MỤC TIÊU CHỨC DANH
Tổ chức, quản lý và kiểm soát toàn bộ hoạt động mua nguyên vật liệu, bao bì, vật tư phục vụ sản xuất – kinh doanh của Công ty Hiệp Phát đúng tiến độ – đúng chất lượng – đúng giá – đúng quy trình, đảm bảo nguồn cung ổn định, tối ưu chi phí và hạn chế rủi ro.
CHỨC NĂNG (Theo đúng file chức năng nhiệm vụ phòng mua hàng)
Theo dõi chi phí và đề xuất tiết kiệm mua hàng.
Đặt hàng, theo dõi giao nhận và chất lượng đầu vào.
Xây dựng, duy trì quan hệ nhà cung cấp.
Quản lý hồ sơ, hợp đồng và chứng từ mua hàng.
Đánh giá định kỳ năng lực nhà cung cấp.
Tham mưu chiến lược cung ứng và dự phòng rủi ro.
Lập kế hoạch và quản lý mua hàng theo nhu cầu SXKD.
Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp.
Đàm phán giá, điều khoản và hợp đồng mua bán.
Phối hợp kho – kế toán – sản xuất tối ưu tồn kho.
NHIỆM VỤ & TRÁCH NHIỆM CHÍNH
Lập kế hoạch mua hàng
Lập kế hoạch và ngân sách mua hàng trình duyệt.
Báo cáo tổng hợp mua hàng tuần/tháng.
Thu thập kế hoạch sản xuất – kinh doanh theo tháng/quý.
Theo dõi tồn kho, điều chỉnh kế hoạch kịp thời.
Xác định nhu cầu nguyên liệu, bao bì, vật tư.
Quản lý nhà cung cấp
Đánh giá định kỳ theo quý/năm.
Đề xuất thay thế nhà cung cấp rủi ro.
So sánh báo giá, chất lượng, tiến độ giao hàng.
Xây dựng danh sách nhà cung cấp chiến lược.
Tìm kiếm, đánh giá và đề xuất nhà cung cấp mới.
Đàm phán & hợp đồng
Đánh giá hiệu quả sau mỗi đợt mua.
Đàm phán giá, điều khoản thanh toán, giao hàng.
Soạn thảo, trình ký hợp đồng mua bán.
Theo dõi thực hiện hợp đồng.
Kiểm soát đặt hàng – giao nhận
Theo dõi tiến độ giao hàng.
Xử lý hàng lỗi, hàng sai quy cách.
Kiểm soát đơn đặt hàng theo quy trình.
Theo dõi dữ liệu mua hàng trên MISA / Google Sheet.
Phối hợp kho kiểm tra số lượng, chất lượng.
Kiểm soát chi phí & hiệu quả
Đề xuất phương án tiết kiệm chi phí vận chuyển.
Đề xuất mua số lượng lớn, hợp đồng dài hạn.
Theo dõi chi phí mua theo từng mặt hàng.
Phân tích tỷ lệ chi phí mua hàng/doanh thu.
Hồ sơ – chứng từ
Đối chiếu công nợ nhà cung cấp với kế toán.
Kiểm soát hợp đồng, báo giá, phiếu nhập.
Lưu trữ hồ sơ đầy đủ (bản cứng & Google Drive).
Tham mưu & quản trị rủi ro
Phân tích biến động giá nguyên liệu.
Báo cáo rủi ro đứt gãy chuỗi cung ứng.
Lập danh sách nhà cung cấp dự phòng.
Đề xuất mua dự trữ khi cần.
