Thư ký là gì? Cơ hội việc làm thư ký

Thư ký là người quản lý công việc văn thư trong văn phòng cho một loạt các doanh nghiệp và tổ chức. Họ có nhiệm vụ lên lịch hẹn, quản lý các tập tin, dữ liệu, và thư từ, và làm sổ sách kế toán cơ bản.

Thư ký được coi là trợ thủ đắc lực của các nhà quản lý, công việc của họ thầm lặng nhưng luôn đứng sau thành công của nhà lãnh đạo. Hơn nữa hằng năm số lượng công ty khởi nghiệp, công ty con mới xuất hiện không ngừng tăng lên, đòi hỏi một lượng lớn nguồn nhân lực cho vị trí Thư lý. Bên cạnh đó, theo Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ, việc làm thư ký dự kiến ​​sẽ tăng trưởng 3% giữa năm 2018 và năm 2024, chính bởi vậy có thể nói cơ hội tìm kiếm việc làm Thư ký hiện nay đang rất mở rộng. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm cho bản thân việc làm Thư ký tại Hà Nội, việc làm Thư ký tại Hồ Chí Minh, Đà Nẵng…. hay bất kỳ tại các tỉnh thành khác bởi hiện nay cơ hội việc làm mở ra vô cùng phổ biến. 

Những công việc phổ biến của việc làm thư ký

Việc làm thư ký dự án

Thư ký dự án (Project Secretary) là người có vai trò quan trọng và là vị trí không thể thiếu trong mỗi dự án. Nhiệm vụ của thư ký bao gồm các công việc giấy tờ, đặt hàng thiết bị, lập và xử lý hóa đơn, tổ chức cuộc họp và sắp xếp các chuyến du lịch, công tác cho thành viên khác trong nhóm. Công việc chính của việc làm thư ký dự án bao gồm:

- Sắp xếp tài liệu: Lưu giữ tất cả tài liệu, hồ sơ, hợp đồng và hóa đơn quan trọng một cách ngăn nắp, hợp lý là một khía cạnh quan trọng trong vai trò của việc làm thư ký dự án.

- Trả lời thư và cuộc gọi: Thư ký dự án là đấu mối liên lạc giữa doanh nghiệp với bất cứ ai liên quan đến dự án. Chính vì vậy họ còn có nhiệm vụ quan trọng là trả lời email, thư và các cuộc gọi đến.

- Tổ chức các cuộc họp: Thư ký dự án sắp xếp và chuẩn bị các cuộc họp của công ty cả trong và ngoài văn phòng, trong đó có quản lý lịch trình các cuộc họp và hội nghị cho toàn đội.

- Xử lý hóa đơn: Thư ký dự án có nhiệm vụ lập và thanh toán hóa đơn cho nhà thầu, khách hàng và nhà cung ứng trang thiết bị hay nguyên vật liệu của dự án. Vì vậy công việc quan trọng của họ là xử lý chính xác các khoản thanh toán và đảm bảo hóa đơn được trả đúng hạn.

Để hoàn thành tốt được việc làm thư lý dự án, bên cạnh những kiến thức chuyên môn thì đòi hỏi bạn cần trau dồi kỹ năng tổ chức tốt, khả năng làm việc nhóm đồng thời có kỹ năng giao tiếp tốt và luôn có sáng kiến tạo động lực trong công việc. 

Mức lương trung bình của Thư ký dự án dao động từ 7-10 triệu đồng/tháng. 

Việc làm thư ký buồng phòng 

Thư ký buồng phòng là vị trí không thể thiếu trong bộ phận Housekeeping tại các khách sạn lớn, đảm nhận các công việc hành chính, văn thư. Công việc chính của thư ký buồng phòng khách sạn bao gồm:

- Chấm công, lên lịch trực cho nhân viên: Hàng ngày thư ký buồng phòng có nhiệm vụ theo dõi lịch làm việc của bộ phận buồng phòng, đồng thời phối hợp cùng Giám sát buồng phòng phân công lịch làm việc trong tuần cho nhân viên.

- Quản lý chìa khóa phòng: Thư ký buồng phòng chịu trách nhiệm cất giữ và quản lý chìa khóa kho, phòng chức năng, chìa khóa tổng của bộ phận. Định kỳ hằng ngày hoặc đột xuất giao - nhận chìa khóa cho nhân viên phụ trách liên quan, ký xác nhận thông tin rõ ràng.

- Trực điện thoại bộ phận: Tiếp nhận các cuộc gọi đến bộ phận từ bộ phận khác hay đối tác, khách hàng - cung cấp và truyền đạt các thông tin theo yêu cầu.

Tùy vào quy mô khách sạn, khối lượng công việc, kinh nghiệm và hiệu suất làm việc mà mức lương cho việc làm Thư ký buồng phòng tại các khách sạn khác nhau sẽ có sự chênh lệch, nhưng nhìn chung mức lương sẽ dao động trong khoảng từ 6-9 triệu đồng/ tháng.

Việc làm thư ký văn phòng

Thư ký văn phòng là người quản lý công việc văn thư trong văn phòng cho một loạt các doanh nghiệp và tổ chức. Họ có trách nhiệm hỗ trợ công việc hành chính trực tiếp cho các phòng ban có liên quan trong công việc hàng ngày. Bao gồm việc lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp, thu xếp lịch trình công tác, hậu cần và phối hợp với các bộ phận khác của công ty để hoàn thành công việc được giao.

Để trở thành Thư ký văn phòng giỏi và hoàn thành xuất sắc các công việc được giao, bên cạnh những kiến thức chuyên môn thì kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lên kế hoạch, làm việc theo nhóm, kỹ năng quản lý thời gian... luôn là những kỹ năng bắt buộc đối với việc làm Thư ký nói chung và Thư ký văn phòng nói riêng.  

Thư ký văn phòng hiện nay đang là việc làm phổ biến và được nhiều người lựa chọn và theo đuổi, bên cạnh những cơ hội thăng tiến thì mức lương hàng tháng họ nhận được cũng khá cao, trung bình dao động từ 7- 11 triệu đồng/tháng. 

Việc làm thư ký giám đốc

Thư ký giám đốc (Executive Secretary) là một trong những vị trí quan trọng trong một tổ chức, doanh nghiệp, là những cánh tay phải đắc lực không thể thiếu của các giám đốc. Công việc của một thư ký giám đốc là theo dõi tất cả các phòng ban của công ty, nhân viên, giải quyết các công việc và tham mưu cho ban giám đốc. 

Theo khảo sát của 123job.vn, mức lương trung bình của việc làm Thư ký giám đốc dao động từ 8-12 triệu đồng/tháng. Và đối với những Thư ký có năng lực, kinh nghiệm làm việc, trình độ chuyên môn cao thì con số đó có thể lên đến 22 triệu đồng/tháng. 

Trên đây là một số thông tin về việc làm Thư ký mà 123job muốn gửi đến bạn. Hy vọng bài viết trên mang đến cho bạn đọc nhiều điều bổ ích. Chúc bạn thành công!