Ngày nay, có rất nhiều công ty đăng tin tuyển dụng nhân viên văn phòng vào những vị trí khác nhau. Vậy nhân viên văn phòng là gì? Cùng 123job khám phá những đặc điểm về nhân viên văn phòng bạn nhé!

Tuyển dụng nhân viên văn phòng là một trong những nghề thực sự khá quen thuộc và phổ biến của nước ta hiện nay. Tuy nhiên bạn đã thực sự biết nhân viên văn phòng là gì? Nếu bạn đang do dự, và băn khoăn, suy nghĩ có nên chọn nghề này hay không, bài viết dưới đây sẽ là lựa chọn hoàn hảo cho gợi ý công việc của bạn. 

I. Việc làm Nhân viên văn phòng là gì?

Những công ty thực chất tuyển nhân viên văn phòng để giao nhiệm vụ làm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính như: Công tác lễ tân, thực hiện sắp xếp lịch làm việc, lịch họp cũng như những vấn đề về trang bị cơ sở vật chất cho công ty khi có nhu cầu. Ngoài ra nhân viên văn phòng nói chung còn có thể đảm nhận trách nhiệm chăm sóc sức khỏe cho nhân viên cũng như là những nhu cầu khác của các phòng ban chức năng trong công ty (tham khảo một số công việc: talent acquisition, recruitment, human resource…)

II. Cơ hội việc làm của nghề nhân viên văn phòng

Nhân viên văn phòng là cụm từ thường được sử dụng rất nhiều trong lĩnh vực hành chính văn phòng vì ở bất kể văn phòng nào cũng có những nhân viên kiêm nhiệm lĩnh vực này. Nhân viên văn phòng là một trong những người thường xuyên được ví như là “bảo mẫu” của công ty, thực hiện các công việc nhất định thuộc các lĩnh vực về hành chính.

Nhân viên văn phòng là một bộ phận cốt lõi được coi là một cái nôi nuôi dưỡng và phục vụ cho tất cả hoạt động của công ty, từ khâu giải quyết các thủ tục về hành chính và lễ tân đón khách, đến những sự kiện hoạt động hỗ trợ cho toàn thể nhân viên, ngoài ra còn có thể tư vấn pháp lý cho lãnh đạo nếu cần thiết. Vì tính chất công việc như vậy, ở nhiều công ty, bộ phận nhân viên văn phòng được bố trí và sắp xếp hợp lý để thuận tiện cho việc trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau. Chính vì vậy, cơ hội của ngành này luôn được mở rộng.

Trong tiếng anh mọi người thường định nghĩa việc tuyển nhân viên văn phòng là những “Office Staff”. Đây là một trong những vị trí thường xuyên được ví như là “bảo mẫu” và cốt lõi của công ty, thực hiện các công việc nhất định thuộc các lĩnh vực khác nhau về hành chính (tham khảo talent acquisition, recruitment, navigos search…). Hầu hết tại các cơ quan nhà nước hay thậm chí là ở những doanh nghiệp hiện nay, việc tuyển nhân viên văn phòng thực sự trở thành một bộ phận gần như không thể tách rời của bất cứ đơn vị nào. Từ những tin tuyển dụng như Tuyển nhân viên văn phòng tại Hà Đông cho đến những tin Tuyển Nhân viên văn phòng tại Cầu Giấy, chúng ta đều bắt gặp nhu cầu tuyển dụng nhân viên phòng cực nhiều. 

III. Các công việc nhân viên văn phòng thường gặp tại Việt Nam

Một nhân viên văn phòng luôn luôn bận rộn đôi khi phải làm khá nhiều công việc cùng một lúc, điều này càng thấy rõ hơn ở các công ty hay doanh nghiệp lớn. Một số việc làm nhân viên văn phòng phổ biến: Nhân viên thanh toán chi phí, nhân viên trực quầy lễ tân, nhân viên đảm nhận công tác văn thư, nhân viên quản lý tài sản, trang thiết bị công ty...

1. Việc làm nhân viên thanh toán chi phí

Mỗi tháng, nhiệm vụ của nhân viên thanh toán chi phí phải phụ trách việc lập phiếu và thanh toán toàn bộ các khoản chi phí cố định như cơ sở vật chất, trang thiết bị đảm bảo phục vụ cho quá trình hoạt động ổn định của công ty.

Thanh toán những khoản chi phí cần thiết như văn phòng phẩm cho công ty, chi phí điện thoại, internet, chi phí mặt bằng công ty, … Đôi khi, việc làm nhân viên thanh toán chi phítại các công ty hay doanh nghiệp nhỏ còn phải thực hiện cả việc tạm ứng trước các khoản thanh toán thay cho thủ quỹ.

