Tiếp nhận đơn hàng và cung cấp các thông tin liên quan cho phòng Kinh doanh.
Tiếp nhận và kiểm tra các thông tin dự báo đặt hàng từ 3 đến 6 tháng, thông tin đơn hàng mới từ phòng Kinh doanh để làm cơ sở cho việc dự báo kế hoạch vật tư sản xuất.
Phản hồi, xác nhận đơn hàng, kiểm tra điều kiện sản xuất và xác nhận thời gian giao hàng cho phòng Kinh doanh.
Lập kế hoạch sản xuất đơn hàng trình Giám đốc. Giám sát quá trình sản xuất
Tổng hợp, kiểm soát lập kế hoạch sản xuất triển khai các đơn hàng, bao gồm cả nhu cầu nguyên liệu- vật tư trình Giám đốc duyệt.
Chủ trì giám sát tiến độ sản xuất đơn hàng với phân xưởng sản xuất.
Chủ trì kiểm soát tiêu hao giấy và mực in cho từng đơn hàng báo cáo Giám đốc.
Xác nhận các đề nghị- đề xuất xuất vật tư, gia công... thuộc phạm vi phụ trách trước khi trình Giám đốc ký duyệt.
Lập nhu cầu và kiểm soát việc cung cấp nguyên liệu, vật tư, phụ liệu cho phân xưởng sản xuất.
Căn cứ vào Dự báo đơn hàng và đối chiếu số liệu tồn kho, lập bảng nhu cầu giấy, mực in và vật tư cần thiết bao gồm chất lượng, số lượng, nhà cung cấp trình Giám đốc phê duyệt chuyển bộ phận Vật tư khai thác phục vụ sản xuất.
Giám sát đặt hàng, theo dõi tiến độ giao hàng, nhập hàng vào kho. Trao đổi với nhà cung cấp về các vấn đề phát sinh.
Kiểm soát việc cung cấp NPL thừa thiếu để có hướng xử lý kịp thời. Tổ chức cung cấp nguyên phụ liệu cho phân xưởng sản xuất
Tổ chức thực hiện giao hàng cho khách hàng và quyết toán đơn hàng.
Kiểm tra, đối chiếu với phân xưởng số liệu nhập kho thực tế.
Kiểm tra và xác nhận lịch giao trước khi xuất nếu có yêu cầu.
Phối hợp Bộ phận Kinh doanh theo dõi giao hàng cho khách hàng.
Cập nhật số lượng hàng giao thực tế để tổng hợp báo cáo giao hàng và báo cáo doanh thu.
Tổ chức quyết toán và thu hồi NPL tại đơn vị gia công sau khi kết thúc đơn hàng (nếu có).
Kiểm tra hồ sơ thanh toán cho đơn vị gia công (nếu có).
Tổ chức theo dõi, xử lý phát sinh với khách hàng sau đơn hàng.
Tổ chức tiếp nhận và phối hợp với các đơn vị liên quan làm rõ các vấn đề phát sinh, khiếu nại của khách hàng (số lượng, tiến độ...).
Phối hợp với phòng Kinh doanh trao đổi, đàm phán, xử lý các vấn đề phát sinh.
Chủ trì việc xây dựng, kiểm tra việc thực hiện và rà soát các quy trình công việc thuộc bộ phận phụ trách.
Chủ trì dự thảo và kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy trình công việc thuộc bộ phận phụ trách. Đề xuất bổ sung, sửa đổi nếu cần.
Phổ biến về các quy trình công việc thuộc bộ phận cho các nhân viên. Hướng dẫn việc thực hiện.
Xây dựng hệ thống tài liệu lưu trữ thông tin về các NCC
Tham gia thương thảo các điều khoản của Hợp đồng cung ứng với NCC.
Lưu các tài liệu liên quan đến các chứng chỉ, chứng nhận của từng NCC (nếu có).
Theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng các đơn vị gia công (nếu có).
Theo dõi triển khai làm mẫu tại đơn vị gia công trước khi sản xuất hàng loạt.
Lập kế hoạch sản xuất và tổ chức theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện đơn hàng.
Hỗ trợ và phối hợp với Phòng Kinh doanh xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện (NPL tiêu hao, chất lượng NPL, chất lượng , tiến độ..).
Quản lý, điều hành công việc của các nhân viên quản lý đơn hàng.
Xác định nhu cầu, đề xuất và phối hợp thực hiện tuyển dụng, đào tạo nhân sự.
Lập kế hoạch, xác định mục tiêu và phân công công việc cho các nhân viên.
Theo dõi, giám sát thực hiện và đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên, điều chỉnh mục tiêu kế hoạch khi cần thiết.
Động viên, khuyến khích, thúc đẩy nhân viên thực hiện công việc.
.Tính giá sản phẩm
Tính giá khi có sản phẩm mới dựa trên yêu cầu của khách hàng và P.KD qua bảng phân tích của Khối kỹ thuật.
Tính giá khi có sản phẩm cũ thay đổi kích thước, market, cơ cấu giấy.
Tính toán phân tích lại giá của sản phẩm khi khách hàng đề xuất giảm giá, làm việc với Ban nghiên cứu phát triển sản phẩm để đưa ra cơ cấu giấy phù hợp nhằm giảm giá cho khách hàng.
Theo dõi đánh giá sản phẩm cụ thể của khách hang có cầu giá thấp để đánh giá mức độ chênh lệch thực tế so với tính giá.
Các nhiệm vụ khác:
Tổng hợp báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh của từng tháng so với mức đầu năm đã đăng ký. Tổng hợp BC 6 tháng đầu năm, kế hoạch 6 tháng cuối năm (nếu có điều chỉnh)
Tổng hợp BC kết quả của năm nay, kế hoạch sản xuất kinh doanh của năm sau.
Kiểm soát công nợ đối với các khách hàng có nợ quá hạn theo quy chế.
Thực hiện chế độ lập kế hoạch và báo cáo công việc theo quy định.
Thực hiện các công việc khác thuộc chức năng nhiệm vụ theo phân công
Phối hợp với các phòng ban khác để giải quyết các công việc
