đạo và CBNV.
- Theo dõi, tổng hợp và kiểm soát chi phí công tác, phối hợp quyết toán theo quy định tài chính.
- Quản lý, làm việc với nhà cung cấp dịch vụ du lịch, lưu trú, đàm phán giá và điều kiện hợp tác.
Công tác văn thư – lưu trữ
- Chuẩn hóa hệ thống lưu trữ hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử, đảm bảo bảo mật, đầy đủ, dễ tra cứu.
- Quản lý con dấu, hồ sơ pháp lý, tài liệu hành chính của Công ty theo đúng quy định.
- Xây dựng và quản lý quy trình tiếp nhận, phát hành, luân chuyển, lưu trữ văn bản đi – đến.
- Kiểm soát thời hạn lưu trữ, phân loại hồ sơ hành chính, hợp đồng, văn bản pháp lý.
Các công tác hành chính khác
- Quản lý, phân công công việc, đánh giá hiệu quả và phát triển đội ngũ nhân sự Hành chính.
- Lập, theo dõi và kiểm soát ngân sách hành chính hàng năm.
- Xây dựng, chuẩn hóa và cải tiến quy trình, biểu mẫu, quy định hành chính áp dụng thống nhất toàn hệ thống.
- Góp phần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, kỷ luật, tiết kiệm.