Một trong những kỹ năng cần có của việc làm nhân viên thanh toán chi phí chính là kỹ năng về nghiệp vụ. Đặc biệt, họ cũng cần lưu ý rèn luyện cho mình những kỹ năng như: Kỹ năng sử dụng máy vi tính, sử dụng thành thạo Word, Excel ….khả năng tự tìm tòi, học hỏi cách dùng các công cụ khác nhau trong công việc cũng rất cần thiết.

Mức lương trung bình: 5.500.000 - 7.000.000 VNĐ/tháng

2. Việc làm nhân viên văn phòng trực ở quầy lễ tân

Thông thường, nhân viên văn phòng thường có vị trí làm việc khá linh hoạt, và trực ở quầy lễ tân cũng là một trong số các vị trí bạn có thể đảm nhiệm. Nhân viên lễ tân là người trực tiếp thực hiện từ công tác chuẩn bị, soạn thảo kế hoạch đến khâu tổ chức cuộc họp. Để hoàn thành tốt những nhiệm vụ này, yêu cầu đặt ra với bạn là phải có kỹ năng xử lý tình huống tốt, khả năng giao tiếp tốt, giọng nói dễ nghe, chuẩn, đặc biệt là phải có tài ứng biến linh hoạt với những tình huống bất ngờ xảy ra.

Ngày nay, nhu cầu tuyển việc làm nhân viên lễ tân ngày càng cao, cơ hội việc làm cho ngành nghề này càng ngày càng mở rộng hơn. Tuy nhiên, nhiều công ty, doanh nghiệp có yêu cầu khá cao về ngoại hình đối với nhân viên văn phòng nhất là ở những vị trí trực quầy lễ tân bởi nhân viên trực quầy lễ tân cũng giống như bộ mặt của công ty.

Không chỉ vậy, một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp ở vị trí trực quầy lễ tân còn phải có khả năng ngoại ngữ tốt. Chính vì vậy, bạn cũng nên cân nhắc kỹ khi ứng tuyển vị trí này ở các công ty nhé.

Mức lương trung bình: 5.500.000 - 7.000.000 VNĐ/tháng.

3. Việc làm nhân viên đảm nhiệm công tác văn thư lưu trữ

Nhân viên đảm nhiệm công tác văn thư lưu trữ có nhiệm vụ chính là thực hiện các công việc liên quan đến kỹ năng nghiệp vụ, đảm nhiệm về các công văn, giấy tờ, tài liệu liên quan của công ty. Nhân viên đảm nhiệm công tác văn thư lưu trữ trực tiếp thực hiện việc chuyển và nhận những tài liệu quan trọng từ công ty tới khách hàng cũng như đối tác và ngược lại.

Theo dõi chế độ đãi ngộ, bảo hiểm cho nhân viên cũng là nhiệm vụ quan trọng của việc làm nhân viên văn thư. Nhân viên văn thư đòi hỏi phải có hiểu biết về luật bảo hiểm đối với người lao động. Đôi khi, nhân viên văn thư còn tham gia hỗ trợ cho bộ phận hành chính nhân sự xem xét, chọn lọc những hồ sơ xin việc từ các ứng viên.

Mức lương trung bình: 5.500.000 - 7.000.000 VNĐ/tháng.

4. Việc làm nhân viên quản lý tài sản, trang thiết bị của công ty

Căn cứ vào nhu cầu sử dụng trang thiết bị, cơ sở vật chất, văn phòng phẩm của công ty, việc làm nhân viên quản lý tài sản phụ trách việc lên kế hoạch sau đó đề xuất lên cấp trên. Sau khi được thông qua đề xuất, phê duyệt và chi ngân sách, nhân viên quản lý tài sản- trang thiết bị tiếp tục tiến hành hoạt động mua sắm những trang thiết bị cần thiết và bàn giao cho các phòng ban sử dụng. 

Phần lớn các công ty hiện nay đều có hệ thống sách báo phục vụ cho nhu cầu thông tin và giải trí cho nhân viên. Nhân viên quản lý tài sản có trách nhiệm quản lý, kiểm soát sách báo của công ty.

Mức lương trung bình: 5.500.000 - 7.000.000 VNĐ/tháng.

5. Việc làm hỗ trợ dự án công ty

Bên cạnh những công việc như quản lý trang thiết bị, cơ sở vật chất, văn phòng phẩm công ty, quan tâm, theo dõi chế độ bảo hiểm nhân viên, đảm nhiệm công tác lễ tân, đón khách, … nhân viên văn phòng còn tham gia hỗ trợ các dự án của công ty khi cần thiết.

