Check dịch vụ land/vé máy bay, báo giá cho kinh doanh – GIT:
- Nhận thông tin từ KD, tiến hành check dịch vụ, báo giá trong thời gian 24h phải báo lại KD, nếu dịch vụ chưa báo kịp vì lý do khách quan phải cập nhật lại cho KD nắm.
- Tư vấn cho kinh doanh nếu thấy chương trình chưa hợp lý/ giới thiệu, chia sẻ điểm tham quan mới cho KD nắm
- Deal giá với nhà cung ứng để lấy được giá cạnh tranh nhất cho KD
Đặt dịch vụ /hủy dịch vụ theo triển khai, theo yêu cầu riêng của tour, cập nhật thông tin:
- Ngay khi nhận được xác nhận từ vé, ĐH cập nhật cho KD điều kiện vé và các deadline liên quan.
- ĐH cập nhật với KD tình trạng dịch vụ của điểm đến, tư vấn cho land khách sạn/nhà hàng thích hợp cho tính chất của đoàn.
- Theo dõi deadline vào tên, xuất vé, điều chỉnh tăng/giảm so với số lượng ban đầu
- Gọi hướng dẫn viên theo tính chất của từng đoàn, đặt ngay khi ký hợp đồng để đảm bảo giữ được HDV tốt.
- Sau khi nhận bàn giao từ KD, điều hành triển khai đặt dịch vụ landtour/VMB.
- ĐH chủ động cài CALENDAR (invite KD của đoàn đó vào, khi Calendar nhảy lên, KD chủ động cập nhật tình hình cho ĐH để tiến hành các bước tiếp theo cho chính xác với số lượng thực tế).
Phối hợp ĐH FIT:
- Phối hợp điều hành FIT cập nhật tình hình nếu có đoàn FIT bán chưa tốt thì đẩy qua cho GIT bán/hương khách, tránh thiệt hại cho công ty.
- Phối hợp điều hành FIT lấy VMB dựa trên các mối quan hệ sẵn có với hãng hàng không
Báo cáo và cập nhật tình hình đặt dịch vụ:
- Vé : nếu thấy bất thường (ngày/chuyến bay/số lượng) thì báo ngay lại cho KD tránh trouble xảy ra
- Email đặt dịch vụ landtour theo đúng chương trình bán mà KD báo
- Khi gọi hdv phải tham khảo ý kiến của KD/TL khác để xem hdv đó phù hợp đi tour không, nếu tour nào không gọi được hướng dẫn viên trong vòng 2- 3 ngày thì báo lại ngay để phối hợp tìm cách.
Theo dõi, xin hỗ trợ deadline dịch vụ:
- Theo dõi tình hình bán với quầy để kịp thời xử lý dịch vụ, tránh sót đoàn
- Đến deadline cần phải xác nhận dịch vụ/ vào tên/ xuất vé.. Mà KD chưa bán đủ khách, cần thêm thời gian bán hoặc liên quan đến visa, thì xin hỗ trợ dời deadline.
Tham gia các sự kiện của VMB/Land để nắm thông tin, chia sẻ lại cho KD – GIT:
Visa:
- Hỗ trợ KD tư vấn visa cho khách
- Thu hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, nộp hồ sơ vin Visa với lãnh sự
- Kiêm tra visa, đối chiếu thông tin trước khi gửi lại cho KD
- Gửi mẫu, thông tin hồ sơ từng điểm đến cho KD nắm
Điều hành tour khởi hành: Kiểm tra các đầu việc trước, trong và sau tour
Cập nhật thông tin mới, quan trọng cho các bộ phận liên quan:
Thanh toán công nợ cho đối tác:
- Kiểm tra kỹ invoice, tránh việc thanh toán nhầm/sai, báo sớm các khoản tiền lớn để KT chuẩn bị kịp.
- Hỗ trợ KT gia hạn thời gian thanh toán nếu chưa xoay tiền kịp
- Sau khi làm quyết toán các tour, tập hợp invoice gốc để chuyển kế toán thanh toán cho đối tác đúng thỏa thuận.
Phối hợp với các bộ phận khác trong chức năng nhiệm vụ
Thực hiện các công việc khác dưới sự chỉ đạo của Trưởng/Phó phòng và BGĐ
