DOANH THU
Khi kết thúc tiệc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa hợp đồng, BEO, biên bản bàn giao và bảng kê đề nghị thanh toán nhằm đảm bảo tính chính xác tổng trị giá tiệc đã diễn ra. Chuyển bảng kê đến sales để làm thanh lý hợp đồng (nếu có).
Kiểm tra lại thông tin khách hàng và tiến hành xuất hóa đơn GTGT sau khi nhận thanh lý hợp đồng từ Sales hoặc theo qui định của Công ty.
Nhận hợp đồng từ kế toán công nợ phải thu chuyển qua. Kiểm tra các điều khoản trên hợp đồng theo qui định của công ty (giá bán, thời hạn thanh toán, tỷ giá thanh toán, thông tin tài trợ, khuyến mãi…).
Hóa đơn gửi trực tiếp (hoặc chuyển phát nhanh) đến khách hàng. Hóa đơn đã gửi cần lưu ý xác nhận thông tin người nhận và thời gian nhận, đồng thời báo kế toán công nợ (phải thu) theo dõi hạn thanh toán.
Hàng ngày trước 10h kiểm tra gửi báo cáo doanh số của ngày hôm trước, lập báo cáo doanh thu tạm tính trong ngày trước 16h (riêng ngày thứ 7 làm tạm tính cho ngày chủ nhật).
Từ ngày 1 đến ngày 3 hằng tháng đảm bảo số liệu chính xác giữa SAP và trang WEB báo cáo.
Hàng ngày trước 10h kiểm tra gửi báo cáo doanh số của ngày hôm trước, lập báo cáo doanh thu tạm tính trong ngày trước 16h (riêng ngày thứ 7 làm tạm tính cho ngày chủ nhật).
Lưu trữ hợp đồng hóa đơn và tài liệu chứng từ kế toán có liên quan theo qui định. Ngày 20 hàng tháng hoàn tất của tháng trước.
Lập bảng kê hàng hóa dịch vụ bán ra, hoàn tất vào ngày 10 của tháng sau.
In số sách kế toán (TK 511,3388- 02, 3331, 711).
Từ ngày 1 đến ngày 3 hằng tháng đảm bảo số liệu chính xác giữa SAP và trang WEB báo cáo.
Hàng tháng kiểm tra bảng tính rewards cho khách hàng từ Sales, bảng tính trích chênh lệch,…
Đảm bảo chính xác và chịu trách nhiệm về số liệu báo cáo, chi tiết TK 511, 3388- 02, 3331, 711.
Ngày 24 hàng tháng thống kê tiền Service Charge từ ngày 24 tháng trước đến hết ngày 23 tháng này.
Báo cáo kịp thời những khó khăn trong công việc cần giải quyết.
Cuối tháng kiểm tra lại số liệu đã nhập so với chứng từ gốc, phải đảm bảo tính đầy đủ và chính xác.
Lập báo cáo định kỳ và thực hiện công việc theo yêu cầu cấp quản lý trực tiếp .
Cuối tháng tổng hợp, đối chiếu doanh số phát sinh trong tháng với Sales phải hoàn tất số liệu vào ngày 02 của tháng sau.
CÔNG NỢ PHẢI THU
Nhận hợp đồng từ Sales, kiểm tra và ghi nhận thông tin trên hợp đồng (thông tin chuyển khoản, điều khoản thanh toán,…).
Hàng tháng, kiểm tra công nợ theo từng đối tượng khách hàng, đảm bảo chi tiết tài khoản 131 trên phần mềm đúng với thực tế, hoàn tất vào ngày 03 tháng sau.
Lập Phiếu thu và thu tiền nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt.
Trước tiệc 02 ngày làm việc, nếu chưa nhận được khoản đặt cọc đúng với số tiền trên HĐ => phải thông báo đến Tổng quản lý để đưa ra hướng giải quyết kịp thời.
Căn cứ theo hợp đồng/BEO (nếu có): lập thư báo thanh toán, gửi email nhắc nhở và phối hợp phòng Sales thu tiền cọc, dứt đúng hạn.
Kiểm tra và lập Biên bản đối chiếu công nợ gửi đến các khách hàng có số dư tính đến ngày 31/12, thời gian hoàn tất: trước 31/01 năm sau (nhận lại đủ BB đối chiếu đã được khách hàng xác nhận).
Cập nhật số liệu công nợ phát sinh theo đúng đối tượng (cọc, dứt điểm) và gửi báo cáo công nợ cho các bộ phận liên quan trước 17h hàng ngày.
Chuyển hồ sơ đến pháp lý đối với những trường hợp quá hạn thanh toán so với hợp đồng 30 ngày mà không có phản hồi từ khách hàng khi đã gửi thư báo thanh toán, email, gọi điện thoại…, và đã có sự hỗ trợ từ Sales phụ trách.