Đối với những dự án lớn của công ty cần huy động lượng lớn nhân sự hỗ trợ, trong đó bao gồm cả nhân viên văn phòng. Công việc của họ lúc này chính là in ấn các hồ sơ, giấy tờ, xin dấu và chữ ký của người chịu trách nhiệm thực hiện dự án, chuẩn bị những điều kiện cần thiết cho người chịu trách nhiệm dự án như phương tiện đi lại, ăn uống và nơi ở.

Mức lương trung bình: 5.500.000 - 7.000.000 VNĐ/tháng.

Nhìn chung, mức lương của việc làm nhân viên văn phòng không quá cao. Mức lương mà một nhân viên văn phòng nhận được khi ở cấp bậc nhân viên nằm trong khoảng từ 5.5 triệu đến 7 triệu đồng. Với vị trí là thư ký hoặc trợ lý, nhân viên văn phòng ở cấp bậc này được nhận mức lương dao động trong khoảng từ 8.5 triệu đến 12 triệu đồng. Ở vị trí này, nhân viên văn phòng đòi hỏi mức độ công việc cao hơn, sắp xếp công việc, trợ lý cho giám đốc.

Đối với việc làm nhân viên văn phòng ở cấp bậc quản lý, họ sẽ được nhận mức lương dao động khoảng từ 9 triệu đến 25 triệu đồng. Tuy nhiên, ở cấp bậc này đòi hỏi họ phải là người có năng lực chuyên môn cao, có trình độ hiểu biết sâu rộng trong nhiều lĩnh vực. Không chỉ vậy, họ còn phải đáp ứng được các yêu cầu cần thiết của nhà tuyển dụng về bằng cấp như tốt nghiệp các ngành về quản trị kinh doanh, các ngành về ngôn ngữ hay hành chính nhân sự, … Đồng thời, nhân sự ở cấp bậc quản lý cần có kinh nghiệm ít nhất là 2 năm mới có cơ hội ứng tuyển vào vị trí quản lý.

V. Các công việc liên quan tại Việt Nam

Như đã nói ở trên, Việt Nam hiện nay không hề thiết những vị trí công việc tuyển dụng nhân viên văn phòng. Có thể kể tới những vị trí như:

- Hse

- Quality assurance

- Qa

- Receptionist

- Lễ tân khách sạn

Và những vị trí khác bạn hoàn toàn có thể truy cập vào 123job.vn và gõ từ khóa tuyển dụng nhân viên văn phòng để tìm hiểu.

VI. Top công ty nổi tiếng tuyển dụng nhân viên văn phòng

Dạo một vòng những nơi đăng tuyển dụng nhân viên văn phòng trên website của 123job.vn, bạn có thể bắt gặp những doanh nghiệp lớn và uy tín như:

- Công Ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Y Tế Minh Dũng

- CÔNG TY TNHH VIỆN THẨM MỸ MB

- Công Ty Cổ Phần Chuyển Phát Nhanh Vietstar- Chi Nhánh Hà Nội

- Công Ty Cổ Phần Bất Động Sản An Khang Thủ Đô

- Công ty Cổ phần ImperLand

VII. Hướng dẫn tìm việc làm và ứng tuyển tuyển dụng nhân viên văn phòng tại 123job.vn

- Bước 1: Truy cập website https://123job.vn/

- Bước 2: Tại thanh tìm kiếm, bạn gõ từ khóa việc làm nhân viên văn phòng, thành phố muốn làm việc và mức lương mong muốn nếu có. Ví  dụ việc làm an giang, việc làm biên hòa, việc làm quảng ngãi ...

- Bước 3: Nghiên cứu công việc phù hợp rồi click Lưu việc khi thấy công việc mong muốn.

- Bước 4: Chọn lọc ra vị trí ưng ý nhất trong danh sách việc làm đã lưu và nhấn Ứng tuyển ngay.

- Bước 5: Tạo CV online đã thiết kế sẵn trên website 123job.vn và điền đầy đủ thông tin.

- Bước 6: Viết thư giới thiệu gây ấn tượng ban đầu với nhà tuyển dụng

- Bước 7: Click vào Nộp hồ sơ để hoàn tất ứng tuyển công việc.

Tóm lại, mỗi một công việc khác nhau đều có những đặc thù riêng và làm trong một môi trường công ty nhất định. Để có thể chọn lựa có nên ứng tuyển tuyển dụng nhân viên văn phòng và đảm nhận công việc này hay không, bạn cần nắm được tất cả những thông tin cơ bản về nhân viên văn phòng là gì, từ đó có những quyết định dứt khoát và đúng đắn nhất nhé. Đừng quên thường xuyên theo dõi top bài viết của 123job.vn để có thêm những kiến thức, kỹ năng tốt nhất cho công việc nhé!